＠IT Special －オフィスを変えるネットワークスキャナー「ScanFront 220P」

　“ペーパーレス・オフィス”というコンセプトは、OA（オフィスオートメーション）が叫ばれていたころから、繰り返し提案されてきた。しかしながら、IT化／ネットワーク化の進展は、さまざまなビジネスシーンに恩恵をもたらす一方で、業務文書からプレゼンテーション資料、電子メール、Webページに至るまで、各種デジタルデータをあふれさせ、その結果、そのアウトプットとしての紙文書の増加も招くことになった。

　実際、社内の業務フローの中で、元データはデジタルで生成されながら、決済書類・見積書・契約書などの形で出力・捺印して、回覧・提出・承認・保管するといった流れになっているところも多いはずだ。営業や企画の担当者なら、ビジネスパートナーから受け取った提案書や会議資料などを個人的に管理しているかもしれない。

　そこで求められるのが紙文書をデジタル化して管理するソリューションだ。これは昔からあるもので、特に昨今では個人情報保護法、内部統制・J-SOX法、e-文書法、電子帳簿保存法など、さまざまな法規制・制度に対応するために、各種のドキュメント電子化／管理ソリューションが登場している。

　こうした電子化を行ううえでポイントになるのが、「スキャニング」だ。管理部門や法務部門などが、定形の文書を大量にスキャンするのであれば、MFP（マルチファンクションプリンタ＝プリンタ・コピー・スキャナー機能などを持ち合わせた複合機）を使った優れたソリューションがあるが、個人的な書類をデジタル化する方法となるとパソコンに接続するドキュメントスキャナーという選択になろう。

　パーソナル向けドキュメントスキャナーは、個人がそれぞれのデスクサイドに備えることができ、すぐにスキャニングできる環境を作り出せるという点で非常に有意義なものだ。パーソナル向けドキュメントスキャナーのそうした身近さを、オフィスの個人1人1人に享受させることができるのが、キヤノンのネットワークスキャナー「ScanFront 220P」である。

　オフィスの共有スペースなどに置き、数人から数十人の部課単位で共有することで、手軽なドキュメントスキャンが可能となる。オフィスの業務効率を上げるブレイクスルーになる可能性を持つ製品である。

　情報システム部門の担当者やSIerの方々に検討してほしいのが、MFPやプリンターなどを最適に配置するのと同時に、ネットワーク対応のスキャナーを「チームスキャナー」として設置し、オフィスワーカーがスキャンをしやすい環境を構築することだ。

　チームスキャナーを提案する最大の理由は、エンドユーザーにとっての“手軽さ”だ。「文書はすべてデジタル保存すること」と通達しても、スキャンの作業が面倒では電子化の推進はおぼつかない。スキャナー専用機をオフィスの部・課、グループごとに設置することで、デジタル化を強力に推進できるはずだ。キヤノンの「ScanFront 220P」はコンパクト設計で、わずかなスペースに置けるのが魅力だ。

　「ScanFront 220P」では、文書を読み取ると同時にサーチャブルPDF（イメージデータに文字データが付加されたPDFファイル）にすることができるので、パソコンに取り込めばあとから簡単に検索できる。サーバの共有フォルダや文書管理システムなどに保存すれば、個人の引き出しにしまわれていた文書もグループや会社で共有することも可能になる。従来「捨てるべきか、保存すべきか微妙」だった紙文書を一気に片付けるきっかけにもなるだろう。

　またネットワーク対応の共有スキャナーながら（だからこそ）、個々の社員や部門に合わせてカスタマイズできる点も大きな特長だ。個人ごとにログイン認証することで、保存先のフォルダを限定したり、利用できる機能を制限したりといったことが選択できるのだ。暗号化やパスワード付きPDFも生成できるので、部内秘・社内秘・社外秘など、重要度の高い文書を簡単・確実にスキャンして保存することができるのだ。

　フリーアドレス・オフィスなどでは、個人的な紙文書をとっておく物理的スペースが限られてくることが多い。こうした場合でも、簡単・即座に文書をスキャンできる環境を整えておけば、省スペースを実現しつつ、業務効率の向上を図ることができるだろう。

　オフィス内の身近なところにスキャナーがあれば、1枚だけの領収書をデジタル化するにも利用者に面倒さを感じさせずにすむはずだ。「ScanFront 220P」を使って、オフィスのワークフロー改革を実現してほしい。

　ネットワークスキャナーならではの活用法として、多店舗展開していたり、サテライトオフィスのある企業への適用も考えられる。

　例えば、お客様の会員登録を受け付ける店舗や営業所などでは、その情報をFAXや郵送などで本部に送るようなケースがある。また、サテライトオフィスと統轄部門／本社で手持ちの文書をすぐに共有したいという場合もあるだろう。このようなときに、ネットワークスキャナーがデータエントリー端末に早変わりする。

　「ScanFront 220P」は操作画面にタッチパネルを採用しており、パソコンを使った操作は一切なしに、パネルタッチだけで簡単に文書の取り込みが可能なデータエントリーシステムが構築できるのだ。利用者ごとに操作を限定する機能があり、ネットワーク経由で遠隔地からでも利用者権限の管理ができるため、店舗やサテライトオフィスに情報システム担当者が張りつく必要はない。頻繁に行う作業フローをあらかじめ登録することができる「ジョブボタン」を使用すれば、「指紋認証でログイン」→「用紙をセット」→「パネルに表示されたボタンをタッチ」だけで作業完了になるため、ユーザー教育も簡単なマニュアルがあればいいだろう。

　「ScanFront 220P」は、このようなお客様の会員登録文書を送信・登録・管理するシステムなど、特定のシステムの一部としても活躍する。簡単操作で安心して確実に文書の電子化を行う提案ができるのが、ネットワークスキャナー「ScanFront 220P」というわけだ。

　これまで紹介してきたように、手軽に文書スキャンを行うためのチームスキャナーとして、あるいは店舗やサテライトオフィスにはデータエントリー端末として利活用をオススメしたいのが、キヤノンのA4カラー・ネットワークスキャナー「ScanFront 220P」だ。

　本機の主な特長は、まずネットワーク対応で課・部単位で共有できること、そして設置場所を選ばないコンパクト設計にある。

　機能面の特長としては、用紙サイズや文字方向の自動検知が挙げられる。これは文書を上下逆さに差し込んでも、文字の方向からスキャナーが自動的に画像／PDFデータを回転して、正しい位置に補正してくれる機能だ。用紙は、名刺やカードなど小さいサイズのものからA4のプレゼンテーション資料までさまざまな大きさ、厚さのものに対応しており、これらを混在してスキャニングを行うこともできる。名刺とプレゼンテーション資料のひも付けなどに一役買いそうだ。

　操作にはタッチパネルを採用し、簡単操作を実現している。グラフィカルなユーザーインターフェイスから「メール」にスキャン文書を添付して送信したり、「共有フォルダ」への保存、「USBメモリ」にデータを保存して外出先に持参、そして「FTP」によるデータ・アップロードを誰でも簡単に行うことができる。「ジョブボタン」によく使う機能・操作を設定することもでき、短縮ダイヤルと同じようにな使い勝手を実現している。

　「ScanFront 220P」はネットワークスキャナーなので、ネットワークへの接続・ログインによる使用が前提となる。ユーザー認証に関しては、本体のタッチパネルからユーザー名を選択してパスワード入力することで可能だが、それを簡易する「指紋認証」が装備されている。通常は指紋認証を使うのがよいだろう。LDAP連携機能もあり、サーバに登録されているユーザー情報を使った、サーバ認証（KeyBeros認証、NTLM認証）を行うこともできる。

　本機とそれを利用するユーザーの管理は、サーバ上に置かれた管理ソフトウェアで行う。管理者はWebブラウザから管理ソフトウェアにアクセスし、ユーザーごとに権限管理（送信制限機能）を設定できる。ユーザー自身に一切のカスタマイズを許さないこともできるし、ユーザーにWebブラウザから送信先登録などの設定やボタン色の変更などを許可することもできる。オフィス内のグループに設置した「ScanFront 220P」ごとに管理者を置いてもいいし、複数の「ScanFront 220P」を全社的に集中管理してもいい。

　文書の電子化をスイスイと。文書の電子化に伴うエンドユーザーの不満解消には、「ネットワークにつながったチームスキャナー」という提案がある。キヤノンの「ScanFront 220P」を活用すると、“スキャン作業の面倒さ”という障害を簡単に乗り越えて、デジタル文書のメリットを享受する可能性が広がり、企業活動の底上げにつながるはずだ。触ってみれば、その実力が分かる。「ScanFront 220P」を活用して、エンドユーザーに優しいペーパーレスオフィスを実現してみてはいかがだろうか。

提供：キヤノン電子株式会社・キヤノンマーケティングジャパン株式会社
企画：アイティメディア営業局
制作：＠IT編集部
掲載内容有効期限：2007年8月3日

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