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専門技術なしに現場でワークフローを「かんたん開発」 |
企業の健全さを確保するため、内部統制強化を行い、紙や電子メールによる承認プロセスをワークフローシステムに変更する計画を持つ企業は少なくないだろう。しかし、現場部門が業務効率を目的としてちょっとした申請業務を設定する度に、情報システム部門へ「開発依頼」が発生するようでは、情報システム部門への負担が高まり、ワークフローシステムの導入を躊躇してしまう。今回は、そんな現場部門と情報システム部門が抱える課題を解決する、日立の「Cosminexus電子フォームワークフロー」をくわしく見ていきたい。
ワークフローの電子化・定型化で、業務効率アップ |
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交通費の精算申請や内部回覧文書、あるいは部署内部での小規模な承認業務などのワークフロープロセスは、どんな会社にもある。その多くは、未だに紙の帳票を使ったり、Excelなどのファイルを電子メールで送ったりという申請を行っているのが現状だろう。あるいは、特にフォームなしに電子メールの本文に申請依頼を書いて、申請・承認が行われている場合も多いかもしれない。
この方法では、承認が滞っている場合にどこで止まっているのかが分からなかったり、申請内容に不備があって再申請する場合に、前の申請をキャンセルするという手間が面倒だったりと、申請・承認の流れが見えにくいという課題がある。
また、昨今話題の内部統制の面からいえば、企業における業務は適切な権限者による適切な承認が欠かせないため、承認業務そのものを、誰が、いつ、適切に処理を実施しているかのエビデンスが必要であり、かつ効率的に行われているかどうかが問われる。
そこで、業務プロセスを確立して内部統制を強化するための解決策として、ワークフローシステムがある。こういったシステムを利用すれば、伝票の起票・承認・保存を一元管理できるので、例えば「ある申請が上長のところで3日間、決済されずに止まっている」といったことが一目瞭然だ。これにより、フローの進ちょく状況が明確になり、フォローや対策が立てやすくなるのだ。
さて、実際にワークフローシステムの導入という場合には、“プロジェクト”として全社システムを対象にして開発するものがよく見られる。社内に多数あるワークフローを1つ1つ開発しようとすると、それぞれコストを要するゆえに、まずは重要なものから手を付けていくということになるはずだ。そのため、小規模部門別の業務フローについては、後回しにされたり、ROI（投資比率）が合わなかったりすることでワークフロー化の対象にならず、結果として統制・ガバナンスのない業務を続けている──という状況に陥っている場合が多いのではないだろうか？
「こんな簡単なワークフローシステムがどうして、すぐにできないのだろう」と考えている現場部門の担当者も多いかもしれない。しかし、ワークフローを開発するシステム部門担当者にとっては、多数ある現場部門それぞれの業務に詳しくないため、各々の部門で運用するワークフロー要件のヒアリングがどうしても必要となる。そのため、部門内で利用するワークフローを開発するのは意外と時間がかかり重労働になるのだ。
部署内の複雑な業務をよく知っているのは現場なのだから、業務を熟知した現場担当者がワークフローの開発をした方が合理的だ。その上で、システム部門がワークフローシステム全体の統制・ガバナンスを活かせる方法はないだろうか？ その要望に応えるのが、日立の「Cosminexus電子フォームワークフロー」の“かんたん開発機能”である。
わずか5ステップで帳票作成できる「かんたん開発機能」は現場・システム部門にやさしい！ |
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「Cosminexus電子フォームワークフロー」の“かんたん開発機能”は、部門内回覧文書などのコンパクトな業務規模の帳票をワークフロー化するのに適切なシステムである。ソフトウェアのインストールが必要なのはサーバマシンのみ。管理者による帳票の作成や申請ルートの設定も、エンドユーザーによる運用も、すべてクライアントマシンのWebブラウザに表示されるシンプルな画面から直感的にできる。まさに、その名の通り「かんたん」にワークフローシステムを開発できるのだ。
開発手順は、わずか5ステップ。図面とともに、以下にその手順を見てみよう。
| かんたん開発の5つのステップ |
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■ステップ1：簡単帳票登録
まず最初に、帳票の名称、ソート用の頭文字、管理グループ、帳票の利用者など、これから作成する帳票のマスター情報を登録する。
管理グループや利用者の設定は社内のマスターデータと結び付けて管理できるため、手入力の必要はない。
■ステップ2：帳票設定
次に、帳票に実際に表示される項目を設定する。
項目名称や、テキストボックスなのかテキストエリアボックスなのか、その文字数や入力書式といった入力データ形式、必須項目かどうかの設定、添付ファイルの個数などを指定し、帳票を作成する。
必要な項目を追加していくだけの、シンプルな設定画面である。
| 帳票設定では、使用する項目を設定する （図版クリック >> 拡大表示します） |
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■ステップ3：申請ルート設定
申請ルートを設定する。
審査なのか承認なのかといった作業名を入力し、申請ルートの順序と、申請者の職位や名前を指定する。単純な1本の遷移を作るだけなので、分かりやすい。
「承認依頼メールを自動送信する」にチェックを入れると、申請と同時に承認者に指定された人物にメールを送信し、確認を促すことができる。
| 「申請ルート設定」では、申請や承認のルートを指定する （図版クリック >> 拡大表示します） |
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■ステップ4：かんたん帳票内容確認
上記ステップ1〜3で入力した帳票の基本情報、入力項目、申請ルートを確認する。
問題なければ［登録］を押下し、帳票を登録する。
■ステップ5：登録結果確認
登録結果を確認する。
「公開しますか？」に［はい］ボタンを押せば、すぐに登録した帳票を公開できる。
◇
以上のたった5ステップで、帳票の作成・申請ルート設定・公開までのすべてが完了する。だいたい30分もあれば、1つのワークフローの作成が可能だ。Webブラウザからの入力であるため、普通にネットに親しんでいるレベルのユーザーなら操作に問題のない入力画面になっているのが分かるだろう。
作り上げた帳票は即座にサーバに反映、公開される。システムの詳しい知識がなくとも、部門ごとにワークフローシステムが手軽に作成できるツールなのである。
エンドユーザーに分かりやすいポータル画面で、ラクラク運用 |
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次に、作成された帳票を実際に使用するエンドユーザー側の使い勝手を見ていこう。
ブラウザからログインすると、まずユーザーはポータル画面に入る。左側が帳票を一覧表示したり宛先を管理したりと機能がツリー構造で表示されているメニューポートレットで、右側がメイン画面であるワークフローポートレットとなっている。
メニューポートレットに表示される帳票の一覧は、職権によって表示される帳票を制御することが可能だ。例えば一定の職位以上の間で回覧される文書は、一般ユーザーのメニューには表示されないよう設定することができる。自分に関係のある帳票のみが一覧表示されるので、ユーザーが迷うことがない。帳票は種類ごとにフォルダ分けしてグルーピング表示も可能だ。
ワークフローポートレットには、受信した案件を表示する「受信ボックス」と、申請した案件の進ちょく状況を確認するための「送信ログ」が、タブ切り替えで表示されるようになっている。画面上に未処理の案件が明示されるため、メールでの回覧のように、うっかり承認を忘れるということはない。
また、エンドユーザーが操作するクライアント機には、特別なソフトウェアのインストールが必要なく、Internet Explorer 6／Internet Explorer 7のWebブラウザがあればログインできるため、作業環境を選ばない。そのため、Windows OSのバージョンが統一されていない部署であっても問題なく運用できることに加えて、例えば社外からでもサーバにアクセスさえできれば承認処理が可能であり、場所を選ばずタイムリーな処理を実行できる。
作成する管理者にとっても、運用するエンドユーザーの目から見ても、非常にかんたんで操作しやすいワークフローシステムなのだ。
| ポータル画面（図版クリック >> 拡大表示します） |
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履歴として作業の証跡が残るので、内部統制の強化もバッチリ支援！ |
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送信ログが保存される利点として、案件の進ちょく状況を確認できるほかに、履歴を内部統制や監査に必要な証跡として残すことができる点にも注目したい。
企業の内部統制強化を求める日本版SOX法が施行された現在、「いつ、誰が、何をしたのか」を証明する情報を保存し、必要なときに素早く提示できる仕組みづくりが急がれている。そのためには統一されたフォームでデータを電子管理し、履歴として残していくことが必要だ。
上記のワークフローで申請を行うと、帳票を作成したユーザー名、帳票内容、起票された日時、変更した日時、申請した日時と申請相手、承認された日時などの情報がログとして自動的に保存されていく。帳票に対して、いつ、だれが、どのようなことを行ったのかが明確なので情報の真実性が確保されており、履歴から証明を提出することも容易だ。
データはすべてサーバで一元管理されるため、メールや紙の帳票とは違い、うっかり削除・紛失するなどのミスも防止できる。帳票処理のワークフロー化は、内部統制の強化に大きく貢献するポイントなのだ。
システム部門の管理・運用負担を大幅カット |
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以上見てきたように、「Cosminexus電子フォームワークフロー」の“かんたん開発機能”を使えば、手軽にワークフローシステムを開発することができる。
このことによって、システム管理部門としては、小規模なワークフロー作成業務を各部門に委譲することができる。初期開発に工数を割かれないことはもちろん、仕様変更や改善などの要求を受けて、後々までフォローに煩わされることもない。ワークフローの稼働に際して発生するエンドユーザーへの教育やサポートの負担も最小限に抑えることができる。つまり、仕事量をカットしつつ内部統制を進めるという一石二鳥の結果が得られるのだ。
メリットを享受するのは情報システム管理部門だけではない。従来の多機能すぎるワークフローソフトではどうしても使いこなすのに専門技術を必要とし、情報システム管理部門に要件を伝えて依頼することが必要だった。そうすると、各部門管理者にとっても、機能の追加や改善の要求がしにくかったり、要件が反映されるまでのやりとりに時間を割かれたりという不満を抱えがちになる。
その点、システムの知識がなくても使いこなせる“かんたん開発機能”を用いれば、自らの手で自由にワークフローを作成・運営・改善することができるため、真に使いやすくニーズに沿ったワークフローを、短時間で構築していくことができるのだ。「仕事の流れが遅いので、もっとよいフローを考えよう」というように、ユーザー自らが業務改善を実施するためのツールとしても活用できるだろう。
価格面でも、実行環境であるWindowsサーバにインストールする電子フォームワークセットが、 1 CPUあたり94万5000円（税込）。100万円を切る価格設定になっており、部署単位での導入も可能だろう。
| Cosminexus電子フォームワークフロー基本構成図 （図版クリック >> 拡大表示します） |
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「作りやすい」「使いやすい」「安い」と3つの「やすい」で業務改善をサポートする日立の「Cosminexus電子フォームワークフロー」。一度その操作性のよさを体験してみてほしい。
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提供：株式会社日立製作所
企画：アイティメディア 営業本部
制作：＠IT情報マネジメント 編集部
掲載内容有効期限：2008年09月30日
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