属性検索でパワーアップしたConceptBase V 業務改善を実現する具体例とは

　ConceptBaseは、ことばによる検索の力を使い、ばらばらな場所や形式で蓄積されている情報を単一の切り口からくし刺しで検索したり、再利用したりすることのできる情報活用ツールだ。最新バージョンのConceptBase Vに搭載されたさまざまな機能の概要については、「ConceptBaseで新バージョン いま仕事に必要な情報を、すぐ役立つカタチに」を参照していただきたい。

　以下では、従来の概念検索や文字列一致検索に加え、検索手法としてConceptBase Vで新たに搭載されている「属性検索」（メタデータ・アドバンスドサーチ）と文書が持つ「属性」を、ファセットナビゲーションやサーチリザルトナビゲーションで有効に活用し、実際のビジネスの現場でどう活用できるかを解説する。

　属性検索とは、情報の種類や属性で検索や絞り込みができるという機能である。属性には、文書そのものに付与されるプロパティ情報（ファイル名や作成者名、作成日時・更新日時など）や文書に含まれる「目次」や「項目」、さらには文書内にマークされたものなどがある。また、Notes DBのフィールド情報やRDBの項目なども属性として扱える。

　これらを活用することで、それぞれの文書の概要や意図、背景を簡単に把握することができる。また、異なる目的・用途で作成された文書でも、ある属性をキーとして内容を整理・体系化することができ、他部門での情報の二次活用や分析、新たな発見が可能となる。

　では、この機能はどのように業務の効率化や質の向上を支援してくれるのだろうか。3つのケースで紹介したい。

　A社ではSFA（営業支援）システムを利用しているほか、顧客情報、提案書、市場情報、カタログ、各種書類といった情報別にデータベースを構築している。これをベースとして、訪問準備、初回訪問、提案書作成といった営業フェーズのそれぞれにおいて、見込み顧客データベースによる顧客情報の確認、エントリーシートやヒアリングシートの作成、SFAによる類似案件の確認、類似提案書を参照したうえでの社内統一フォーマットに基づく提案書の作成など、一連の手順を定めている。

　 しかし営業スタッフは、参照・確認するデータの種類に応じて多様なデータベースやファイルサーバにアクセスしなければならない。この作業があまりにも煩雑で、一覧性に乏しいため、書類の作成に時間がかかったり、情報の見落としが発生したりしていた。

営業フェーズに合わせて一元的に必要な情報を獲得できるように、ガイドラインに基づき、ConceptBase Vのシートを作成

　 そこで、これらすべてのデータを対象にConceptBase Vの属性検索機能を用い、必要な情報を一元的に検索するためのベースとなる、営業フェーズ別のシートをカスタマイズ作成。各営業フェーズ用のシートから販売対象製品や見込み顧客の業種を選択することで、即座に各段階で必要とされる情報に到達できるようになった。これにより、社内に蓄積されている営業関連情報が、すべての営業スタッフに確実に参照されるようになった。

　A社では営業が考慮すべき情報の見落としが低減した。また、質の高い提案書や報告書の二次利用が促進された。同時に、不明な場合は直接作成者にヒアリングするなど、より深い情報共有を実現した。結果として商談期間が短縮し、成約率の向上につながった。

訪問準備を行うときに利用するシート　　A社では業務フェーズごとに、さまざまな情報ソースを横断検索するための検索条件を事前設定し、シートとして営業に提供した。各営業は、これから自分が行う業務を選択するだけで、必要な情報項目だけに絞った情報検索の準備ができる。後は目的に合う項目をチェックするだけで、確実に情報を獲得することができる。

提案書を作成するときに利用するシート　　提案書を作成する際に参考になる類似案件の過去データを、業種別、製品別または販売方法に応じて検索することができる。訪問準備のときと同様、提案の段階でも、製品別の提案書を作成者で分類することにより、KnowWho検索が可能。エキスパートに直接ヒアリングすることにより、提案書に書かれていないコンテキスト情報や商談ノウハウを得ることができる。

　B社では、統一的な書式で営業活動報告を提出させている。しかし、営業のそれぞれが送付してくる報告は、上長に一度読まれるだけだった。せっかくの報告書も、各人やチームとしての営業活動の状況把握や見直しにつながることはなく、埋もれるばかりだった。

　そこでB社では、ConceptBase Vを用い、営業報告書の各項目を属性として設定し、この属性を使って、｢サーチリザルトナビゲーション｣機能で営業報告書を分類することにした。例えば製品名と担当営業名で分類し、それぞれの報告書をまとめてレビューできるようにすることで、各製品に対する市場別の反応や潜在ニーズを探れるようになった。

現在利用している報告書のフォームは変えずに、そのフォームに含まれる項目を属性として利用し、「サーチリザルトナビゲーション」を活用

　さらに担当営業名と進捗状況で分類することで、チームの中での各営業スタッフのパフォーマンスや状況を迅速に把握できるようになった。営業活動の全体的な傾向を直感的に把握し、製品･担当者ごとに問題･課題を抽出して的確にアドバイスができるようになったのである。

製品名と担当営業名で分類　　製品名と担当営業名で分類することにより、製品別に市場ニーズやマーケット状況を把握することができる。また、担当営業個別の製品取り扱い状況を把握することにより、的確に改善ポイントを理解し、次のアクションに結び付けることができる。

進捗状況と担当営業名で分類　　全体傾向の中から、担当営業特異の状況を素早く把握することができる。また、その項目をクリックするだけで内容を1つ1つ確認することができる。

　C社では、コンタクトセンターなどを通じた顧客対応履歴などの情報を大量に蓄積している。しかし、営業報告や修理報告、技術資料、製品企画など、各部門に蓄積されている情報との連携がとれていなかったため、サービス向上や新規製品開発に生かすことができなかった。

データベース構造を変えずに情報ストレージを整理。また文書に含まれる属性をキーに、コンテンツの整理も実現

　そこでC社では、各部門のデータベースに対する変更を加えずに、ConceptBase Vを使ってこれらを串刺し検索する仕組みを作った。その際、データに含まれる製品名、トラブル項目、市場評価、製品コンセプトなどの属性をキーにコンテンツの整理も実現した。

　これにより、部門横断的な情報共有が実現し、製品開発部門や顧客サポート関連部署が、製品戦略やトラブル解消に、顧客の変化を速やかに反映できるようになった。

各種データベースを串刺しにするトラブルシートを作成　　このトラブルシートでは、「現象」や「発生日」の項目はクレーム報告書、「不具合原因」や「部品名」は技術報告のものを利用。これら項目を情報利用の目的にあわせて選択していくだけで、各種情報ソースからの検索が可能。この場合、検索結果は上からそれぞれ製造部の技術資料、営業報告、クレーム・問い合わせデータベースから引き出されたもの。

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