紙文書の分かりやすさと内部統制を両立するワークフロー

　申請・稟議・決裁・回覧といった業務活動は、個人事業所でない限り、ほとんどの企業にある。会社の組織がそれほど複雑でない中小企業では、まだ紙の申請書に捺印、提出という業務フローになっているところも多いのではないだろうか？

　しかし、申請を受け付ける部門の省力化、他システムとの連携などのニーズから、中小・中堅企業でもワークフローシステムの導入が進んでいる。そんな“入門編”的なワークフロー製品の1つがインフォテック・アーキテクツの「Create! Webフロー」だ。

		紙文書での作業をそのままワークフローに

　「Create! Webフロー」の特徴は、見た目の分かりやすさだ。紙のものと同じレイアウトの申請書、稟議書、決裁書をPCのディスプレイに表示する。印影（印鑑）イメージで申請・承認を示すこともできる。

Create! Webフローで作られた稟議書PDF

　インフォテック・アーキテクツ株式会社 代表取締役の江崎正義氏は、こう語る。

　「『Create! Webフロー』の製品コンセプトは、“紙に書いて、印鑑を押す”という従来の作業と違和感がないように、承認決裁業務を電子化するというものでした。弊社は1993年からマルチプラットフォームの帳票ツール『Create! Form』を提供してきました。その後、PDF出力、グラフ・チャート出力などの機能強化を進めてきましたが、PDFの入力フォーム対応をきっかけに、入力されたデータをハンドリングするシステムとしてワークフロー製品に着手したわけです。『Create! Webフロー』は、弊社が持つPDFジェネレータを利用して作られています」。

　入力フォーム／出力帳票となるPDFは、専用エディタで自由にデザインできるので、いま申請業務で使っている書類と同じイメージでそのまま電子化することができ、エンドユーザーへの教育・啓もうが最小限ですむ。現状の申請書類がExcelファイルなどであれば、フォームインポート機能で、そのまま「Create! Webフロー」に移行できる。

　ワークフローの経路設定・管理は、マウス操作でフロー図を描いていくイメージで行うことができる。承認経路は単純な直列のほかに、条件分岐、回覧、合議、並列承認などが設定できる。ユーザ情報や組織情報もツリー図状に表示されるので、直感的な操作で管理可能だ。

　「Create! Webフロー」では、PDFやHTMLに入力されたデータをXMLの形で管理する。帳票ファイル（PDFなど）やデータ（XMLなど）を指定ディレクトリに転送する機能があり、帳票ファイルを文書管理システムに向けにエクスポートしたり、帳票データを基幹システムに転送することも可能だ。また、「起票」「終票処理」などの各種APIを装備しており、外部システムとの連携にも柔軟に対応する。さらにクラスタリングへの対応も行っているという。

		安価に運用管理サービスを提供したかった！

　「Create! Webフロー」は中規模・中小企業を想定して、“分かりやすく、使いやすい”製品を目指して開発されたものだが、連携機能が充実していることもあって、かなり大規模なユーザーも出てきたという。あるいは大企業の一部門が、全社システムとは別に、“かゆいところに手が届くワークフロー”を構築するために注目してもおかしくない。

　こうなると問題になってくるのが、システムの運用管理だ。大企業の基幹システムであれば、24時間365日完全監視のデータセンターできちんと運用するという方法があるが、中小企業や部門にとってはやや敷居が高い。

インフォテック・アーキテクツ株式会社 代表取締役 江崎正義氏

　江崎氏はいう。「われわれが納めたお客さまでも、実際に管理ツールを入れてサーバの保守・運用を全部、サードパーティに委託するという例も発生していました。そのような重要なシステムとして使っていただいているという状況もあり、『Create! Webフロー』の運用管理サービスを安価に提供できる製品として、『Create! Webフロー with WebSAMオフィス』をリリースしました」

　「Create! Webフロー with WebSAMオフィス」は、「Create! Webフロー」にNECの運用管理ツール「WebSAMオフィス」を組み合わせた製品だ。「Create! Webフロー」を稼働させているサーバに障害や異常があった場合、即座にメールで通知してくれる。

　「Create! Webフロー」の運用管理のために作られているため、CPUやメモリ、ディスクといったハードウェアやOSの監視だけではなく、ワークフローシステムで万一障害が発生した場合もメール通知が行われる。

　障害が発生した際の通知メールは、導入企業の運用管理者だけではなく、インフォテック・アーキテクツの製品サポートチームにも送られるため、迅速な対応が可能になる。あまり深刻でない障害の場合、導入企業側が気付かないうちに、インフォテック・アーキテクツから「大丈夫ですか？」という連絡が行くこともあるようだ。

　「WebSAMオフィス」には、障害の説明とその対処法を閲覧できるナレッジという機能があるが、「Create! Webフロー with WebSAMオフィス」では「Create! Webフロー」に関する内容も追加されており、導入企業側で一時対応を行うことができるようになっている。

　さらに障害発生時だけではなく、「Create! Webフロー with WebSAMオフィス」は日々の運用でも運用監視レポートを生成、提供してくれる。このレポートは、WebSAMオフィスが収集・蓄積したメモリやディスクの利用状況を分かりやすいグラフにビジュアル化したものだ。もちろん、グラフ化にはインフォテック・アーキテクツの技術が使われており、システムのハードウェアなどに詳しくない管理者でも、一目でシステム状況が把握できる。毎日の状況変化を把握しておけば、未然に障害を防ぐことにもつながるはずだ。

　近年、内部統制が叫ばれ、これに対応して承認・意思決定過程の把握・統制のためにワークフローシステムや文書管理システムの導入が求められるケースが増えてきた。「Create! Webフロー」は、現場のエンドユーザーの負担・混乱を最小限に抑えながら、ワークフローの統制・証跡を可能にする“導入しやすい”ワークフロー製品として注目だ。