グループウェア「desknet's」ユーザー座談会 グループウェアで劇的に変わる業務スタイル

　企業内LANが当たり前のインフラとなってきた今日において、社員間の情報共有、業務効率アップのためのグループウェア（コラボレーションウェア）の利用が高まってきている。

　＠ITが2003年9月に実施した読者調査でもグループウェアはファイルサーバの利用率と同率の77％だった。また、グループウェアの導入意向についても66％とコラボレーションツールの中でも群を抜いていた。2年前の調査でこの結果であることから推測しても、グループウェアの普及は間違いないだろう。

　しかし、グループウェアの導入は、それまでの業務フローを大幅に変更するものだ。経営者は「果たしてそこまでして導入するメリットがあるのか」という疑問を抱くだろう。また、運用担当者にとっては「導入後に社員がスムーズにグループウェアを利用できるだろうか」という懸念もあろう。

　今回は、実際に株式会社ネオジャパンのグループウェア「desknet's」を導入した企業の担当者（情報システムマネージャ）3人に、導入によるメリットや利用促進のノウハウについて語ってもらった。

desknet's導入の理由はまちまち

――本日はdesknet'sユーザー座談会ということで、実際に導入を担当された担当者のみなさんにお集まりいただきました。まずは、自己紹介を兼ねて、導入前の悩みや導入のきっかけをお話ください。

松尾　直氏 株式会社ラムラ 経営企画室 情報システムグループ ゼネラルマネージャ CIO

松尾氏　株式会社ラムラは首都圏を中心に135店舗（2005年7月時点）を展開する外食チェーンです。弊社では、desknet's導入以前に他社のクライアント／サーバ型グループウェアを利用していました。しかし、これのライセンス料が高い（笑）。desknet'sに乗り換えたのは2001年ごろでしたが、当時は月に2〜3店舗のペースで業務を拡張しており、ユーザー数の増加に耐えられない状態でした。

　また、飲食店という環境ではクライアントPCを落とすなどトラブルも多く、ハードディスクが壊れてしまうと移行がたいへんで。バックアップを取るわけにも行かず、結局はWebベースのグループウェアでないと、ということになりました。

勝又 信裕氏 株式会社ぱど 経営戦略室 室長

勝又氏　株式会社ぱどは、「情報誌ぱど」を中心に地域密着型の情報誌を全国で1200万部以上発行しています。

　グループウェア導入前の2000年当時はIT化が遅れていて、メールアドレスも社員10人あたり1アドレス程度しかもっていませんでした。当時はウィルス被害もあり、メールアドレスの発行自体が前向きな業務として対応できませんでしたね。ごく限られた人達がOutlook Expressを利用しているような状況でした。

小林 利之氏 株式会社テスコム 業務改善推進部 情報システム課 主任

小林氏　株式会社テスコムはヘアドライヤーなど理美容家電製品の製造などを行っています。desknet'sを導入したのは2003年です。東京に本社と東京支社の2つがあったのですが、2000年にそれぞれを同じ場所に統合しました。人数が倍になったのでスケジュール管理や会議室管理がまったくできなくなりました。

　グループウェアについてはまったく知識がなく、情報システム課の私にしても「それって何？」という状態（笑）。他社の製品をテスト導入してみましたが、テスト環境では実業務につながらないため徐々に使われなくなってしまいました。

　desknet'sを採用した理由は、ぱっと画面をみただけで何ができるのかが直感的に分かったというのが最大の理由です。この最初の段階で「難しそうだ……」と社員に思わせてしまうと、先入観を引きずってしまって使われなくなってしまうので。

勝又氏　弊社では初めてグループウェアを導入したので、先入観そのものがなかったですね。「グループウェア入れました。使ったら売り上げが下がることはないですが、活用すれば上がるかもしれません」といった感じで（笑）。

desknet'sを使わなければ業務ができない状況を作れ

――先入観という話がありましたが、グループウェアに対する知識のないユーザーに使わせるためのコツはありますか？

松尾氏　わが社ではInternet Explorerを起動すると必ずdesknet'sのポータル画面が表示されるようにしています。毎日の社内通達がdesknet's経由で来るので、desknet'sを立ち上げないと業務ができません。

小林氏　わが社もdesknet's導入後に、すべての社内連絡を必ずdesknet'sでするルールを決めて、社長からトップダウンで通達してもらいました。desknet'sが使えないと一切の業務ができないので、新入社員は新人研修をする前にdesknet'sの講習を受けます。このときに、「desknet's使用許諾誓約書」にサインしてもらっています。

勝又氏　わが社では基本のメールソフトがdesknet'sだったので、世間一般的なメールの普及とともに社内での情報共有のコアとして自然と位置付けられました。

松尾氏　そうそう、アイコン（desknet'sの機能はそれぞれアイコンで表示される）の数を少しずつ増やしましたね。一度にたくさんのアイコン（機能）を表示させると迷いますから、最初は必要最低限の機能だけに絞ったほうがいい。

小林氏　わが社もそうですね。desknet'sを導入してからバージョンアップで追加された新機能のうち必要なものを除いてアイコンの数を増やしていません。

desknet'sのトップ画面。機能に対応したアイコンが並ぶ

業務で使っていくうちに習熟度があがるdesknet's

――先ほど「講習」というお話がありましたが、新規ユーザーに対してどのくらいの期間の講習が必要なのでしょうか？

小林氏　1回2〜3時間程度の講習だけです。あとは部署ごとにマニュアルを配布しています。この「マニュアルがある」ということそれ自体が重要なことだと思います。

松尾氏　最初に導入を決めたときには店長会議を使って説明しましたが、その後の問い合わせは数日でなくなりましたね。どうも店長同士で使い方を教えあっているみたいです。

勝又氏　わが社も導入当初はしましたが、最近は教育はしていないですね。新卒や中途社員の方が古い幹部クラスよりも一般的な常識を理解したうえで扱ってますね。いまでは社内のコミュニケーションツールとして活用されており、「なくてはならない存在」になっています。

1日1000通近い社内通達FAXをやめて回覧板に

――業務になくてはならない存在となったdesknet'sですが、desknet'sには22の機能が標準で用意されています。どんな機能をどのように利用され、どのような問題を解決されたのでしょうか？

松尾氏　「回覧板」は1日に30〜50通は回っています。desknet'sを導入する前は毎日の仕入れ情報や店舗への社内通達をFAXで流していました。1日に1000通近いFAXを送受信するものだから、FAX機があっという間に壊れる（笑）。通信コストも馬鹿になりませんでした。

　desknet'sをポータルとして利用することで、通達はすべて回覧板になりました。各店舗でも1日に3回から4回は回覧板をチェックする時間を設定しているはずです。回覧板機能のいいところは、相手がちゃんと受信したかを把握できる点ですね。

　また、インフォメーション機能を使って社内ギネスというのをやっています。例えば、過去最高売上額はいくらだとか、連続クレームなし期間記録を持っているのはどの店舗だとか、そういうのをギネスとして保存しています。これが店舗間での競争につながって彼らのモチベーションが上がるだけでなく、サービスの質の向上にもつながっています。

　さらに宴会の予約をインターネット経由で受け付けていますが、年末などの繁忙期になると6秒に1件のペースでオーダーが入ってきます。これもWebメールをつかって速やかに各店舗に送付します。desknet'sをみていないと困りますので、無線LANでクライアント端末をどこにでも持ち運べるようにしています。

回覧板機能

アンケートや電子会議室でノウハウを共有

勝又氏　コスト面ではdesknet'sの導入で確実に削減されました。会社が急激に大きくなったので事業所が増えるのに伴いメンバーの異動も多くなった。その結果、業務の引継ぎや広告編集のノウハウなどの共有が不十分になってしまいました。

　そこでアンケート機能や電子会議室機能を活用しています。例えば、「探偵」をテーマにした記事広告をどうやって作ればいいのか悩んだときにアンケートをとったり、かつて「探偵」を取り扱った別拠点にいるスタッフから電子会議室経由でノウハウを教えてもらったりするのです。

　電子会議室で議論することで、効果的な広告の見せ方を全社でフィードバックできるようになりました。いまでは、このように検証・評価されたものを蓄積するためのデータベースを構築しています。

　また個人情報を含んだファイルのやり取りなどを回覧板機能を活用することでセキュリティも向上しました。現在、プライバシーマーク（Pマーク）取得に向けて取り組みをしていますが、メールをあえて利用しないことにより、あて先の間違いによる情報漏えいを回避しています。

desknet'sの社内利用率は100％

小林氏　先ほどもいいましたが、desknet'sの利用は社長からの命令で徹底しました。規則として明文化しないと、どうしても利用しない社員がでてしまいます。例えば、スケジュール管理ですが、個人の手帳にスケジュールを書き込む前にdesknet'sに登録させています。社員全員のスケジュールを共有化できていないと、何のためのスケジュール管理か分かりませんからね。この前提があってこそ、会議の調整などがスムーズになります。

　中国の工場にも製造を委託している関係で香港にも事業所があって出張もあります。電話を受けた場合は、できる限り伝言機能をつかって連絡を取るようにしています。手書きのメモでは、いつ情報が伝わるか分かりませんからね。伝言機能のいいところは、携帯電話のメール宛てに通知する機能がついていることですね。

　コストというとお金のイメージがありますが、時間をどれだけ効果的に使えるようになったかというのもコストダウンという概念に含まれると思います。ワークフロー機能を使って書類をデジタル化した結果、すぐに決裁処理できるようになるなどdesknet'sのメリットは大きいですね。海外出張届や報告書などはワークフローを利用しないと認めない申請書類となっています。

　さらに、desknet'sを使わざるを得ない状況にするために、総務書類を「文書管理」にだけ保管しています。書類が更新された場合や総務通達もインフォメーションでしか連絡しません。このような状況を作ることで必ずdesknet'sを使わなければ仕事になりません。

desknet'sのトップ画面をポータルサイトに

――本日は、たいへん興味深いお話をありがとうございました。