活用成功企業に学ぶ グループウェア導入・運用術

　グループウェアを導入して、社員全員あるいは部門スタッフ全員で情報を共有することで業務効率を上げることは一般的になってきた。グループウェアといっても、クライアント／サーバ型の製品もあれば、Webブラウザをユーザーインターフェイスに利用するWeb型、グループウェアをアウトソースするASP型などさまざまだ。

　これからのビジネスシーンにおいてどのようなグループウェアを導入すればいいのか、グループウェアに期待されることは何なのかをアンケート結果を基に分析してみたい。なお、調査は＠ITの読者（自社情報システムの企画／導入／管理／利用にかかわるユーザー）を対象に2005年11月24日から30日にかけてWeb上で行った（有効回答数507）。

　また、Web型グループウェア「desknet's」を開発する株式会社ネオジャパンは2006年2月9日に事例セミナーを東京・秋葉原で開催する。＠IT編集局長の新野淳一とdesknet'sを導入した企業（株式会社ゼロ、株式会社横浜八景島、日本アジア証券株式会社）の担当者らによるパネルディスカッションでは、グループウェアに関する意識改革に成功した体験談などが語られるだろう。

　イベントの参加費は無料なので、グループウェアの導入に興味のある、あるいは既存のグループウェアの機能に不満がある、効果的な情報共有ができないなどの課題を抱えられている読者諸兄にはぜひ参加していただきたい。

着々と普及しているWeb型グループウェア

　企業がグループウェアを導入することで得られるメリットとは何だろうか。社員全員のスケジュールが共有できるので、プロジェクトあるいはグループ構成員間の連絡、連携がスムーズになり効率のよいコラボレーションが可能になる。また、いままで紙媒体やクライアントPC、共有ファイルサーバ内に分散していた情報が一元管理されるので検索性が上がる。すでに施行されているe文書法やこれから対応が必須となる日本版SOX法など、コンプライアンス（法令順守）という側面からもグループウェアへの期待は高まっている。

　調査結果からグループウェアの利用実態を見てみよう（グラフ1）。クライアント／サーバ型のグループウェア（Lotus Notes／DominoやMicrosoft Exchange Serverなど）は回答者の37.5％が導入済みだ。また、Webブラウザを利用するタイプのグループウェア（desknet'sやサイボウズなど）は62.1％と高い数字を示している。特にWeb型グループウェアの利用は、ファイルサーバ（72.2％）のそれに肉薄しているといえる（既存のファイルサーバをグループウェアと併用している可能性は高い）。

グラフ1　現在利用している情報共有ツール

　企業の規模別に集計し直したのがグラフ2だ。100人未満の中小企業ではWeb型グループウェアの採用率が高く、企業規模が大きくなるにつれてクライアント／サーバ型グループウェアを導入する傾向が強いのが分かる。この背景には導入コストや管理コストの違いがあるのだろうと推察される。

グラフ2　企業規模別にみる情報共有ツールの導入状況

　しかし、クライアント／サーバ型グループウェアを導入している大企業でもWeb型グループウェアを高い比率で利用しているのは興味深い点だといえる。これは推測の域をでないが、古いバージョンのNotesのサポート期間切れのためWeb型グループウェアへ乗り換えている可能性、あるいは全社的な情報共有をクライアント／サーバ型グループウェアで行い、部門単位やプロジェクト単位では小回りの利くWeb型グループウェアを併用している可能性が考えられる。

　Web型グループウェアだけでなく、大規模企業ではEIP（企業情報ポータル）の導入も約19％という結果を残しており、今後、情報共有ツールのユーザーインターフェイスとしてWebブラウザが採用される傾向が強くなっていくのではないだろうか。

　自由記述による回答でも、「Webブラウザで動作するタイプが導入や管理面、教育など簡単にできるのでいい。初心者にも分かりやすくミスも減る」と特別なITスキルを必要としないWeb型グループウェアへの期待が高いようだ。一方で「WebブラウザはあくまでもWebを閲覧するための道具であり、ファイル操作に不満を感じる」という指摘もあったが、リッチクライアントの進化やAjaxのような工夫によって解消される問題だろう。

“グループウェアの持ち腐れ”になりつつある現状

　さて、グループウェアの導入率が高いことが分かった。では、現場は本当にハッピーになっているのだろうか。グラフ3を見ていただきたい。情報共有に関する課題を見てみると、「ツールは導入されているが、現実の情報共有にはまだ課題が残る」が60％という結果となった。

グラフ3　情報共有上の課題や問題点

　具体的な課題として挙げられているのは「データは蓄積されているが、必要なときに必要な情報が探し出せない（58％）」というものだ。次いで「業務情報が複数のシステムや紙情報などに分散し、一元管理できない（49.1％）」が続いている。これ以外にも「従業員が情報の発信や共有に消極的／非協力的である（35.1％）」「部署やプロジェクト単位で簡単／機動的に情報共有を行う仕組みがない（34.1％）」と、グループウェアの根幹を揺るがす問題を抱えているようだ。

　逆説的に考えれば、「簡単に情報を共有できる仕組み」を作り出せれば、「従業員が積極的に情報を共有する」ようになり、「情報はすべてグループウェアで一元管理」でき、「必要なときに必要な情報を検索」できるようになるのではないだろうか。

　株式会社ゼロはグループウェアのトップページを社内ポータルとし、ログインしたユーザーが「よし、今日もがんばるぞ」と思うような仕掛けを試みている。ゼロの担当者によればその極意は「機能を説明してグループウェアを頭で理解してもらうことよりも、実際に使ってもらって『ふーん、これって便利だね』と納得される工夫」という。パネルディスカッションでは、ユーザーを飽きさせないための工夫を継続していった取り組みについて語る予定である。

　上記の課題を企業規模別に分析してみよう。「データは蓄積されているが、必要なときに必要な情報が探し出せない」という悩みは大企業のユーザーに比較的多く見られるようだ。自由解答によるコメントでは「検索スピードが遅い。ツール内で複数のジョブを実行させることができない（通信／1万人以上／Notes）」「必要な情報を探し出すのが大変（製造／1万人以上／Notes）」「大量データに対しての検索や表示のレスポンスの悪さ（SI／1万人以上／Notes）」など、せっかく蓄積した情報を有効利用できないジレンマが現れている。

　一方、中堅企業では「従業員が情報の発信や共有に消極的／非協力的である」「部署やプロジェクト単位で簡単／機動的に情報共有を行う仕組みがない」といった仕組み作りの部分で高い回答率となっている。自由回答によれば「グループウェアとしての使用方法がいまいち社内に浸透していない（SI／1000人未満／Exchange）」「クライアント／サーバ型グループウェアはクライアントソフトが必要なため、複数のPCを使用しているとクラアントセットアップが面倒（SI／500人未満／Notes）」「正直言って、いちいち立ち上げて入力するのは面倒。Excelファイルの共有で充分と思うことが多々ある（ソフト開発／500人未満／Notes）」「機能が実情にそぐわない。または別の機能で代用しているため、本来の目的に活きてこない（ソフト開発／500人未満／サイボウズ）」と使い勝手や操作性がネックとなっているようだ。

トップダウンなのか、それともボトムアップなのか

　「社内の全員で情報を共有する」という仕組み作りには何が必要なのだろうか。「機能が実情にそぐわない」というのが問題であるならば、現場の声をヒアリングしてグループウェアに求められる機能を柔軟にカスタマイズしていくボトムアップが有効そうだ。一方、「グループウェアとしての使用方法がいまいち社内に浸透していない」というのであれば、社長命令などトップダウンでグループウェアを強制使用させるルール作りが利きそうである。

　ボトムアップなのか、それともトップダウンなのか。株式会社横浜八景島の担当者は「トップを含む上層部にグループウェアを理解してもらうことが重要です。企業にとって利益になると上司が思えば部下への浸透は時間の問題となるでしょう」と語る。これは調査でも自由記述によるコメントで寄せられていたテーマである。詳細についてはパネルディスカッションで聞いていただきたい。

リモートアクセスというWeb型グループウェアの利点

　もう1つグループウェア利用に対する課題として挙げられている柱がある。それは「外出先や出張先から情報が確認できない（41.6％）」というものだ。この課題は中小企業から大企業まで企業規模に関わらず指摘されている。

　クライアント／サーバ型グループウェアの場合、利用するクライアントPCに専用ソフトをインストールする必要がある。一方、Web型グループウェアの場合、ユーザーインターフェイスはほとんどのPCに標準的にインストールされているWebブラウザを利用するためリモートアクセスでの情報共有が簡単に行える。desknet'sの場合は、携帯電話やPHS、PDAからのリモートアクセスにも対応しているので選択肢が広がるだろう。

　日本アジア証券株式会社では社外からのリモートアクセスでの情報共有を活用したビジネスを展開している。証券業という仕事柄、スムーズかつセキュアな機能が期待される。同社では既存のVPN網に加えて、ASP型のSSL VPNサービスを導入した。「出張中や、常駐先での仕事においてもInternet Explorerのみで安全にアクセスできるので、非常に安心してグループウェアを利用できる」と好評だ。

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　2006年2月9日に株式会社ネオジャパンが主催するイベント「活用成功企業に学ぶ グループウェア導入・運用術」では、desknet'sを導入して社内情報共有に成功している株式会社ゼロ、株式会社横浜八景島、日本アジア証券株式会社の担当者による体験談が聞けるはずだ。このパネルディスカッションでは、今回実施したアンケート結果を基に企業が抱えるグループウェアに関する課題を浮き彫りにし、似たような課題を抱えていたパネリスト企業がどのように問題を解決したのかを討論する。参加無料のイベントなので、ぜひ早めの参加登録をお勧めしたい。