もうファイルサーバでは回らない、守れない。 全社規模のドキュメント管理ソリューション 「ILF2007」

毎日使うファイルサーバ、 　あってはならないこんな「あるある」4選

　ITの進化とともにビジネススタイルも多様化、複雑化している今日、わたしたちに必要な「情報」を手にする窓口としての電子メール、Webブラウザ、ファイルサーバは情報の伝達・収集・共有になくてはならないものになっており、もはや三種の神器といってもいいかもしれない。

　だが、これらは利便性が高い一方で問題もはらんでいる。ファイルサーバはその最たるものだろう。適切に管理されていればいいのだが、そうでなければリスクやストレスを生む原因になったりする。あなたの会社では以下のような事象は起こっていないだろうか。　

あるある？ その1： 　「ねえ、このファイル、どれが最新なの？」

　とある企業の経営企画室。若手社員K氏が売り上げ分析レポートを作成しようと、各部門がファイルサーバにアップしているExcelファイルを見にいった。ところが、同一部門から「2008年1月売り上げ.xls」「2008年1月売り上げ最新.xls」「2008年1月売り上げ2.xls」「2008年1月売り上げupdate.xls」という4つのファイルが出ていた。一体どれが最新なのか一目見ただけでは分からない。K氏は思う……「ドキュメント管理のルールが全社で統一されていないのは、問題なんじゃないの？」。

図1　……いったいどれが最新？

　ファイル名だけではなく、フォルダのつくりかたも各部門でてんでバラバラだから、誰かがすばらしい参考資料を作成していてもなかなか発見できない。企業というのはチームワークで仕事をするもので、これをうまく機能させるためには、情報共有のルールを全社レベルで確立するべきだ、とK氏はつくづく思う。

あるある？ その2： 　「課長、あの提案書もう見てくれました？」

　先週月曜日にA氏が課長へ提出したX社向け7億円プロジェクトの提案書、いまだに承認がおりていないことが分かった。X社への提案は今週末で、もう時間がない。この期に及んで部長、本部長の決裁に走り回らなければいけないとは。

　課長に確認したところ、もうとっくに承認をして申請用紙は部長に回し、そのことについてメールもしたという。今週末の提案ができなければ、競合他社に案件を奪われてしまう……それは何が何でも避けたい。

　提案書の承認がどこで止まっているのかを知るだけでも一苦労。こんなとき、閲覧や承認プロセスを可視化できるものがあれば……とA氏は思う。

あるある？ その3： 　「えっ、このファイル、誰にでも見えていいんですか！？」

　ある日、マーケティング部門に在籍するM氏は、なにか戦略立案に役立つファイルはないかと社内のファイルサーバをあさっていた。

　そうしたら分かりにくい場所ではあるが、「コンフィデンシャル.doc」などという名前のファイルがあり、クリックしたらなんなく開く。好奇心で中身を見てみると、なんとうちとJ社との合併の話が！

　こんな極秘文書を社内ファイルサーバとはいえ誰にでも見られるところに置いておくなんて、一体どういう神経をしているんだ。「ウチの会社、簡単に情報漏えいできちゃうな……」とM氏は危機感を感じた。内部統制強化が叫ばれる今日、ファイル閲覧の権限管理はもう必須のはずだ。

あるある？ その4： 　「この資料は、一つじゃ役に立たないんですよ」

　中堅エンジニアS氏は、部門に異動してきた同世代のB氏に、設計資料がファイルサーバのどこにあるか教えた。ところがそれを見たB氏は困惑の様子だ。

　「仕様書は文書ファイルだし、顧客から提示されたRFPはスキャンされた電子文書だし、従来製品の図面ファイルはPDF……。こんなにいろいろな種類のファイルをいちいち全部開けないといけないんですか？ 前の部署ではファイルの形式は違っても、それらをバインダーみたいに束ねて一元的に見られるツールがあったんですけどねえ」

　そんなツールがあること自体、S氏にとっては初耳だったが、それがあれば便利そうだ。うちの部門でも導入してもらいたい。しかし、同じ会社なのにどうしてこうも部門で仕事の進め方が違うんだろう？

今こそ、ドキュメント管理のあるべき姿について 　考えてみませんか？

　ここまで見てきたような状況がもしあなたの会社でも起こっているとしたら、それは、ドキュメント管理に対する全社的なポリシー、そして、そのための仕組みが欠落、もしくは形骸化しているからかもしれない。

　実は、ドキュメント管理と一言でいっても、複雑化するドキュメント管理要件とともに、その定義も徐々に移り変わっている。そのため、ある時点でちゃんと管理の体系を整えたと思っていても、今では時代遅れになっている危険性がある。

　こうした中、野村総合研究所（以下、NRI）では、ドキュメント管理システムの世代を次のように分類している。

　これを見て分かるように、世代が進むにつれ要件がどんどん高度化、複雑化している。それだけ日々のビジネスにおけるファイルの重要性、有用性が高まっており、企業としてそれを守る使命が増している。もはや古い世代のドキュメント管理システムではもう用をなさなくなっているというわけだ。さらに、内部統制など全社的なルールが必要な局面を迎えている事実も無視できない。

NRIの文書管理ノウハウを結集した 　ドキュメント管理ソリューション「ILF2007」の特徴

　NRIは、上記のような業務分析のみならず、具体的に経営・業務革新を実践するためのソリューションを提示する“トータルソリューション力”を強みとしているが、このドキュメント管理の分野においても、明快な回答を示している。

　それがドキュメント管理ソリューション「ILF2007」だ。ビジネス活動の生命線ともいえるドキュメントを、効果的かつ効率的に共有・活用するための仕組みで、コスト削減だけでなく業務フローなどを改善し、スピード経営と業務改革を支援することで企業競争力を飛躍的に高めているのだ。

　インターネット環境でどこからでもアクセスでき、クライアント管理、バージョン管理が容易なWebアプリケーションとして開発されているのが第一の特徴だ。Ajaxテクノロジーなどを活用したWindows Explorerライクな画面設計を採用、C／S型アプリケーションと遜色ないパフォーマンス、使いやすさを享受することができる。

　ILF2007では、全社規模でビジネスドキュメントの一括した運用を可能とするさまざまな機能や、セキュリティリスクへの対策が豊富に搭載されている。これにより、全社のあらゆる業務システムと連携し、ナレッジを可視化できる高度な企業情報基盤の構築を実現できる。

図2　ILF2007の画面イメージ（クリックすると拡大します）

　冒頭でいくつかの問題事象を見てきたが、では、どのように解決へと導くべきなのか。ここで振り返りながら、解決方法を探ることにしよう。

●その1：全社で統一された、誰が見ても分かるルール作りの支援

　ILF2007は全社規模で利用可能な、ファイル一元管理のためのリポジトリである。複数の活動拠点から、ファイルをここにアップロードすることで、情報の発信・伝達・共有が一気に実現できる。

　しかも、アップするファイルには、公開を開始する期日、公開する期間、削除する期日などを属性情報として設定できるため、事前にファイルの種類に応じた管理ポリシーさえ確立しておけば、これまで煩雑な作業が必要だった、あるいはリスクを認識しながら放置されていたドキュメント管理を半自動化することができる。

●その2：見たかどうか誰もが理解できるワークフローの仕組みの導入

　ワークフロー機能については、ILF2007には5つもの機能が備わっている。「登録申請ワークフロー」「改訂申請ワークフロー」「廃止申請ワークフロー」「配付ワークフロー」「教育ワークフロー」がそれらだ。

　「登録申請ワークフロー」「改訂申請ワークフロー」「廃止申請ワークフロー」は、組織の承認ルールにのっとり、ILF2007へファイルをアップロードしたり、そこから削除したりを行える機能である。

　申請者は、ILF2007のILF Web Viewerと呼ばれるユーザーインターフェイス上から、対象となる文書を指定し、承認ルート、公開後のアクセス権を設定して文書を送信する。承認ルートでは、直接の承認者を階層的に指定できるだけでなく、途中でレビュアーを複数指定するような複雑な設定もできる。また事前にルール化して自動設定とすることもできる。

　これを応用したのが「配付ワークフロー」「教育ワークフロー」だ。教育のためのコンテンツなど、対象社員に一斉配付したいドキュメントをILF2007上で閲覧管理、受講管理が行える。

図3　ILF2007で実現する、ワークフローによる業務マニュアル管理 （クリックすると拡大します）

●その3：簡単で分かりやすく、かつ厳密なアクセス権限管理

　重要なファイルに適切でない関係者が不用意にアクセスできないよう、ILF2007では厳密なアクセス権限管理機能を実装している。ユーザーグループ、サイト、フォルダ、文書に対してきめ細かく権限を管理することができ、組織構造に合わせた柔軟なアクセス制御を実現することが可能だ。

　また、監査証跡管理機能により、ドキュメントに関するさまざまなアクセス情報を記録することができる。記録した監査証跡を閲覧することで企業内のドキュメントを厳格に管理することができ、情報セキュリティ対策のソリューションとして情報漏えいを未然に防ぐのだ。

●その4：さまざまな形式のファイルをまとめて一元管理

　共有に供したいファイルにはさまざまな種類があり、それも最初から電子ファイルとして作成されたものとは限らない。実際には、それらすべてを同時に開き、あれこれ見比べながら仕事を進めるケースが多いものだ。ILF2007では、文書登録の形式にさまざまなファイルを束ね、あたかも1つのバインダーに綴じ込むかのようにイメージとして保存できるPowerBinder形式というものがあり、1つファイルを立ち上げればその中だけで閲覧を完結させることが可能である。

図4　複数のファイルをまとめて一元管理可能なPowerBinder （クリックすると拡大します）

全社レベルでの情報共有・活用のために

　これまで4つの事象を例にILF2007の特徴を見てきたが、全社で情報共有できる環境を整えるにあたり、もう1つ重要な要点を加えるとすれば、「他システムとの柔軟な連携」である。電子帳票システムやイメージファイリングシステムの構築で培ったノウハウを元に大量のトランザクションの処理や、基幹システムとの連携を可能としているなどシーンやレベルに応じて、システムを構築することができ、その柔軟な連携を可能としている点も注目すべきポイントだ。

　そして、これらのツールは企業の中心に「全社レベルでの文書管理規定」がきっちりと作成され、あるべきドキュメント管理の姿が定まっている必要があることは言うまでもない。この姿を明確にし、適切な環境を整えることで、今まで埋もれていた有用なドキュメントをスピーディーに全国展開することが可能となるのだ。

　NRIがこれまでコンサルティング業務として取り組んできたドキュメント管理ノウハウと、システム構築ノウハウを凝縮したILF2007の活用は、文書管理規定構築などのコンサルティングサービスとともに、信頼性の高い情報共有・活用を促進する環境を構築し、ドキュメント管理のあるべき姿を示している。