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もう情報の分類・管理ルールづくりに迷わない！ 「多観点ツリー」がデータアクセスをサポート ユーザー目線の検索ツール「SAVVY／EWAP」

		情報共有を難しくする“管理ルール”の2つの問題点

　情報共有を推進するに当たっては、データベースなどの定型データであれ、テキストファイルをはじめとする非定型データであれ、どの情報がどの場所に格納されているのかを把握できるよう、管理ルールにのっとって扱うことが不可欠となる。このことは、いろいろなところで説かれているが実践できている企業は極めて少ない。それはなぜなのか？ その背景には、次の2つの事情があるようだ。

　まず、管理ルールの策定に当たり、ルールに求める要件は部署により異なる、ということだ。情報を管理する立場にある情報システム部門であれば、当然、管理性の高さが優先されるのに対して、情報を活用して業務を進める営業部門などでは日常業務での使い勝手の高さが重視される。工場なら工程に沿った分類を望むだろうし、マーケティング部門なら製品ごとに分類したいと考えるかもしれない。このように、ルールの策定における各部署の優先項目の違いにより、ルールの策定に着手しながらも作業が一向に進まない企業も少なくない。

　また、たとえルールが策定されたとしても、業務の過程で「どこに入れたらいいの？」という情報が作成されることもしばしばだ。その場合、情報はイレギュラーな場所に保管され、そうしたことが積み重なることで、例えばファイルサーバの場合にはルールに則ったフォルダ構造が崩れ、欲しい情報の在りかが一見しただけでは把握できなくなってしまうわけだ。

　前述したとおり、情報を管理するためにはそのためのルールを欠くことはできない。だが、ルールは厳格であることが求められるが故に柔軟さに欠け、そのことが現場の多様なニーズに対応することを困難にしているのである。この、情報共有を進める際の大きな“壁”を乗り越えるために現在、大きな注目を集めている製品が、エンタープライズサーチの技術をベースに開発されたジップインフォブリッジの「SAVVY／EWAP」なのだ。

		プロパティ情報を活用し、現場主導の検索環境を整備

　SAVVYの最大の特徴は、さまざまな観点から情報を絞り込むための「多観点ツリー機能」にある。同機能は、ファイルサーバ内にあるファイル／フォルダの名前に加え、拡張子、更新日時といったあらゆるプロパティ情報をメタデータとしてインデックス化することで、それらを用いて情報を、いわば仕分けして階層表示するためのもの。これを用いることで、例えばフォルダの構造が「工場別」−「年度別」−「工程別」であった場合にも、「工程別」−「拡張子別」−「年度別」といった具合に、階層構造をメタデータに基づいて自在に組み替え、必要な情報を探し当てることが可能になるわけだ。

　フォルダ構造の組み替えというと一見すると非常に単純な仕組みにも思われるが、もたらされるメリットは極めて大きい。一般にファイルやフォルダを新たに保存するに当たっては、何らかの意図をもって名前を付けるとともに、後に検索しやすいよう、保存場所を指定する。問題はファイル名やフォルダをユーザーが忘れてしまった場合になるのだが、SAVVYであれば「ファイル形式」や「更新日時」といった印象に残りやすい記憶の断片を頼りに、多面的なアプローチで階層構造を組み替えることで、たとえ管理ルールから外れた情報であったとしても適切に絞り込むことができるわけだ。

ジップインフォブリッジ　プロダクト事業部営業開発担当部長 和田浩一氏

　一方で、前述したように管理ルールの策定に当たっては、社内の意見を総合的に踏まえて、利用する項目を絞り込む作業が不可欠。だが、ジップインフォブリッジでプロダクト事業部営業開発担当部長を務める和田浩一氏は、「SAVVYであればすべての項目をメタデータとしてインデックス化することが可能。ひいては、ユーザー側の判断で、情報を自在に検索できる環境を整備することができる」と強調する。その結果、管理ルールの策定にまつわる煩雑な作業からも開放されるのである。

　もちろん、検索機能を多観点ツリー機能と組み合わせて情報を検索することも可能。検索機能だけを頼りに情報を探す場合には、膨大な量の情報が検索結果として表示されることも少なくないが、多観点機能と組み合わせれば検索結果をメタ情報で再分類することで、検索精度を飛躍的に高められる。その分、検索時間を大幅に短縮できるのである。

　「ディレクトリ構造や検索技術による情報共有には、その精度に限界があった。だが、SAVVYはその両者を融合したことで、従来の問題点を解決することができたのだ」（和田氏）

　複数のファイルサーバを対象にインデックスを作成することもできるため、例えば東京や大阪などの各拠点のファイルサーバに対して一元的に検索作業を行うことも可能。ActiveDirectoryのアクセス権限を継承することで、ユーザーの権限に応じて検索結果の表示を制御できるなど、セキュリティに対する配慮も払われている。導入に当たっては既存の環境にサーバを設置し、検索対象とするファイルサーバなどを指定するといった簡単な設定作業を行うだけでよく、既存の環境に手を加える必要もない。情報量が増えた場合にはサーバの増設によって対応できるなど、高い拡張性も備えている。

　情報共有に悩む多くの企業にとって、SAVVYは有力な選択肢の1つに間違いなさそうだ。

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提供：ジップインフォブリッジ株式会社
企画：アイティメディア 営業本部
制作：＠IT情報マネジメント編集部
掲載内容有効期限：2008年09月21日