連載
» 2013年12月01日 00時00分 UPDATE

Windows TIPS:Excelシートの特定のセルを編集禁止にする

Excelでテンプレート・シートを作り、予算申請などを各部署に依頼することがよくある。でも、各担当者がシートを編集する際、誤って変更されては困る情報もある。そこで、データ入力を依頼したいセルだけを編集可能にし、他のセルは保護する、という方法を説明する。

[正木理絵子, 島田広道,デジタルアドバンテージ]
Windows TIPS
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連載目次

対象アプリケーション:Excel 2003/Excel 2007/Excel 2010/Excel 2013


解説

 例えば、全社予算を立てる際に、各部署から売上予想や経費予想などの情報を収集する必要がある。この際、入力テンプレート用のExcelシートを作成し、それを各部署に配布して、情報を入力して戻してもらう、といったことが一般に行われている。このExcelシートのテンプレートには、あらかじめ決まったデータ(参考となる過去の実績値など)や数式を挿入しておき、マクロ(VBA)などの機能を使って入力支援や誤入力防止を図ったり、以後の集計処理を容易にしたりするケースが多いだろう。

 しかし、あらかじめテンプレートに入力されたデータや数式を、入力者が誤って変更してしまうと、以後のデータ検証に手間がかかったり、場合によっては集計作業を正しく行えなくなる。集計を担当する側としては、データ入力が必要なセル以外は、編集できないようにロックしておきたい。

 Excelでは、シートが第三者に勝手に編集されることを防ぐため、シート全体にロックをかける保護機能がある。同時に、特定のセルだけ、この保護を無効に設定することもできる。この2つの機能を組み合わせれば、1つのシートでセル別に編集可/不可の設定をすることができる。これを配布するExcelシートのテンプレートに当てはめれば、誤入力防止に役立たせることができるだろう。

操作方法

●Excel 2007/2010/2013で特定のセルを編集禁止にする

 Excelの保護機能は、「シート全体のロック」と「特定セルのロック解除」で成り立っている。基本的な操作手順としては、保護が不要なセル(相手に編集してもらうセル)を選択してセルのロック解除を指定しておき、次にシート全体をロックする、ということになる。

 まずは、保護しなくてもよいセルを選択する。複数のセルを選択するには、[Ctrl]キーを押しながら目的のセルをクリックすればよい。セルを選択したら、リボンの[ホーム]タブにある「セル」枠−[書式]をクリックする。メニューが表示されたら、[セルのロック]をクリックしてオフにする。こうしておくと、後からシート全体の保護を実行しても、指定したセルは自由に編集できる状態が保たれる。

セルを指定して保護を止める(ロックを外す) セルを指定して保護を止める(ロックを外す)
まず、保護しなくてよいセルをすべてマウスなどで選択してから、デフォルトでオンになっているロックを外す。なお、ここではExcel 2010の画面を例に挙げているが、Excel 2007/2013でも操作方法は共通である。
  (1)保護を必要としないセルを選択する。複数のセルを選択する場合は、[Ctrl]キーを押したままマウスで対象のセルをクリックする。
  (2)このタブを選ぶ。
  (3)これをクリックすると、その下に(5)を含むメニューが表示される。
  (4)これはデフォルトでオンになっているはずだ。鍵マークの周りに黄色い枠が表示されているのが、ロックがオンの状態を表す。
  (5)これをクリックして[セルのロック]をオフにする。

 続いて、シート全体を保護する。それには、対象シートのタブを右クリックして表示されるメニューから、[シートの保護]を実行する。

シート全体を保護(ロック)する シート全体を保護(ロック)する
これを実行すると、事前にロックを外さなかったセルはすべて編集禁止になる。
  (1)シートのタブを右クリックすると(2)を含むメニューが表示される。
  (2)これをクリックすると、次の「シートの保護」ダイアログが表示される。
wi-down_arrow.gif
「シートの保護」ダイアログ 「シートの保護」ダイアログ
基本的には[OK]をクリックするだけでよいが、編集不能なセルは選択自体ができない方がよいだろう。そのためには(1)をオフにする。
  (1)デフォルトではこれがオンになっている。チェックを外してオフにすると、編集不能なセルは選択自体ができなくなり、誤ってセルへ入力しようとしたときにエラーが表示されるのを防止できる。
  (2)これは必ず(デフォルトの)オンのままにしておく。
  (3)ここでパスワードを指定すると、シート保護の解除時にパスワードが要求されるようになる。

 以上で、あらかじめ指定したセル以外は編集不能な状態になる。

 「シートの保護」ダイアログの[このシートのすべてのユーザーに許可する操作]にある[ロックされたセル範囲の選択](デフォルトではオンになっている)のチェックを外してオフにすれば、保護されたセルは選択自体ができなくなる。この設定を行わないと、編集不能なセルでも選択が可能で、何らかの入力を行った時点でエラー(このセルがロックされており、編集不能であることを通知するエラー)が表示される注意したい。

 また、デフォルトの状態では、誰でもシートの保護を解除できてしまう。今回想定するような社内向けの用途であれば、意図的にシート保護を解除してまで編集不能セルを編集するユーザーはいないと思われるが、必要であれば、上記ダイアログの[シートの保護を解除するためのパスワード]で適当なパスワードを指定すると、そのパスワードを入力しなければシート保護を解除できなくなる。

 なお、シートの保護を解除するには、上記と同じくシートのタブを右クリックしてから、[シート保護の解除]をクリックすればよい。

●Excel 2003で特定のセルを編集禁止にする

 Excelの保護機能は、「シート全体のロック」と「特定セルのロック解除」で成り立っている。基本的な操作手順としては、保護が不要なセル(相手に編集してもらうセル)を選択してセルのロック解除を指定しておき、次にシート全体をロックする、ということになる。

 まずは、保護しなくてもよいセルを選択する。複数のセルを選択するには、[Ctrl]キーを押しながら目的のセルをクリックすればよい。セルを選択したら、メニュー・バーの[書式]−[セル]メニューを実行する。[セルの書式設定]ダイアログが表示されるので、[保護]タブをクリックし、[ロック]のチェックをオフにする。こうしておくと、後からシート全体の保護を実行しても、指定したセルは自由に編集できる状態が保たれる。

保護(ロック)しないセルを指定する 保護(ロック)しないセルを指定する
まず、保護しなくてよいセルをすべてマウスなどで選択し、[書式]−[セル]メニューを実行して[セルの書式設定]ダイアログを表示させる。
  (1)保護を必要としないセルを選択する。複数のセルを選択するには、[Ctrl]キーを押したままマウスで対象のセルをクリックする。
  (2)[書式]−[セル]を実行する。
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[セルの書式設定]ダイアログ [セルの書式設定]ダイアログ
ダイアログが表示されたら、[保護]タブをクリックする。デフォルトで[ロック]のチェック・ボックスはオンになっているので、これをオフにする。
  (1)[保護]タブをクリックする。
  (2)デフォルトで[ロック]がオンになっているので、このチェックを外す。
  (3)[OK]ボタンをクリックしてダイアログを閉じる。

 続いて、シート全体を保護する。それには[ツール]−[保護]−[シートの保護]メニューを実行する。

シート全体を保護(ロック)する シート全体を保護(ロック)する
[ツール]−[保護]−[シートの保護]メニューを実行し、「シートの保護」ダイアログを表示させる。
  (1)これを実行する。
wi-down_arrow.gif
「シートの保護」ダイアログ 「シートの保護」ダイアログ
基本的には[OK]ボタンをクリックするだけでよいが、編集不能なセルは選択自体ができない方がよいだろう。そのためには(1)をオフにする。
  (1)デフォルトではこれがオンになっている。チェックを外してオフにすると、編集不能なセルは選択自体ができなくなり、誤ってセルへ入力しようとしたときにエラーが表示されるのを防止できる。
  (2)これは必ず(デフォルトの)オンのままにしておく。
  (3)ここでパスワードを指定すると、シート保護の解除時にパスワードが要求されるようになる。

 以上で、あらかじめ指定したセル以外は編集不能な状態になる。

 「シートの保護」ダイアログの「このシートのすべてのユーザーに許可する操作」にある[ロックされたセル範囲の選択](デフォルトではオンになっている)のチェックを外してオフにすれば、保護されたセルは選択自体ができなくなる。この設定を行わないと、編集不能なセルでも選択が可能で、何らかの入力を行った時点でエラー(このセルがロックされており、編集不能であることを通知するエラー)が表示されるので注意したい。

 また、デフォルトの状態では、誰でもシートの保護を解除できてしまう。今回想定するような社内向けの用途であれば、意図的にシート保護を解除してまで編集不能セルを編集するユーザーはいないと思われるが、必要であれば、[シートの保護を解除するためのパスワード]で適当なパスワードを指定すれば、ここで指定したパスワードを入力しなければ、シート保護を解除できなくなる。

 なお、シートの保護を解除するには、[ツール]−[保護]−[シートの保護の解除]をクリックする。

■更新履歴

【2013/12/01】Excel 2013に関する記述を追加しました。またExcel 2007/2010/2013でシートの保護/解除をする際の手順を、ステップ数の少ないものに変更しました。

【2012/01/27】Excel 2003の画面「『シートの保護』ダイアログ」において、当初は[ロックされていないセル範囲の選択]チェック・ボックスを(1)としておりましたが、正しくは[ロックされたセル範囲の選択]チェック・ボックスを指すべきでした。お詫びして訂正させていただきます。そのほか、Excel 2007/2010での操作方法を追記しました。

【2007/09/28】初版公開(対象はExcel 2003)。


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