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» 2013年12月23日 05時00分 UPDATE

Tech TIPS:複数ユーザーでExcelブックを共有・編集する方法(Excel 2007/2010/2013編) (1/2)

共同作業時など、複数のユーザーで同時にExcelブックを開いて編集したいことがある。しかし共有フォルダにあるExcelブックを誰かが開いていると、ほかのユーザーは書き換えができない。そこで「共有ブック」を利用すると、複数のユーザーで同時にExcelブックを編集できるようになる。

[島田広道,デジタルアドバンテージ]
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連載目次

対象アプリケーション:Excel 2007/Excel 2010/Excel 2013 (Excel 2003はこちら→



解説

 例えば複数のスタッフが何かのデータを集めて1つのExcelブックにまとめるといった共同作業のとき、そのExcelブックを社内のファイル・サーバの共有フォルダに置いておき、ネットワーク経由で各ユーザーがそれを開いて編集すれば便利だ。しかし実際には、誰かがそのExcelブックを開いていると、ほかのユーザーはそれを編集できない。ほかのユーザーがそのExcelブックを開こうとすると次のようなメッセージが表示され、読み取り専用モードにせざるをえないからだ。

ほかのユーザーが編集中のExcelブックを開いたときに表示されるダイアログ ほかのユーザーが編集中のExcelブックを開いたときに表示されるダイアログ
共有フォルダ内のExcelブックを誰かが編集していると、ほかのユーザーはそれを書き込み可能なモードで開くことができない。つまり、ある時点でExcelブックに書き込めるのは1人だけであり、同時に複数人で編集はできない。

 こうした場合にはExcelの「共有ブック」機能を利用するとよい。この機能をオンにすると、複数のユーザーが同時にそのExcelブックを開いて書き換えられるようになる。同じセルに複数のユーザーが別々の値を書き込んだ場合は、どの値を残すか選んだり、変更履歴を記録・保存したりすることも可能だ。本稿では共有ブックの設定手順や利用方法、注意点を説明する。

 Excelブックを共同で編集するには、マイクロソフトのオンライン・ストレージ・サービス「SkyDrive」を利用するという方法もある。Excel Web Appを使うと複数人での同時編集も可能だ。この機能については別途説明したい。

操作方法

 以下ではExcel 2010の画面を掲載しているが、特記しない限りExcel 2007/Excel 2013でも操作方法は変わらない。

●Excelブックの共有をオンにする

 共有ブック機能を利用してExcelブックを共有するには、まず対象ファイルを共有フォルダに配置してからExcelで開き、リボンの[校閲]−[変更]−[ブックの共有]をクリックする。次のダイアログが表示されるので[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する]にチェックを入れてオンにし、[OK]ボタンをクリックする。

共有ブック機能を有効にしてExcelブックを共有できるようにする 共有ブック機能を有効にしてExcelブックを共有できるようにする
対象のExcelブックを開き、リボンの[校閲]−[変更]−[ブックの共有]をクリックすると、このダイアログが表示される。
  (1)これにチェックを入れてオンにすると、共有ブック機能がオンになる。
  (2)共有中の変更履歴の保存期間や、変更を保存するタイミングなどの設定を変更するためのタブ。デフォルトのままでも利用できるので、何か支障が生じたときにここの設定を変更して解決できないか試してみることになるだろう。
  (3)このブックを開いているユーザーの一覧。なお、「島田広道壱」に相当する名前は、Excelの[ファイル]−[オプション]−[基本設定]−[Microsoft Officeのユーザー設定]−[ユーザー名]で設定できる。変更履歴にも、各ユーザーを識別する名前として記録されるので、あらかじめ適切に設定しておこう。

 すると、いったんExcelを保存する必要があるというダイアログが表示されるので、[OK]ボタンをクリックして保存する。こうして共有ブックを有効にしたExcelブックを開くと、そのタイトル・バーには「共有」と表示され、非共有のExcelブックと区別できるようになる。

共有ブック機能を有効にしたExcelブック 共有ブック機能を有効にしたExcelブック
対象のExcelブックのタイトル・バーには、このように「共有」と表示されるようになる。

 こうして共有ブック機能を有効にしたExcelブックは、複数のユーザーが開いても、「解説」に記した読み取り専用を知らせるダイアログは表示されなくなる。つまり書き込み可能な状態でオープンできる。また編集できないオブジェクトや禁止された操作がある(詳しくはあとで説明する)ことを除けば、通常のExcelブックと同様に編集できる。

●共有中のExcelブックを複数のユーザーで編集する

 共有中のExcelブックを編集して保存したとき、次のメッセージが表示されることがある。これは、自分がExcelブックを保存するまでの間に、ほかのユーザーが同じExcelブックの内容を変更して保存したことを表している。ただ、自分とそのユーザーの変更個所は異なっており、この時点で自分の変更もほかのユーザーの変更もExcelブックに保存されている(あとで説明するが、変更が競合していると別のダイアログが表示される)。

ほかのユーザーが編集したことを表すメッセージ ほかのユーザーが編集したことを表すメッセージ
Excelブックを保存したときにこれが表示されたら、ほかのユーザーが同じExcelブックを書き換えて保存したことを表している。

 ほかのユーザーによって変更された個所には、その旨のメモが挿入され、色の付いた枠線で強調表示される。そこにカーソルをかぶせると変更したユーザーやその内容/日時などがポップアップで表示される。

ほかのユーザーによって変更された個所 ほかのユーザーによって変更された個所
  (1)ほかのユーザーによって変更された個所は、黄色など色の付いた枠線で囲まれる。
  (2)変更されたセルにカーソルをかぶせると、このように変更したユーザーとその内容、日時などがメモとしてポップアップ表示される。

 一方、自分が変更した個所をほかのユーザーも変更・保存していた(変更が競合している)場合は、次のダイアログが表示され、どの変更を保存するか選択できる。

自分の変更とほかのユーザーの変更が競合しているときに現れるダイアログ 自分の変更とほかのユーザーの変更が競合しているときに現れるダイアログ
自分が変更した個所を、ほかのユーザーも変更・保存していた場合、どの変更をExcelブックに保存するか、このダイアログで決定する必要がある。
  (1)変更の競合が見つかったセル。
  (2)自分が変更した内容。
  (3)これをクリックすると、自分による変更((2))が保存される。
  (4)ほかのユーザー(「島田広道弐」)が変更した内容。
  (5)これをクリックすると、ほかのユーザーによる変更((4))が保存される。
  (6)これをクリックすると、すべての競合個所にて自分による変更が保存される。
  (7)これをクリックすると、すべての競合個所にて、ほかのユーザーによる変更が保存される。

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