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» 2013年05月29日 10時00分 UPDATE

「企業向けDropbox」、Syncplicityの実力

スマートフォンやタブレット端末が普及するのにしたがい、オンラインストレージのサービスがさかんに使われるようになってきた。多様なデバイスで最新のファイルにアクセスできたり、複数の関係者と簡単にファイル共有できることは、生産性向上に大きく寄与する。しかしいくら便利でも、企業で使う場合にはコンシューマ向けのサービスというわけにはいかない。企業で使っても問題ないDropboxのようなサービスがあればいいのにと思ったなら、EMCのSyncplicityがまさにそれだ。

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 Dropbox、Evernote、Googleドライブ、SkyDrive……。個人が自己所有の複数の端末間で、ファイルを同期保存したり、他の人々と共有できるコンシューマ向けサービスの人気が急上昇している。なかには、「50GBまで無料」といったサービスもあり、個人にとっては非常に便利だ。だが、企業にとっては情報セキュリティ上の頭痛の種になってきている。

 こうしたファイル同期サービスを、社員が業務目的で利用することを禁止している企業は多い。それも当然だ。大部分のファイル同期サービスはデータ管理体制が不明だ。データ管理に問題がなかったとしても、アカウント情報が盗まれて不正にアクセスされる懸念がある。いずれにしても、社員がファイル同期サービスに保存した業務データが、社外に漏れることで、企業は大きな損害を被る可能性がある。

 ところが現実には、会社が禁じているにもかかわらず、社員が業務ファイルをコンシューマ向けファイル同期サービスに保存したり、社外とのファイル共有のためにこうしたサービスを使っているケースは多い。企業としてはどう対処すべきだろうか。社員は業務上必要だからこそこうしたサービスを使っているのであり、その利用を厳しく禁じても、問題は解決しない。

 最善の解決策は、信頼でき、セキュリティ機能も充実した、企業向けのファイル共有サービスを使うことだ。EMCジャパンがいち早く国内の組織に向けて本格展開する「Syncplicity(シンクプリシティ)」は、まさにこのためのサービスである。以下では、同サービスの特徴を、分かりやすく紹介する。

信頼性の高いサービスとして提供されるため、安心してすぐ運用開始できる

 Syncplicityは、ストレージ/情報管理分野のリーダー的存在であるEMCが運営するサービスだ。EMCは、暗号化に強いセキュリティ専業のRSAセキュリティを傘下に持つ。Syncplicityでもデータはすべて軍事レベルの暗号化が施され、データセンターはSSAE16 SOC2の監査を受けている。データの耐久性は99.9999999%だ。

 サービスであるため、企業が社内で同様な仕組みを構築・運用するよりも、はるかに手っ取り早く、低い初期コストですぐに利用開始できる。どうしても社外にデータを出したくないという場合は、EMCのファイルストレージ装置「EMC Isilon」、あるいは同じくEMCのオブジェクトストレージ「EMC Atmos」を社内に設置し、ファイル保存場所として使うことができる。こうした選択肢が提供されているのも、企業向けサービスならではといえる。

何よりも、社員にとって使いやすい

 コンシューマ向けファイル同期サービスと同じような使い勝手でなければ、社員は使ってくれない。Syncplicityは、まさにそういう使いやすさを実現している。

 まず、Windows、Mac、iPhone/iPad、Android、Windows 8 Tablet に対応したネイティブアプリが用意されている。ここまで幅広い端末対応は、コンシューマ向けサービスにも見られないのではないだろうか。アプリをインストールせずに、Webブラウザからアクセスすることもできる。

 例えばWindowsにSyncplicityのクライアントソフトウェアをインストールすると、Windowsデスクトップ上で、同期したいフォルダを選択して右クリックすることで、Syncplicityのメニューが出る。ここで[Add to Syncplicity]をクリックするだけで、このフォルダを同期の対象とすることができる。[Share with others]をクリックすれば、他のユーザー(同じ企業の登録ユーザー)あるいはグループと、そのフォルダを共有できる。社内のIT運用担当者にいちいち設定を依頼したり、許可を得る必要はない。

syncp01.jpg Syncplicityでは、同期・共有したいファイルを特定のフォルダに移動する必要はない。同期・共有したいフォルダを右クリックすれば設定できる

企業の運用担当者が、利用をきめ細かく制御できる

 Syncplicityは、企業での利用にふさわしい、さまざまな制御・管理機能を備えている。例えば次のような機能がある。

  • Syncplicityの認証を、社内のActive DirectoryやLDAPなどの社内認証基盤とSAMLで連携させることができる。つまり、社内のアカウントを使って、Syncplicityにシングルサインオンさせることができる。このため、パスワードの長さや更新間隔などの認証情報管理を、社内ポリシーに適合する形で行える。また、後述する各社員のSyncplicityの利用管理が、社内アカウントのユーザー名を使って行うことができる。
  • 管理者は、Syncplicityへの登録時に、どのユーザーにSyncplicityを使わせるかを制御することができる。いったん登録が終わった後も、ユーザー、フォルダ、グループ単位で利用状況の確認ができる。
  • Syncplicityを利用しているモバイル端末を紛失した場合に、管理者がそのモバイル端末上のSyncplicityデータを遠隔消去する機能がある。

社員の利便性向上にとどまらない活用方法も

 上記のような特徴を持つSyncplicityは、コンシューマ向けファイル同期サービスの代替手段として、社員の利便性と組織としてのセキュリティを両立できる。だが、それにとどまらない積極的な活用の可能性がある。

効果的な情報配布手段としての利用

 Syncplicityを使えば、最新版の情報ファイルを、関係拠点や関係社員に対してタイムリーにプッシュ配信することができる。一方向同期の設定にしておけば、不用意な改変も防げる。このように、多数の社員に対し、最新の情報を確実に利用させる必要がある場合、Syncplicityは非常に効果的な配布手段として使える。電子メールで配布するなどのやり方が、これに比べてはるかに劣ることは、一目瞭然だ。

 特に、営業関連ツールの一斉配布には便利だ。最新の価格情報や営業用パンフレットなどを、営業職全員に自動的に配布できる。営業担当者は基本的に社外で仕事をしているため、わざわざ会社にファイルを取りに戻ることや、いちいち最新の情報はどれかを確認するのは時間の無駄になる。いつでもどこでも最新の情報にアクセスできることは、効率的に動くために必要なことだろう。

柔軟な社内・社外を結ぶコラボレーションツールとしての利用

 上記のような、単一の情報を多数の社員に配布するといった使い方のほかに、場合によっては複数の部署にまたがるコラボレーションツールとしての使い方が可能だ。例えば自社製品のパンフレットを制作する場合に、製品担当者と販促物担当者、そして場合によっては社外のデザイナーや制作会社を巻き込んで、原稿やデザインの提出・チェックのための場をつくることができる。原稿チェックでは、ワープロソフトウェアの校閲機能がよく使われるが、Syncplicityでは、ファイル保存の競合が起こった場合に、2つを別のファイルとして保存するといった、ファイルレベルのバージョン管理機能を適用することも可能だ。

利便性の高い、簡易クライアントバックアップ手段としての利用

 クライアント端末のデータバックアップは、実施できるに越したことはない。しかし、なかなか実現できていないのが実情ではないだろうか。Syncplicityは、簡便なバックアップ手段として利用できる。管理者にとっては手間がかからず、エンドユーザーにとっては管理の自由度が高いので、双方にとってメリットが大きいといえそうだ。特にユーザーが端末を入れ替える際の作業の手間や時間が、大幅に削減できる。

情報流通プラットフォームに進化できる

 グローバルでの利用状況を見ると、最初は小規模で導入し、随時拡大して全社利用へというケースが多いようだ。大手ITベンダーの事例では、最初は設計図などを共有するためにIT部門の50人ほどで使い始め、それを約200人のIT部門全体へ拡大。その後、全社利用へと進んで、今では7000人で使っているというケースがある。

 米国の野球チーム、ボストン・レッドソックスでは、選手のスカウト担当者からの情報収集で、Syncplicityを使っている。スカウト担当者は、注目する選手のプレーを動画に収録、これを中央拠点に送信して、報告する必要がある。同チームでは、スカウト担当者にとってFTPよりも使いやすいファイル送信手段として、Syncplicityを選んだという。

 また、EMC DocumentumやマイクロソフトのSharePointなどのドキュメント管理製品との連携機能も提供しているため、これらの製品のユーザー企業にとっては利用しやすい。Documentumは製薬やプラント建設といった分野で利用されているケースが多い。設計図などを、関連ベンダーやプラントのオーナーとやり取りする場合に、Syncplicityを利用する事例がある。

 その他、多数のデバイスに対して自動的に一気に配信できることから、随時情報の更新が必要なサービスのプラットフォーム的な使い方もできるかもしれない。Syncplicityは、対応デバイスや新規機能などを積極的に追加しており、これからも新たな利用形態が生まれることだろう。

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提供:EMCジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:@IT 編集部/掲載内容有効期限:2013年6月28日

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