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» 2014年04月21日 18時00分 UPDATE

実践! IT資産管理の秘訣(4):ハードウェア管理台帳をダウンロードして今すぐ実践!〜IT資産管理の第一歩、現状把握の進め方〜 (1/3)

IT資産を確実・効率的に管理するツールは多数あるが、ツールで管理する元データが間違っているようでは何の意味もない。今回は、IT資産管理の前提であり要でもある現状把握のノウハウを徹底解説する。

[篠田仁太郎,クロスビート]
本連載「実践! IT資産管理の秘訣」のインデックス

連載目次

IT資産管理の前提条件とは

 適切なIT資産管理の構築・運用に必要なものは4つあります。

1.現状把握

2.運用ルール

3.組織教育

4.管理ツール

 この中で最も重要なものが現状把握です。「現状、どんな資産をどこで誰がどのように利用しているのか」「その利用状況は適切なのか」を正確に把握するプロセスが現状把握です。IT資産管理は、現状把握という基礎の上に運用ルールという柱を立て、それを管理ツールと組織教育で支えることで成立します。

ALT 図1 IT資産管理の仕組み

 どのように工夫をした運用ルールを導入しようとも、どんなに優れた管理ツールを導入しようとも、そもそも運用の元となるデータ(現状把握の結果)がいいかげんな状態では、マネジメントシステムのPDCAサイクルなど回るわけもありませんし、ライセンスコンプライアンスの維持など達成できるわけはありません。

 しかし、この現状把握というプロセスは、IT資産管理の導入の時だけのものであることと、やってみると思った以上に手間が掛かり厄介なものであることから、多くの組織では、中途半端な状態で終わらせてしまい、結果として適切なIT資産管理を実現できないという状態に陥ってしまいがちです。

 そして、本来は一度実施すれば良かったはずの作業負荷の高い現状把握を、セキュリティ問題やライセンスコンプライアンス問題が顕在化するたびに、何度も繰り返すことになります。

 確かに、正確性と網羅性を担保する必要のある現状把握は、対象資産の異動(ハードウェアであれば入れ替えや持ち出し、部門異動、使用者変更など。ソフトウェアとライセンスであれば、インストール/アンインストール、ライセンスの調達、アップグレード/ダウングレードなど)が頻繁にあり、一筋縄ではいかないものではありますが、それでも適切なプロセスで実施すれば、それほど厄介なものでもありません。

 今回は、実施すれば必ず何らかの壁に突き当たりやすい現状把握を突き破るためのベストプラクティスをご紹介します(現状把握のステップは、IT資産管理の目的を何にするかによっても変わってきますが、ここでは一般的に、情報セキュリティの維持・強化とライセンスコンプライアンスの2つに絞った場合についてお伝えします)。

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