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» 2014年09月18日 18時00分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:返信>(1):やりとりは1往復半で終わらせよう

「短く」「分かりやすく」「見やすい」ビジネスメールを書くための17のコツを、サンプルと共に紹介します。

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 効率の良いメールのやりとりは、「メールを出す」→「相手から返事が来る」→「それに対して返事をして終わる」です。「自分→相手→自分」の「1往復半」を心掛けましょう。

メールは「1往復半」で終わると効率的

 打ち合わせの日時を決める場合を考えてみましょう。

1 自分|この点について打ち合わせしたいと思います。

2 相手|打ち合わせの日時はどうしましょう?

3 自分|14日か15日はいかがですか?

4 相手|あいにく14日と15日は都合がつきません。

 これでは決定するのに何度もメールのやりとりをしなければなりません。次のように書くと「1往復半」で終わり、効率的です。

1 自分|打ち合わせの日時ですが、次にいくつか候補を挙げます。ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。

------------------------------

  • 9月16日(火) 午前10時から
  • 9月17日(水) 午後2時から
  • 9月19日(金) 午後3時から

------------------------------

2 相手|それでは次の時間でお願い致します。

> ・9月19日(金) 午後3時から

3 自分|早速のご返事ありがとうございました。

> それでは次の時間でお願い致します。
>> ・9月17日(金) 午後3時から

承知しました。午後3時にお待ちしております。

 相手から打ち合わせの提案があった場合にも、同じように1往復半を心掛けましょう。

1 相手|来週の都合の良い時間をお知らせください。

2 自分|次の候補のうちでしたら、いつでも構いません。

------------------------------

  • 9月14日(火) 午前10時から
  • 9月15日(水) 午後2時から
  • 9月17日(金) 午後3時から

------------------------------

ご都合の良い日時で決定していただいて結構です。

3 相手|それでは下記の日時でお願い致します。

> ・9月17日(金) 午後3時から

 「ご都合の良い日時で決定していただいて結構です。」というように書いておくと、相手から返信がきた段階で日時が決まります。


書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


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