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» 2014年09月25日 18時00分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:本文>(2):視点は「あなた」で伝えよう

丸い卵も切りようで四角――ビジネスメールのマナーを会得して、仕事をうまく進めましょう。

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 エンジニアが日々、仕事で使うメール。文章の書き方ひとつで、スムーズに仕事が進んだり、トラブルになったりします。

 あらゆるメールを書く上での基本は、相手の視点に立つことです。すると相手に負担をかけずにスラスラ読めるメールになり、あなたの好感度と信頼度が上がります。相手は迅速な行動をとり、仕事がうまく運ぶでしょう。

視点を「私」から「あなた」に変える

 書くという行為は自己中心的で一方的になりがちです。そのため、主観的だったり感情的になったり、逆に妙に遠慮がちになったりもします。

 視点を「私」から「あなた」に変えて書くと、メッセージがきちんと伝わるメールになります。

ポイント

  • 自己中心的でない
  • 感情的でない
  • 遠慮がちでない
  • 相手に負担をかけない
  • ていねい
  • 分かりやすい
  • 読みやすい
  • 返事が早い

 相手のことを考えると、次のような自分勝手な表現を避けられます。

悪い例:こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください。

良い例:ご多用のところ恐縮ですが、至急ご返事いただければ幸いです。

 相手のことを思って書くと、遠慮はしなくとも、次のように提案や要望をきちんと伝えられます。

良い例:勝手を言って申し訳ありません。午前中は社内会議がありますので、お打ち合わせの時間は午後1時以降にしていただければと思います。

 相手に負担をかけないようにメールを書くと、要点が明確に、分かりやすくなります。適当なところで改行したり、空白を設けたりすると、読みやすくなります。

 あなたがメールを送ってから数日たっても相手から返事がないと心配になるでしょう。相手も同じ気持ちです。それならば、メールで何か情報を受け取ったら、すぐに確認のメールを送った方がいいですね。

 質問などにすぐに回答できない場合は、メールを受け取ったことをすぐに返信し、回答日を知らせた方がいいでしょう。

 いつも相手への尊敬の念を持って書く。それがメール上達の一番の方法です。


書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


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