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» 2014年10月02日 18時00分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:返信>(3):メールの返信は何時間以内に送るべき?

ビジネスメールで「既読スルー」は問題外。では添付資料を受け取ったら、何時間以内に返信したらよいのでしょう?

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 エンジニアが日々、業務で使う電子メール。クライアントや協力会社から来た問い合わせのメールには、いつまでに返信したらよいのでしょうか?

 答えは24時間です。メールを受け取ってから、24時間以内に返信するように心掛けましょう。素早い行動は「仕事が早い、仕事ができる」という評価につながり、信頼度も上がります。返信が遅いと相手は、心配したり、邪推したり、不信感を抱いたりするものです。また、トラブルを招くこともあります。

 たいていの人はメールを出した後、1日くらいなら待てます。しかし2日や3日たっても返事が来なければ、不安を感じるものです。相手にネガティブな感情を抱かせないように、遅くとも24時間以内に返信する習慣を付けましょう。

 特に次のような場合は、24時間といわず、早めに返信したいものです。

  • 重要な内容を伝えられた
  • こちらが依頼した情報を受け取った
  • 資料などを添付ファイルで受け取った

返信例

資料を受け取りました。ありがとうございました。

添付ファイルは問題なく開いて見られました。

まずは、受け取り確認のみにて失礼します。

 検討や決定に日数がかかる場合もありますが、数日たってから返事を出すのでは遅過ぎます。取りあえず次のような返事を出しておきましょう。

返信例

お世話になっております。

メールを拝見致しました。

社内で検討し、今週末の12日(金)までには回答致します。

 メールを読んだことだけでも伝えたい場合は、次のように書くといいでしょう。

返信例

お世話になっております。

メールありがとうございました。

この件(詳細)については、あらためて返事致します。

 「確認待ち」「返事待ち」で業務が滞るのを防ぐためには、自らが率先して「24時間以内の返信」を行っていきましょう。


書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


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