「お願い」だけでは伝わらない：ビジネスマナー研修＜メール編：件名＞（4）

※この連載は「メール文章力の基本」（藤田英時著）の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

連載目次

　一日に数十〜100通以上のメールを受け取るエンジニアの皆さん、優先順位はどのようにして付けていますか？

　ビジネスのメールで最も工夫したいのが件名（Title）です。メールを開かなくても、件名で内容がすぐに分かるように具体的に書くことが大切です。すぐに読んでアクションを起こしてもらえるように、件名でしっかりとアピールしましょう。

　これらは最悪の例です。内容が全く分かりませんし、迷惑メールと間違われかねません。ひと目で内容が伝わる件名を付けるには、「何の件」「いつの件」「自分がしたいこと」「相手に求めていること」などを具体的に表現することです。

　お互いが分かる「キーワード」や「固有名詞」、「日時」や「数字」などを努めて入れるようにしましょう。相手はピンときます。

　こちらが相談や報告をしたい場合は「ご相談」「ご報告」を、相手に確認してもらいたいなら「ご確認」などを付け加えましょう。また、件名があまり長いと分かりづらくなります。

　このように件名の頭に【お知らせ】が付いていると、分かりやすくなります。なお、【重要】や【至急】と付けた件名を見かけますが、それだけだと迷惑メールによくあるパターンなので、次のように書くと良いでしょう。

　それでは冒頭の最悪の件名は、どう書けばいいでしょう。

　最初の例のように「〜確認のお願い」など、相手にしてほしいことを意識して件名を書くのも効果的です。

　添付ファイルを送る場合など、誰から来たものかを明確にしたい場合は、件名の最後に送信者の名前を追加します。

　具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書いた後に、その内容を表す件名を付けると良いでしょう。それを何度か繰り返すと、メールの内容を的確に表現した件名が書けるようになります。

書籍紹介

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社　1300円（税別）

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。