連載
» 2014年10月09日 18時00分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:件名>(4):「お願い」だけでは伝わらない

「お願い」とだけ件名に書かれているメールは、スパムなのか仕事の用件なのかが分かりません。後回しにされずに読んでもらうための件名の付け方とは?

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 一日に数十〜100通以上のメールを受け取るエンジニアの皆さん、優先順位はどのようにして付けていますか?

 ビジネスのメールで最も工夫したいのが件名(Title)です。メールを開かなくても、件名で内容がすぐに分かるように具体的に書くことが大切です。すぐに読んでアクションを起こしてもらえるように、件名でしっかりとアピールしましょう。

お願い

先日のお礼

打ち合わせの件

 これらは最悪の例です。内容が全く分かりませんし、迷惑メールと間違われかねません。ひと目で内容が伝わる件名を付けるには、「何の件」「いつの件」「自分がしたいこと」「相手に求めていること」などを具体的に表現することです。

悪い例

議事録をお送りします

良い例

販促会議(10月26日)の議事録をお送りします

 お互いが分かる「キーワード」や「固有名詞」、「日時」や「数字」などを努めて入れるようにしましょう。相手はピンときます。

普通の例

新製品販促の内容

良い例

新製品販促の内容についてのご相談

 こちらが相談や報告をしたい場合は「ご相談」「ご報告」を、相手に確認してもらいたいなら「ご確認」などを付け加えましょう。また、件名があまり長いと分かりづらくなります。

普通の例

ビジネスメールの作法に関する2010年度のアンケート調査の結果をお知らせします

良い例

【お知らせ】ビジネスメール作法の調査結果(2010年度)

 このように件名の頭に【お知らせ】が付いていると、分かりやすくなります。なお、【重要】や【至急】と付けた件名を見かけますが、それだけだと迷惑メールによくあるパターンなので、次のように書くと良いでしょう。

【重要事項】新規プロジェクトの費用概算

【至急ご確認】製作スケジュールの変更箇所

 それでは冒頭の最悪の件名は、どう書けばいいでしょう。

お見積書(4月15日付け)確認のお願い

10日の講習会ご参加のお礼

プレゼン資料作成の打ち合わせ日時

 最初の例のように「〜確認のお願い」など、相手にしてほしいことを意識して件名を書くのも効果的です。

 添付ファイルを送る場合など、誰から来たものかを明確にしたい場合は、件名の最後に送信者の名前を追加します。

普通の例

ご依頼のお見積書をお送りします

良い例

ご依頼の見積書をお送りします(@ITシステム・田中)

 具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書いた後に、その内容を表す件名を付けると良いでしょう。それを何度か繰り返すと、メールの内容を的確に表現した件名が書けるようになります。

書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


Copyright© 2017 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

TechTargetジャパン

この記事に関連するホワイトペーパー

RSSについて

アイティメディアIDについて

メールマガジン登録

@ITのメールマガジンは、 もちろん、すべて無料です。ぜひメールマガジンをご購読ください。