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» 2014年12月04日 18時00分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:本文>(12):メールの目的は、最初に書くべきか?

メールの目的は、最初にビシッと書くべきか、最後にガツンと念を押すべきか?

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(日本実業出版社刊、藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 協力会社や社内メンバーに用事があって送るメールでは、「目的や理由」を本題に入る前に一文で伝えましょう。相手はメールの概要をすぐにつかめるので、その後の本文の内容がスムーズに頭に入ります。

悪い例

先日、営業会議が開かれ、貴社のご提案に関していろいろと意見が出ました。内容と時期の点ではこれといった問題はありませんでしたが、価格の点で賛否が分かれ……(以降省略)

良い例

貴社のご提案についての弊社の検討結果をお知らせ致します。先日の営業会議にて、次のような結論に達しました。

  • 内容と時期は問題ありません。(以降省略)

 悪い例のようにメールの冒頭から長い文章が続くと、相手はどのような意図のメールかがよく分かりません。良い例のように、前置きでメールの目的を一文で伝えるとはっきりします。他にも一文で伝える例を挙げましょう。

  • 新製品の販売促進の件で、ご相談があります。
  • 新規プロジェクトについて、ご提案致します。
  • お見積書の内容に関して、ご説明致します。
  • 先ほどの補足説明です。
  • 先ほどのメールの追伸です。

 メールの目的を簡潔に伝えた後、確実に早めに相手から返事をもらいたい場合は、次のようにその旨を伝えます。

  • ご多用のところ恐縮ですが、ご返事を頂ければ幸いです。
  • お手数ですが、折り返しご返事を頂きたくお願い申し上げます。
  • それでは、ご回答をお待ちしております。

 これで相手はメールの概要が分かり、本文の内容がスラスラと頭に入ってきます。また、このメールを読んで、どのような対応をすればよいかが分かります。「読むだけでいい」「検討して返事が必要だ」などを考えて読めるからです。

書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


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