連載
» 2014年12月11日 19時30分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:本文>(13):結論と理由は、どちらを先に書けば良いのか?

メールは、結論→理由→詳細の順に書くと良い。ラブレターなら「好きだ(結論)」→「なぜなら(理由)」→「どんなところが(詳細)」?

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(日本実業出版社刊、藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 社外の顧客や協力会社などに送るビジネスメールは、結論から先に述べることが重要です。状況や理由から書くと、要点が早く正確に伝わらないからです。「結論→理由→詳細」の順に書くと、すっきり明確になります。

 「異業種交流会への誘い」への返信を例に書き方を考えてみましょう。

悪い例

当日の午前中は社内での会議、午後は得意先でのプレゼンが控えております。夕方以降も社に戻って残業しなければなりません。都合がつきそうにありませんので、今回は参加できません。

良い例

今回は残念ながら参加できません。 ←結論

仕事がつまっており都合がつかないためです。申し訳ございません。 ←理由

当日の午前中は社内での会議、午後は得意先でのプレゼンが控えております。夕方以降も社に戻って残業しなければなりません。 ←詳細

 「相手が最も知りたいこと」を意識して書く習慣を付けましょう。

書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


Copyright© 2017 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

TechTargetジャパン

この記事に関連するホワイトペーパー

RSSについて

アイティメディアIDについて

メールマガジン登録

@ITのメールマガジンは、 もちろん、すべて無料です。ぜひメールマガジンをご購読ください。