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» 2014年12月17日 19時00分 UPDATE

Tech TIPS:PC版Gmailで、メール返信時にデフォルトで全員に返信されるようにする

PCのWeb版Gmailでメールに返信しようとすると、その送信先は元のメールの送信者だけに限られる。他の受信者も含めて全員に返信されるように、デフォルトの挙動を変更するには?

[島田広道,デジタルアドバンテージ]
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対象サービスとソフトウェア:Google Gmail、Google Apps、Windows/Mac OS X/Linuxなどのデスクトップ版Webブラウザー
Android版Gmailアプリでの操作方法については、次の記事を参照していただきたい。



解説

 Gmailで届いたメールに返信しようとして返信ボタンをクリックすると、デフォルトで元の送信者だけに返信される。元のメールの送信先(To:フィールドおよびCc:フィールド)に自分以外のメールアドレスが指定されていても、その人たちに返信メールは送られないということだ。

 もし、元の送信者だけではなく、元のメールを受け取った受信者全員にも返信したいなら、「全員に返信」という選択肢を明示的に選ぶ必要がある。

PC版Gmailでメールに返信するときの送信先(その1 PC版Gmailでメールに返信するときの送信先(その1
これはWindowsのWebブラウザーでGmailを開き、複数の受信者宛に送信された1通のメールを表示したところ。
  (1)これが返信ボタン。手間なくクリックできる位置にある。
  (2)[全員に返信]をクリックすると全受信者へ返信できる。しかし、それには一番下までスクロールしなければならず、特に長文のメールへの返信だと手間がかかる。この他にも、(1)右脇の「▼」ボタンをクリックして[全員に返信]を選べるが、やはり(1)より余分な操作が必要だ。
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PC版Gmailでメールに返信するときの送信先(その2) PC版Gmailでメールに返信するときの送信先(その2)
これは1つ前の画面で(1)をクリックした後に表示される返信メールの画面。
  (3)送信先には元のメールの送信者だけが記載されていて、他の受信者は見当たらない。つまり、元の送信者だけに返信されることが分かる。

 だがビジネスシーンだと、周知徹底や事後の確認といった理由から、メールのやりとりに参加している全員に「Cc:」で返信する方が、むしろ多いのではないだろうか。だとすると、「全員に返信」がデフォルトになっている方が、返信時の手間は少なくて済む。

 そこで本稿では、デフォルトの返信先を全員にするための設定変更手順を説明する。対象はPC版Gmail、すなわちWindowsやMac OS X、Linuxなどのデスクトップ版Webブラウザーで利用できるGmailとする。

 Android版Gmailアプリで同じ設定をするには、次の記事を参照していただきたい。

 iPhone版Gmailアプリ(Ver. 3.x)の場合、必ず返信時に送信者か全員か、どちらかを選択する必要がある。つまりデフォルトの挙動を設定することができない。

操作方法

 PC版Gmailでデフォルトの返信先の設定を変更するには、画面右上の歯車を模したメニューボタンから[設定]をクリックし、[全般]タブの「返信時のデフォルトの動作」欄にある[全員に返信]を選ぶ。

PC版Gmailでデフォルトの返信先を「全員」に変える(その1) PC版Gmailでデフォルトの返信先を「全員」に変える(その1)
これはWindows版Google ChromeブラウザーでGmailを表示したところ。
  (1)このメニューボタンをクリックする。
  (2)[設定]をクリックして、次へ進む。
次へ
PC版Gmailでデフォルトの返信先を「全員」に変える(その2) PC版Gmailでデフォルトの返信先を「全員」に変える(その2)
  (3)[全般]タブを選ぶ。
  (4)下にスクロールして「返信時のデフォルトの動作」欄を見つけ、[全員に返信]を選んで、次へ進む。
次へ
PC版Gmailでデフォルトの返信先を「全員」に変える(その3) PC版Gmailでデフォルトの返信先を「全員」に変える(その3)
  (5)下にスクロールして、[変更を保存]ボタンを見つけたらクリックする。これで元の画面に戻る。

 これで設定は完了だ。

 以後は返信ボタンをクリックすると、Cc:フィールドに他の受信者が記入され、元の送信者を含む「全員」に返信されるようになる。

デフォルトの返信先を「全員」とした後でメールに返信する デフォルトの返信先を「全員」とした後でメールに返信する
  (1)返信ボタンの矢印アイコンが二重になっている。これが「全員」を表している。これをクリックする。
  (2)(1)によって起稿された返信メールのCc:フィールド欄。他の受信者が表示されている。つまり、元の送信者だけではなく他の受信者にも、この返信メールが送付されることが分かる。

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