相手によって変えてもよいのは？：ビジネスマナー研修＜メール編：署名（シグネチャー）＞（15）

※この連載は「メール文章力の基本」（日本実業出版社刊、藤田英時著）の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

連載目次

　メールの末尾に付ける「署名」には、自分が書いた証明となり、メールの終わりを示し、連絡先を知らせるという役割があります。相手によって名前、勤務先、住所、電話番号などを含めた標準的なものとシンプルなものを使い分けると良いでしょう。

　署名は自分のフルネームと勤務先の連絡先を過不足なく入れたものが標準的で、一番好まれます。なぜなら相手が電話連絡や資料などを郵送するときに、名刺を探さなくても連絡先がすぐに分かるからです。

　名前の読み方が難しい場合は「ひらがな」も付けておきましょう。相手があなたに何かを送付するケースを想定すると、郵便番号もあると親切です。また、緊急時の連絡用として携帯電話の番号を入れておくのもいいでしょう。ただし、あまり長い署名は冗長な印象を与えますので気を付けましょう。

　署名は標準的なものだけでなくシンプルなものも用意しましょう。社外向けと社内向けの2つあると便利です。

　何度もメールをやりとりする相手には、シンプルな署名の方が適しています。外部の人に対しても、メールの全文を引用するやりとりが続く場合は、2回目以降からシンプルな署名を使うとすっきりします。

　上記の「長い署名」左記のように、自社製品の宣伝やキャッチフレーズなどを入れた署名は、好まない人が多いようです。「日経パソコン 2009年6/22号」（日経BP社）のアンケートによれば、「勤務先の宣伝も記載した署名が適切」と答えた人はわずか4パーセントでした。

書籍紹介

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社　1300円（税別）

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。