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» 2015年01月15日 18時00分 UPDATE

ビジネスマナー研修<メール編:確認>(17):メール送信、その前に?

エンジニアが日々仕事で活用する電子メール。今回は凡ミスを防ぐための簡単なテクニックを伝授します。

[藤田英時,@IT]

※この連載は「メール文章力の基本」(日本実業出版社刊、藤田英時著)の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

ビジネスマナー研修<メール編>のインデックス

連載目次

 クライアントに送ったメールに添付ファイルを付け忘れた!――このような凡ミスを防ぐためにも、メールを書いたら送信前にチェックする習慣を付けたいものです。

 メールを書き終わってもすぐには送信せずに、いったん「送信トレイ」に置いて読み返しましょう。送信後に間違いがあったら取り返しがつきません。少しの見直し作業があなたの身を助けるのです。

 「送信トレイ」に置くと、相手が読むときと同じように表示されます。それを見ながらチェックしましょう。次の点がポイントです。

  • 誤字や脱字はないか?
  • 要点を明確に伝えているか?
  • 読みやすく、分かりやすいか?
  • 変なところで改行されていないか?
  • 書き忘れたことはないか?
  • 添付ファイルは付けているか?

 かな漢字変換での誤変換はつきものなので注意しましょう。特に相手の氏名を間違えると大変です。変換が難しい氏名は、相手のメールの署名からコピーして貼り付けると間違いが少なくなります。

書籍紹介

メール文章力の基本

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社 1300円(税別)

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。


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