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» 2015年05月22日 05時00分 UPDATE

Tech TIPS:Excelでプルダウンリスト(ドロップダウンメニュー)を作成して入力効率をアップする

Excelであらかじめ入力するデータが決まっているような場合は、プルダウンリストを作成しておくと入力効率をアップできる。半角と全角が混じってしまうような入力ミスも防げる。本稿では、プルダウンリストを作成する方法を紹介する。

[小林章彦,デジタルアドバンテージ]
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対象ソフトウェア:Excel



解説

 Excelであらかじめ入力するデータが決まっているような場合は、いちいちその項目を手動でキー入力するのではなく、プルダウンリスト(ドロップダウンメニュー)を作成しておくとよい。決まったリストの中から1つを選択するようなセルなら、プルダウンリストから選択すれば入力が簡単になるし、半角と全角の文字が混じってしまうような入力ミスも防げる。全角や半角、スペースの有無などの“入力の揺らぎ”があると、正しく集計できなかったり、フィルター機能で抽出した際に正しい結果が得られなかったりすることになる。

 本TIPSでは、プルダウンリストを作成する2種類の方法を紹介する。ここではExcel 2013を例にしているが、他のバージョンのExcelでも同様の方法でプルダウンリストが作成可能だ。

操作方法

●ダイアログボックスでリストを設定する方法

 プルダウンリストを設定したいセルを選択し、[データ]タブで[データの入力規則]をクリックする。すると[データの入力規則]ダイアログが開くので、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」にリストに入れたい項目を「,(半角カンマ)」区切りで入力する。例えば、「1」「2」「3」「4」をプルダウンリストから選択できるようにする場合には、「1,2,3,4」と入力する。

セルにプルダウンリストを設定する セルにプルダウンリストを設定する
[データ]タブを開き、ドロップダウンリストを設定したいセルを選択後、[データの入力規則]をクリックする。なお選択するセルは、空白セルである必要はなく、「選択してください」などの説明を入力しておいてもよい。
  (1)[データ]タブを選択する。
  (2)ドロップダウンリストを設定したいセルを選択する。
  (3)[データの入力規則]をクリックする。

[データの入力規則]ダイアログでプルダウンリストを設定する [データの入力規則]ダイアログでプルダウンリストを設定する
[データの入力規則]ダイアログを開き、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」にリストに入れたい項目を「,(半角カンマ)」区切りで入力する。
  (1)[設定]タブを選択する。
  (2)「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。
  (3)「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確認する。
  (4)「元の値」にリストに入れたい項目を「,(半角カンマ)」区切りで入力する。

 これで[OK]ボタンをクリックすれば、プルダウンリストを設定したセルの横に[▼]のマークが付き、プルダウンリストから選択可能であることが示される。デフォルトの値や部署名といった入力項目を示す文字を表示したセルに対してプルダウンリストを設定する場合は、事前にその文字をセルに入力した上で、プルダウンリストを設定すればよい。

設定されたプルダウンリスト 設定されたプルダウンリスト
設定したセルの右側に[▼]のマークが付き、プルダウンリストがあることが示される。[▼]をクリックすると、画面のようにプルダウンリストが表示され、そのリストから入力項目が選択可能になる。
  (1)プルダウンリストを設定したセルには[▼]のマークが付く。この例では、最初にセルに「選択してください」と入力している。
  (2)[▼]のマークをクリックするか、[Alt]+[↓]キーを押すと、プルダウンリストが表示される。

●別のセルやシートにリストのデータを用意する方法

 リストが少ない場合は、直接ダイアログボックスに指定するのが楽だ。しかし都道府県や東京23区などの項目が多いプルダウンリストを、ここに入力して作成するとなると、間違えや抜けを起こしやすく、編集もしにくい。このように項目が多いような場合は、別のセルやシートにリストを作成し、そこを選択するようにするとよい。

 事前に別のセルやシートにリストを作成しておく。その後、プルダウンリストを設定したいセルを選択し、[データ]タブで[データの入力規則]をクリックする。[データの入力規則]ダイアログが開くので、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」を選択後、リストにしたい項目が入力されたセルを選択すればよい。

別のセルやシートのデータを「元の値」に設定する 別のセルやシートのデータを「元の値」に設定する
事前に別のセルやシートにリストにしたいデータを用意しておく(画面では同じシート上にデータを用意しているが、別のシートでもよい)。[データの入力規則]ダイアログの「元の値」にリストを設定した場合と同様、[データの入力規則]ダイアログを開き、「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確認する。「元の値」にリストを直接入力する代わりに、事前に用意したセルを選択する。すると、それらのセルの値が、リストの項目となる。
  (1)「元の値」の入力欄をクリックする。
  (2)別のセルやシートのデータを選択する。この例なら、「北海道」のセルをクリックし、マウスのボタンを押したまま、県名リストの最後までドラッグすればよい。


 項目を変更したり、追加したりする場合は、対象となるセルを選択してからもう一度[データの入力規則]ボタンをクリックして[データの入力規則]ダイアログを開く。そして「元の値」に入力したリストを編集したり、別のセルやシートで作成したリストを編集すればよい。

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