Special
» 2016年02月23日 10時00分 UPDATE

私たちの「脱・Excel」〜新人女子社員がやってみたクラウドBI(1):芹澤、Excelの使い過ぎで心が折れそうな私たちをOracle Data Visualization Cloud Serviceで救う (1/3)

「誰も加工・修正ができないマクロが仕込まれた業務データ」「一覧性のない資料」「使い手のITスキルに依存するデータ管理」……。 どうすれば、企業にはびこる「Excelの使い過ぎ」による不幸を改善できるのでしょうか?

[PR/@IT]
PR

それは「仕事のあるある」じゃない

 ちょっとした集計や資料作成にとっても便利なのがExcel。でも、みんなが使い過ぎて、便利なはずがややこしくなるって、少なくないですよね。今までも「Excelいらず」なんていう触れ込みのツールはたくさんあったけれど、使いにくかったり、難しかったりしました。結局、どの職場も大事な情報が詰まったExcelファイルをいっぱい管理していることと思います。

 でも、そのExcelが、私たちのやる気や元気や思いやりの心をじわじわ削っていたりしませんか? 例えばこんな話、よく考えると「仕事のあるある」じゃなくて、Excelを使い過ぎた時に発生する悲しいお話なのです。

 何を隠そう、私たち日本オラクルの社内でも残念ながら少し前まで「ありがち」だった事柄なんです。道具を導入しただけで業務の何が変わるのか、触れてみるまでは半信半疑だったところもありますが、今では業務のムダが改善され、さらに若手の人材が全体像をよくつかめるようになっています。

 この連載では3回に分けて、業務カイゼンや全体最適のための環境の作り方を、私たちの実体験を基にお伝えしていきます。登場人物は私、芹澤歩と斎藤・新井の3人です。

image01_mh.gif

こんにちは! 日本オラクルの芹澤歩(せりざわ あゆむ)です。私たち日本オラクルではインフラから業務アプリケーションまで、お客さまが必要とするクラウドサービスをフルスタックでご提供しています。もちろん、私たちも業務で本当に使っています。

中でも、クラウド型のBIツールは私たちの業務を現在進行形で大きくカイゼンしてくれています。社内で一早く利用した私がOJT形式で使い方を紹介していきます。

image02_mh.gif

日本オラクル入社1年目の斎藤さち子(さいとう さちこ)です。「クラウド・カスタマーコンシエルジェ」として、自社製品、他社製品含めお客さまのIT資産の最適化をお手伝いしています。IT資産の資料はExcelでチェックすることがほとんど。目がチカチカする日々の業務です。

image03_mh.gif

日本オラクル入社1年目の新井由紀(あらい ゆき)です。マーケティング業務を担当しています。大切なお客さまとのつながりをきちんと把握して、より多くの方に私たちの製品やサービスを伝えるお仕事をしています。実務ではやはりExcelを使うことがほとんどです。BIが使えるようになれば、今まで以上の洞察が得られるようになると期待しています!

ケース1:ダメマクロだけを置いて旅立った部長

image04_mh.gif

斎藤 ぎゃー。

芹澤 斎藤ちゃん、どうしたの?

斎藤 せ、せん、ぱい。もうだめです。このExcelシート、項目名がバラバラ過ぎて、こちらのシートと集計できませんー。さっき部長に相談したらオレオレ感が満載な集計マクロを組んでくれたみたいなんですけど、むしろ基データがおかしくなって、私もうムリー。

芹澤 ん。ちょっと見てみようか。

芹澤 ん、んーーー!? とっても残念だけど、このマクロ、部長のデスクトップにあるExcelファイルを参照しているよ……。

image05_mh.gif 無残に部長のデスクトップのファイルを開こうとするマクロ(画像はイメージです)

芹澤 部長から参照しているファイルをもらえば動くかもしれないけど、部長、今日から金沢出張だって言っていたから、帰ってくるまで作業できないねー。何を参照してるかが全然分からないもの。

ケース2:形式がまちまちで集計できない

image06_mh.gif

新井 あー、また壊れたーー。。

芹澤 あ、新井さん!? いろんな意味で壊れちゃった?

新井 私は壊れていません!!

芹澤 そ、そっか。

新井 そんなことより、今度のキャンペーン施策提案に向けた資料を作成中なのですが……。実績資料ファイルの形式が担当者によってまちまちで、過去の実績を集計できそうにありません!

image007_mh.gif よく見ると同じものがいろんな名前で登録されていて、集計すらままならない。

芹澤 キーっ。項目名の変更を頑張らないと整理できないわね……。ここは仕方がないけれど、この数千行を全て目視でセルを書き換えていくしか方法がないかも……。

ケース3:IT苦手さんのいる組織に潜むワナ

斎藤 ピエーっ!

芹澤 斎藤さん! 今度はどうしたの?

斎藤 部長が帰るまで、時間ができたので、ファイルサーバの共有フォルダに置いてある別のシートを編集しようと思ったんです。それなのに、誰かがファイルを先祖返りさせてしまったみたいで……。いま、ローカルにコピーしちゃったので手元の最新データを上書きしちゃったんです。これ、作成するのに2日もかかったのに! 2日も! 

芹澤 ちょ。このフォルダ、最新版っぽいファイルが4つもあるじゃないの。

image08_mh.gif 最新版が4つも?

斎藤 このファイルを業務で使っている人の中にファイル管理が苦手な人がいるみたいで、どんどん名前が変わっていくんですよね。ちょっと前の最新版だと信じていたデータが、その人のせいでうんと先祖返りして保存されちゃったみたいなんです。「最終更新時間」すら手掛かりにならないのです。

芹澤 それはそれでちょっとだめだよ……。

 「誰も加工・修正ができないマクロが仕込まれた業務データ」「一覧性のない資料」「使い手のITスキルに依存するデータ管理」……。 どうすれば、企業にはびこる「Excelの使い過ぎ」による不幸を改善できるのでしょうか?

 使命に燃えた芹澤歩は、意を決して職場中の技術に明るい人材にヒアリングを行った。三日三晩、昼も夜もそのことだけを考えて。

       1|2|3 次のページへ

Copyright© 2017 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:日本オラクル株式会社
アイティメディア営業企画/制作:@IT 編集部/掲載内容有効期限:2016年3月14日

Amazonギフト券が当たる!

オラクル製品に関するアンケートを実施中。回答された方から3名様にAmazonギフト券が5000円分プレゼント!

RSSについて

アイティメディアIDについて

メールマガジン登録

@ITのメールマガジンは、 もちろん、すべて無料です。ぜひメールマガジンをご購読ください。