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» 2016年03月11日 05時00分 UPDATE

新社会人の必須知識 「Excel ピボットテーブル」超入門(2):初めてでも今すぐ実践できる、ピボットテーブルの作り方 (1/3)

Excelを通じて、「ピボットテーブル」の基礎を学び、データ分析を実践するまでを習得する本連載。今回は、データの整理方法から、ピボットテーブルを作成するまでの初歩テクニックを図解付きで解説する。

[薬師寺国安,PROJECT KySS]
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 本連載は、今後のビジネスに必須とされる「データ分析」の第一歩を踏み出してもらうために、Excelを通じた「ピボットテーブル」をまずマスターすることを目的にする。Microsoft Excel 2013(以下、Excel)を使って、ピボットテーブルを実務で応用していくためのノウハウを紹介していく。

 前回は、「ピボットテーブルとは何か」と「どういったことができるのか」の基礎を解説した。今回は、実際にピボットテーブルを作成していく手順を一から学んでいこう。

リストデータを作成するときの注意点

 事前準備として、第1回目「ピボットテーブルとは何か──そもそも何ができる機能?」図1で示した「売上一覧表」のリストデータを、Excelで適当に作成してほしい。

photo 図1 リストデータ(の見本)

 リストデータの作成において注意してほしいのは、「空白行」と「空白列」を入れないことだ。例えば空白行があると“ここで終わり”と識別され、空白の行から下のデータが集計されなくなる。文字列の前や後ろに余計な空白(スペースなど)が入らないようにもしてほしい。

 この他に、リストデータの表記揺れにも気を付けよう。例えば、同じ製品だとしても、漢字/かな/英字や全角/半角などの表記が混在していると、別のものと見なされて正しい集計結果が得られない。

 今回の見本のような数十件程度のリストデータならば目視でチェックできるが、数千、数万単位になると目視では困難だ。まずは、そのときに便利に使える「テーブル」機能を紹介しよう。

「テーブル」機能の使い方

 例えば、商品名に全角と半角が混じったリストデータになっていたとしよう(図2)。

photo 図2 半角文字列のデータが混じったリストデータ

 この状態でピボットテーブルを作成すると、同じ項目の「ノートPC」「デスクトップパソコン」のつもりでも、全角と半角で「別の項目」として集計されてしまう(図3)。

photo 図3 同じ製品でも、半角と全角の違いで別の項目として扱われてしまう

 では、どう回避するか。[Ctrl]+[F]のショートカットキーによる置換機能を使い、全角に統一するのが一般的だ。Excelを使いこなしている人ならば、JIS関数を使って置換する方法もある。今回はピボットテーブルに関連した方法として、テーブル機能を使って置換していく。テーブルとは、データの抽出や並べ替え、集計などの操作を簡単にする、リスト形式のデータを効率よく管理するための機能だ。

 早速実践していこう。まず、標準状態である「セル範囲」のリストデータを、「テーブル」に変換する。なお、テーブルは標準状態の「セル範囲」に戻すこともできるので安心してほしい(方法は後述する)。

 半角混じりのリストデータのいずれかのセルを選択した状態で、「挿入」タブ→「テーブル」を選択する(図4)。

photo 図4 リストデータを「テーブル」に変換する

 「テーブル作成」のダイアログボックスが表示される(図5)。対象としたい範囲(リストの全域)を指定し、「OK」をクリックすると、リストデータがテーブルに変換される(図6)。

photo 図5 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示される
photo 図6 リストデータが「テーブル」に変換された。項目名のセルにフィルターボタン[▼]が出現した

 「商品名」項目のフィルターボタン[▼]で表示されるメニューから、半角が含まれる商品名にチェックを入れる(図7)と、半角が含まれるデータだけが抽出される(図8)。

photo 図7 半角が含まれるデータにチェックを入れる
photo 図8 半角のデータだけが抽出された

 これで修正しやすくなっただろう。前述のように置換機能などを使って、全角に修正してほしい。修正が済んだら、フィルターボタン[▼]のメニューから「全て選択」にチェックを入れると、全角で統一されたデータに仕上がったことが分かる(図9)。これで、誤った集計結果が表示されることはない。

photo 図9 データが修正された

 元のセル範囲スタイルに戻すには、「デザイン」タブ→「範囲に変換」を選ぶ(図10)。ただし、1行おきに付いたセルの色は残る。これはこれで表として見やすいが、書式設定の解除は、「ホーム」タブ→「クリア」→「書式のクリア」で行える。

photo 図10 テーブルを通常のセル範囲に戻すには「範囲に変換」を選ぶ
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