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» 2017年05月24日 05時00分 UPDATE

Tech TIPS:Gmailの「アーカイブ」と「ミュート」の違い

Gmail独特の機能である「アーカイブ」と「ミュート」の違いを解説する。どちらも「受信トレイ」からメールを整理(非表示)にする機能だが、その違いはどこにあるのだろうか。また各OSでメールを「アーカイブ」/「ミュート」する方法についても紹介しよう。

[小林章彦,デジタルアドバンテージ]
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連載目次

対象:Gmail(Windows OS/macOS/Android/iOS)


 Gmailには、一般的なメールシステムと異なり、メールを削除せずに受信トレイを整理する方法として「アーカイブ」と「ミュート」の2種類がある。「アーカイブ」も「ミュート」も、受信トレイのメールを非表示にすることは同じだが、返信されたメールの扱いに違いがある。

●アーカイブ

 アーカイブされたメールに返信があると、そのメールは受信トレイに再表示される。

Gmailでメールをアーカイブする Gmailでメールをアーカイブする
Gmailでメールを開く((1))か、受信トレイなどでメールを選択して、上部の[アーカイブ]アイコン((2))をクリックする。すると、そのメール(スレッド)が受信トレイで非表示になる。

アーカイブしたメールスレッドに返信が届いた場合の受信トレイ アーカイブしたメールスレッドに返信が届いた場合の受信トレイ
アーカイブしたメールスレッドに返信が届くと、自動的にアーカイブしたメールスレッドが受信トレイ((1))に戻される。

 アーカイブするということは、内部的には「受信トレイ」というラベルを削除することに相当する。

●ミュート

 ミュートされたメールは、それに返信があっても受信トレイには再表示されない。例えば、複数人でメールをやりとりしている場合、そのスレッドをミュートにしておくと自分宛てではないメールは受信トレイに表示されない。直接、自分宛てのメールについては、サブジェクトの前に[ミュート]という表記が付いた状態で受信トレイに表示されるようになる。

Gmailでメールをミュートする Gmailでメールをミュートする
Gmailでメールを開く((1))か、受信トレイなどでメールを選択して、上部の[その他]アイコン((2))をクリック、メニューで[ミュート]((3))を選択する。すると、そのメール(スレッド)が受信トレイで非表示になる。

ミュートしたメールスレッドに返信が届いた場合の受信トレイ ミュートしたメールスレッドに返信が届いた場合の受信トレイ
メールスレッド((1)(2))をミュートすると、スレッドに[ミュート]((3))のラベルが付けられる。ミュートしたメールスレッドは、自分に宛てた以外のメール((4))が届いても、受信トレイに表示されない。ただし、自分宛てのメールについては、ミュートしていても、受信トレイに表示される。

 ミュートするということは、内部的には「受信トレイ」というラベルを外して、「ミュート」というラベルを追加することになる。

 ただし「アーカイブ」も「ミュート」も、受信トレイに表示されなくなるだけで、「すべてのメール」には存在しているので、「すべてのメール」で一覧したり、検索したりすることは可能である。

 各OSでメールを「アーカイブ」/「ミュート」する方法は、以下の通りだ。

Windows OS/macOSの場合

●メールをアーカイブする方法

  1. WebブラウザでGmailを開く。
  2. アーカイブしたいメールを開くか、メールの左側にあるチェックボックスをチェックする。
  3. ページ上部の[アーカイブ]ボタンをクリックする。

 なおキーボードショートカットが有効になっている場合は、[e]キーで選択しているメールをアーカイブできる。

●メールをミュートする方法

  1. WebブラウザでGmailを開く。
  2. ミュートしたいメールを開くか、メールの左側にあるチェックボックスをチェックする。
  3. ページ上部の[その他]ボタンをクリックし、メニューから[ミュート]を選択する。
Gmailでメールをアーカイブ/ミュートする Gmailでメールをアーカイブ/ミュートする
Gmailの受信トレイなどでメールを選択((1))する。表示されているメール一覧を全て選択する場合は、ここ((2))にチェックを入れる。アーカイブする場合は、[アーカイブ]アイコン((3))を、ミュートする場合は、[その他]アイコン((4))−[ミュート]((5))を選択する。

 なおキーボードショートカットが有効になっている場合は、[m]キーで選択しているメールをアーカイブできる。

 なお「アーカイブ」を解除するには、「すべてのメール」にある戻したいメールをチェックし、[受信トレイに移動]ボタンをクリックすればよい。「ミュート」を解除するには、「すべてのメール」にある戻したいメールをチェックし、[その他]−[ミュートを解除]を選択する。

iOS(iPhone/iPad)の場合

●メールをアーカイブする方法 その (1)

  1. Gmailアプリを開く。
  2. スレッドを開くか、送信者のプロフィール画像をタップしてメールを選択する。
  3. [アーカイブ]アイコンをタップする。

●メールをアーカイブする方法 その (2)

  1. Gmailアプリを開く。
  2. 左上にある[メニュー]アイコンをタップする。
  3. [設定]−[<Gmailアドレス>]−[メッセージ削除時の既定の動作]の順にタップする。
  4. [メッセージ削除時の既定の動作]画面で、「アーカイブ」を選択する。
  5. [受信トレイ]でメールを右か左にスワイプするだけでメールをアーカイブできる。
メッセージ削除時の既定の動作を変更する メッセージ削除時の既定の動作を変更する
[受信トレイ]でメールを右か左にスワイプした際の既定の動作を変更できる(初期値は「アーカイブ」)。[設定]−[<Gmailアドレス>]−[メッセージ削除時の既定の動作]をタップし、次に画面で「アーカイブ」を選択する。

 なお、ここで「削除」を選択した場合、メールは[ゴミ箱]に移動し、30日後に完全に削除される。[全般設定]画面の[操作の確認]セクションでは、メールのアーカイブや削除をする前に確認メッセージを表示するかどうかが選択できるので、必要に応じてチェックを入れるとよい。

●メールをミュートする

  1. Gmailアプリを開く。
  2. スレッドを開くか、送信者のプロフィール画像をタップしてメールを選択する。
  3. 右上にある[…(メニュー)]アイコン−[ミュート]の順にタップする。
iOS版Gmailでメールをアーカイブ/ミュートする iOS版Gmailでメールをアーカイブ/ミュートする
受信トレイなどで一度に複数のメールをアーカイブ/ミュートしたい場合は、送信者のプロフィール画像((1))をタップして選択し、[アーカイブ]アイコン((2))もしくは、[…]アイコン((3))−[ミュート]の順にタップすればよい。

 「アーカイブ」と「ミュート」を解除するには、「すべてのメール」にある戻したいメールをチェックし、[…]アイコン−[受信トレイに移動]をタップすればよい。

Android OSの場合

●メールをアーカイブする方法 その (1)

  1. Gmailアプリを開く。
  2. スレッドを開くか、送信者のプロフィール画像をタップしてメールを選択する。
  3. [アーカイブ]アイコンをタップする。

●メールをアーカイブする方法 その (2)

  1. Gmailアプリを開く。
  2. 左上にある[メニュー]アイコンをタップする。
  3. [設定]−[全般設定]−[Gmailの既定の動作]の順にタップする。
  4. [既定の動作]ダイアログで「アーカイブ」を選択する。
  5. [受信トレイ]でメールを右か左にスワイプするだけでメールがアーカイブできる。
メッセージ削除時の既定の動作を変更する メッセージ削除時の既定の動作を変更する
[受信トレイ]でメールを右か左にスワイプした際の既定の動作を変更できる(初期値は「アーカイブ」)。[設定]−[全般設定]((1))−[Gmailの既定の動作]((2))をタップし、[既定の動作]ダイアログ((3))で「アーカイブ」を選択する。

 なお、ここで「削除」を選択した場合、メールは[ゴミ箱]に移動し、30日後に完全に削除される。[全般設定]画面の[操作の確認]セクションでは、メールのアーカイブや削除をする前に確認メッセージを表示するかどうかが選択できるので、必要に応じてチェックを入れるとよい。

●メールをミュートする方法

  1. Gmailアプリを開く。
  2. スレッドを開く。
  3. [受信トレイ]から移動したくない場合は、送信者のプロフィール画像をタップする。
  4. 右上にある[メニュー]アイコン−[ミュート]の順にタップする。
Android版Gmailでメールをアーカイブ/ミュートする Android版Gmailでメールをアーカイブ/ミュートする
受信トレイなどで一度に複数のメールをアーカイブ/ミュートしたい場合は、送信者のプロフィール画像((1))をタップして選択し、[アーカイブ]アイコン((2))もしくは、[メニュー]アイコン((3))−[ミュート]の順にタップすればよい。

 「アーカイブ」と「ミュート」を解除するには、「すべてのメール」にある戻したいメールをチェックし、[メニュー]アイコン−[受信トレイに移動]をタップすればよい。

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