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» 2017年05月30日 10時00分 公開

「GTD」を知っていますか?:働き方改革のためのIT、カギは個人の生産性向上とセキュリティの確保にあり

「GTD(Getting Things Done)」という有名な仕事術についてご存じだろうか。従業員自身による生産性向上を後押しできる。ソリトンシステムズの新サービス「ClearDeck」は、GTDの考え方を取り入れて、働き方改革の実効性を高めることができる。

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 「働き方改革」が、今、多くの企業で重要なテーマとなっている。だが、「正直な話、働き方を具体的にどう改革したらいいのか分からない」「ITツールを導入するにも、どんな機能を備えた製品を選択すればいいのか見当がつかない」という企業が多いのではないだろうか。そうした悩みに直球で応えるクラウドサービス「ClearDeck」を、ソリトンシステムズが開発し、販売を開始した。

 働き方改革は、人事制度などが絡む話であり、企業によっていろいろなやり方があるだろう。だが、ITツールで支援したいことは、ある程度はっきりしている。社員が仕事をする場所や端末に関する制限をできるだけ取り払いながら、セキュリティを確保すること、そして何よりも、個人の生産性向上を直接助けられること。ClearDeckはこの2つの要請に応えるセキュリティツール兼生産性向上支援ツールだ。

 デジタル時代の仕事術として大きな注目を浴びているものに、「GTD(Getting Things Done)」がある。ClearDeckでは、GTDの実践を助ける、非常にユニークな機能を備える、これによって、「生産性向上」をお題目や押し付けではなく、各社員個人の自律的な業務効率化活動として行えるようにしている。

GTDの実践を、ITツールでどう支援するか

 GTDとは、ストレスなく生産性を発揮するための、ナレッジワーカーのための仕事術だ。ほとんどの人たちは、日々次々に大小の業務や作業が生まれるため、これに振り回されてしまう。やるべきことを忘れてしまったり、今何をやればいいのかが分からなくなってしまう。そこで基本的には、各人が重要なこと、細かいことを問わず、やるべきことをリスト化し、これを場面に応じて整理しておく。場面に応じてやるべきことのリストを常に俯瞰し、優先順位を確認しておくことで、各場面では1つ1つの作業を実行することに集中できるようになる。

参考記事:「はじめてのGTD」(ITmediaエンタープライズ)

 では、ClearDeckによる仕事術を、具体的に紹介する。

画面1 ClearDeckのダッシュボード

 まずは画面1を見ていただきたい。これがClearDeckのダッシュボードだ。「インボックス」に28件、「連絡待ち」の「期限過ぎ」として1件が登録されている。これらは、やるべきことの総数を表している。

 画面下半分には、「個人」「パソコン」「電話」といった項目が見えるが、これが「場面」だ。場面ごとにやるべき作業の件数が示されている。この中から自分のいる場面を選択すると、やるべきことのリストが表示され、「今、何をやればいいのか」が明確に分かる。ユーザーは、やるべきことを覚えておく必要がなくなり、各場面で実行することに集中できる。なお、場面は「通勤時」「午前中」「客先」「帰り道」など、各ユーザーが自由に設定できる。

 ClearDeckが特に優れているのは、やるべきことリストの作成を効率化する機能にある。このサービスでは、やるべきことのリスト項目を、メール、メモ、カレンダーなどから作成できる。特に強力なのは、メールからの作成効率化だ。

 ClearDeckの端末アプリは、PCおよびスマートデバイスに幅広く対応、Office 365と連携して動作する(今後G Suiteにも対応予定)。ClearDeckを使った場合、メールの本文表示の下に、「To Do登録」というメニュー項目が出る(画面2)。これを選択することで、やるべきことリストへの登録が簡単に実行できる。

画面2 メールから直接To Doリストへの登録ができる

 仕事に関する依頼やきっかけは、ほとんどの場合メールで来る。通常は忘れないようにするため、手帳や別のタスク管理ツールに書き写すが、この作業が面倒でやらなくなってしまうことがある。ClearDeckは書き写しの面倒を極力なくす工夫で、タスク管理の作業自体を効率化している。

 メール自体をやるべきことリストに登録することのもう1つの利点として、詳細や経緯を即座に確認できることが挙げられる。別のタスク管理ツールを使っている場合、実際の作業にあたってはメールの内容を確認しなければならないことが多い。その際のメール検索は、時間の浪費とストレスにつながる、ClearDeckでは、これを解消できる。

 ClearDeckは、Office 365の他に、BoxやSalesforceと連携、これらのデータを安全に活用できる機能を提供している。Sansanやサイボウズ、社内Webサーバなど連携先サービスは今後も広がる予定だ。

 ClearDeckはWindows、Mac、iOS、Androidと、PCおよびスマートデバイスに幅広く対応している。企業が管理する端末、個人の端末も問わない。これにより、いつでもどこでも、どのデバイスでも、社員が情報を活用し、生産性を発揮できるような環境を実現している。

今やるべきことを常に確認できることで、生産性を高められる

「端末セキュリティのための武器」というもう1つの側面

 「いつでもどこでも、どのデバイスでも」の実現は、働くシチュエーションを限定しないようにするために重要だ。だが、そこで心配になるのはセキュリティだ。端末の紛失や盗難、ユーザーの管理不足などの結果、重要な情報が漏えいするなどのことがあっては本末転倒だ。

 ClearDeckでは、こうした心配を解消するため、さまざまな対策をとっている。このサービス自体はMicrosoft Azure上で動いているが、ユーザー組織ごとに別個のデータベースを運用。他の組織はデータ管理が切り離されている。また、サーバ上のデータは全て暗号化されている。ClearDeckアプリで管理された端末側のデータも完全に暗号化される。また、サーバと端末の間の通信も、VPNによって暗号化される。さらに、データのコピー&ペーストはできないようになっている。RootkitやJail Breakを防ぐ対策もなされている。ユーザー認証では、二要素認証を適用している。

 このようにきめ細かな対策はなされているが、それでも心配なユーザー組織の管理者は、端末上にデータを残すか残さないかを選択し、これを全社員に適用できる。

ClearDeckは端末セキュリティ管理ツールという側面を持つ

セルフサービスの活用で運用負荷を軽減

 いくら優れた製品でも、運用に手間がかかるのでは導入しにくい。ClearDeckでは社員によるアプリのインストールおよび利用開始プロセスが自動化できる。企業管理者がClearDeckを利用するユーザーやグループを指定すると、各ユーザーにシステムへの参加招待メールが送信される。そのメールには、その企業、そのユーザーでの利用できる初期設定用のURLが含まれている。そのURLをクリックするだけで、ユーザーは管理者の介在なしに使い始めることができる。

 では、ユーザーが各自保有している任意の端末に、ClearDeckを導入したい場合はどうするか。ClearDeckアプリ内の「セルフサービス」というメニューで、利用端末を自分で追加できる。サービス規定上、追加料金なしに1ユーザー当たり5台までの端末を利用できる。

 ClearDeckは、端末のデータを遠隔で消去する機能も備えているが、この作業についても、管理者、ユーザーの双方ができるようになっている。このように、導入時のみならず、利用開始後も、手のかからないサービスとなっている。

最後の決め手はコストの低さ

 使いやすいサービスでも、コストがかかるようでは困る。この点ClearDeckはサービスであり、初期コストがかからない。月額費用のみだ。そして月額の料金は、10ユーザーの場合で1ユーザー当たり1000円。前述の通り、1ユーザーは5台まで利用できる。1000ユーザーの場合で1ユーザー当たり月額650円と、手の届きやすい料金設定になっている。

 ClearDeckは2017年5月にサービスを提供開始。10以上の言語に対応し、グローバルサポートも提供されている。社員に喜ばれる「働き方改革」支援ITソリューションを求めるなら、まさにぴったりだ。

 ソリトンシステムズでは、ClearDeckを手軽に試すことのできるトライアルサービスを提供している。まずはこれを使って十分確かめてから、導入を検討してほしい。

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提供:株式会社ソリトンシステムズ
アイティメディア営業企画/制作:@IT 編集部/掲載内容有効期限:2017年12月21日

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