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» 2017年11月28日 05時00分 公開

働く価値を上げる“VBA/GAS術”(5):一石二鳥で時間に余裕が!――面倒くさい見積書や請求書などの書類を自動作成するマクロとは (1/3)

見積書や請求書、経費精算書などのさまざまな書類をExcelで作成している人は少なくありません。その書類を手で入力したりコピー&ペーストで作成したりしていては、人為的なミスが起こり、時間がかかってしまいます。今回はVBAで書類を作成する方法を紹介します。

[高橋宣成,プランノーツ]

Excel VBAとGAS

 業務で発生するちょっとした面倒くさい業務。特定の操作を繰り返すだけなので、今のままでもいいけど、楽になったらいいなと思うこともあるのではないでしょうか。例えば業務を自動化すると時間が空くため、他の業務に時間を充てたり、残業時間を減らしたりできるかもしれません。

 本連載「働く価値を上げる“VBA/GAS術”」では、業務を効率化する手段として「Microsoft Excel」(マイクロソフトエクセル)で使える「VBA」(Visual Basic for Applications)と「G Suite」の「GAS」(Google Apps Script)の使い方を説明し、よくある業務課題の解決策を紹介します。

Excel VBAで書類作成マクロを作る

 日々、見積書や請求書、経費精算書などのさまざまな書類をExcelで作成している人は多いのではないでしょうか。それらの作成業務を、手で入力したり、コピー&ペーストで作成したりしていては、人為的なミスが起こり、時間がかかってしまいます。これらの書類作成の業務は以下の性質を持つので、実はプログラミングにより自動化ができます。

  • 手順が決まっている
  • 同じパターンで繰り返し発生する

 今回は、領収書を題材として、複数の書類を自動で作成するExce VBAによるマクロを作成します。

 なお、Excel VBAの基本については、以下を参照してください。

領収書リストとひな型

 まず今回、準備としてとある研修の参加者の氏名、品目、領収金額をリスト化した「領収書リスト」のExcelブック(以下、ブック)を用意しました。ゴールは、このリストの参加者それぞれに対して領収書を作成することです。なお、このブックにマクロを記述し、リストが入力されているシートのオブジェクト名は「Sheet1」とします。

図1 領収書リスト

 また領収書のひな型を別のブックとして用意しました(図2)。E5セルのTODAY関数と印刷設定、各セルの書式設定は既に完了しているものとします。

図2 領収書ひな型

 以下の項目は参加者によって異なるため、リストから転記する必要がある項目になります(中括弧でくくったところが、転記箇所)。

  • A4セル:{姓} {名} 様
  • B9セル:但 {品目} として上記領収致しました。
  • C7セル:{金額}(表示形式はユーザー定義の「\ #,##0 "−"」に設定)
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