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» 2018年04月09日 05時00分 公開

Tech TIPS:Word 2013/2016でPDFファイルを編集する方法

手元にあるPDFファイルの文書や表などを、新しく作成する文書に流用したいと思ったことはないだろうか。単純にPDFファイルからコピー&ペーストすると、書式が失われ、レイアウトが大きく崩れてしまう。このような場合、Wordで直接PDFファイルを読み込めばよい。

[小林章彦,デジタルアドバンテージ]

対象:Microsoft Word 2013/2016


 PDFファイルの文書や表などを、Wordで再利用したいということはないだろうか。例えば、PDFファイルはあるのだがオリジナルの文書ファイルがなく、その文書を流用して新しい書類を作成したい、といったような場合だ。

 PDFファイルで流用したい部分の文字を選択、コピーして、Wordに貼り付けてもよいのだが、「表」や「見出し」などの書式が失われて、レイアウトが大きく崩れてしまう。これを直すのは、意外と面倒な作業だ。

PDFファイルの表をWordにコピーする(1) PDFファイルの表をWordにコピーする(1)
PDFファイルのこの表を選択、コピーして、Wordに貼り付けてみる。
PDFファイルの表をWordにコピーする(2) PDFファイルの表をWordにコピーする(2)
このように表の書式が失われて、テキストだけになってしまう。

 Adobe Export PDF(2400円/年)やAdobe Acrobat Pro DC(1580円/月)を利用すれば、PDFファイルをWordやExcelなどのファイルに変換できるのだが、頻繁にこうした作業を行うのでなければ、少々コスト高である。

 実はWord 2013/2016ならば、PDFファイルを直接Wordで読み込むことができる(それ以前のWordでは、PDFファイルへの書き出しのみ対応)。通常のWord文書(DOC/DOCX)ファイルを開く場合と同様、Wordを起動し、[他の文書を開く]をクリックして、[開く]画面で[参照]をクリックし、[ファイルを開く]ダイアログで開きたいPDFファイルを選択する。

PDFファイルをWordで読み込む PDFファイルをWordで読み込む
通常のWord文書(DOC/DOCX)ファイルを開く場合と同様、[開く]画面で[参照]をクリックし、[ファイルを開く]ダイアログで開きたいPDFファイルを選択する。

 「処理に時間がかかること、変換によってテキスト編集しやすいように最適化されるためPDFと同じ表示にならないこと」の警告ダイアログが表示される。実際、PCの性能にもよるが、PDFファイルからWord文書への変換には時間がかかるため、Wordが「応答なし」の状態になる場合もあるが、そのまま待機すること(特にグラフィックスが多いPDFファイルの変換には時間がかかるようだ)。

警告ダイアログの画面 警告ダイアログの画面
変換に時間がかかり、元のPDFファイルとレイアウトが同じにならないことがある旨の警告ダイアログが表示される。

 変換が完了すると、Word文書と同様にPDFファイルが編集可能な状態で読み込まれる。ただし、警告ダイアログの通り、フォントの違いなどにより、レイアウトが多少崩れてしまうところもある。だがPDFファイルをコピー&ペーストする場合よりも書式は維持されており、表や本文は意外とPDFファイルに近い状態で読み込むことができる。

Word文書に変換した表の部分 Word文書に変換した表の部分
レイアウトは、オリジナルのPDFファイルと同じにならない。画面のように表も「項目行」が二重に変換されるなど、レイアウトが崩れてしまうところがある。

 あとは必要な部分をコピーして流用したり、レイアウトを直してPDFファイルに再出力(エクスポート)したりすればよい。もちろん表以外の本文や図版なども、同様にレイアウトをある程度維持した状態で新しいWord文書にコピーすることが可能だ。

変換した表の部分を別のWord文書にコピーする(1) 変換した表の部分を別のWord文書にコピーする(1)
PDFファイルからWord文書に変換した表をコピーして、別のWord文書に貼り付ける。
変換した表の部分を別のWord文書にコピーする(2) 変換した表の部分を別のWord文書にコピーする(2)
PDFファイルからWord文書に変換した表をコピーして、別のWord文書に貼り付けたところ。その際、[元の書式を保持]で貼り付けると、元の書式が維持される。このようにPDFファイルから直接、Word文書に貼り付ける場合に比べて、書式が維持されていることが分かる。

 なお、PDFファイルの一部分のみを変換するといったことはできず、全てのページを読み込むことになる。ページ数が多いPDFファイルを変換するような場合には、事前にPDFファイルから必要な部分のみを抜き出す(PDFファイルを分割する)とよい。具体的には、Acrobat ReaderでPDFファイルを読み込み、PDFファイルの必要なページ範囲を再度、「Microsoft Print to PDF」で印刷すればよい。

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