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» 2018年12月10日 05時00分 公開

Tech TIPS:ExcelだけでファイルをPDFに変換する

Excelで作成した見積書などを送付したい場合、PDFに変換して送るのはよくあることだ。Excelでは、簡単にPDFに変換することが可能だ。その方法を2種類紹介する。

[小林章彦,デジタルアドバンテージ]
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対象:Excel 2010/2013/2016


 Excelで作成した見積書などを、相手先にExcelがなくても表示できるようにExcelブック(XLS/XLSXファイル)をPDF形式に変換してから送付する、というのはよく行われていることだ。PDFにすることで、容易に改ざんするようなこともできなくなるので、無用なトラブルを防ぐこともできる。

 ExcelファイルをPDF形式に変換するには、PDF変換ツールなどは不要で、標準機能だけで出力できる。ただし、編集制限やパスワード付きなどにするには、PDF変換ツールが必要になる(Wordを使ったパスワード付きPDFファイルを作成する方法は「Word 2013/2016でパスワード付きPDFファイルを作成する」参照のこと)。

 本稿では、ExcelファイルをPDF形式に変換する2つの方法を紹介する。画面や操作方法は、Excel 2016で紹介するが、Excel 2010以降なら同様の方法でPDFに変換できる。なお、スマートフォン(スマホ)のExcelでファイルをPDFに変換する方法は、Tech TIPS「スマホでExcelのファイルをPDFに変換する」を参照してほしい。

[名前を付けて保存]でPDF形式に変換する

 PDF形式に変換したいExcelファイルを開き、[ファイル]タブの[名前を付けて保存]を選択する。保存先を選択すると、[名前を付けて保存]ダイアログが表示されるので、「ファイルの種類」のプルダウンリストで「PDF(*.pdf)」を選ぶ。ファイル名を指定して、[保存]ボタンをクリックすると、開いているシートがPDF形式で保存される。

 シートの選択した部分やブック全体をPDF形式に変換する場合は、[オプション]ボタンをクリックし、[オプション]ダイアログで「発行対象」を選択すればよい。

[名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(1) [名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(1)
PDF形式に変換したいExcelファイルを開く。場合によってはPDF形式で出力したい印刷範囲などを設定する。
[名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(2) [名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(2)
[ファイル]タブの[名前を付けて保存]を選択し、保存先を選択する。
[名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(3) [名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(3)
[名前を付けて保存]ダイアログの「ファイルの種類」のプルダウンリストを開き、「PDF(*.pdf)」を選ぶ。
[名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(4) [名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(4)
ブック全体や選択したセル範囲をPDF形式に変換したい場合は、[オプション]ボタンをクリックし、[オプション]ダイアログで設定を行う。
[名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(5) [名前を付けて保存]でPDF形式に変換する(5)
PDF形式に変換したシートをMicrosoft Edgeで開いたところ。シートの印刷範囲がPDF形式に変換されている。

[エクスポート]でPDF形式に変換する

 PDF形式に変換したいExcelファイルを開き、[ファイル]タブの[エクスポート]を選択する。[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックすると、[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログが開くので、「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」が選択されていることを確認して、[発行]ボタンをクリックすると、開いているシートがPDF形式で保存される。

 シートの選択した部分やブック全体をPDF形式に変換する場合は、同様に[オプション]ボタンをクリックし、[オプション]ダイアログで「発行対象」を選択すればよい。

[エクスポート]でPDF形式に変換する(1) [エクスポート]でPDF形式に変換する(1)
PDF形式に変換したいExcelファイルを開く。ここでは、セル範囲を指定して、選択した部分のみをPDF形式に変換してみる。
[エクスポート]でPDF形式に変換する(2) [エクスポート]でPDF形式に変換する(2)
[ファイル]タブの[エクスポート]を選択して、[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックする。
[エクスポート]でPDF形式に変換する(3) [エクスポート]でPDF形式に変換する(3)
[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログで保存先を選択し、[オプション]ボタンをクリックする。[オプション]ダイアログの「発行対象」で「選択した部分」を選ぶ。これで、選択したセル範囲のみがPDF形式に変換される。
[エクスポート]でPDF形式に変換する(4) [エクスポート]でPDF形式に変換する(4)
PDF形式に変換したシートをMicrosoft Edgeで開いたところ。選択したセル範囲がPDF形式に変換されている。

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