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Excelの郵便番号ウィザードの郵便番号辞書を更新する(Excel 2000/XP/2003/2007編)

解説をスキップして操作方法を読む

デジタルアドバンテージ 小林 章彦
2008/07/11
対象ソフトウェア
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007
Excelを使って顧客や名刺の住所録を作成することは意外と多い。
Excelでは、郵便番号変換機能がサポートされており、郵便番号で変換すると町名までの住所を一度に入力できたり、住所から郵便番号が変換できたりする。
しかし新しい郵便番号辞書に更新しておかないと、正しい住所や郵便番号に変換できないことがある。
ダウンロード・センターから新しい郵便番号辞書をダウンロードして、インストールすることで、郵便番号辞書が更新できる。

解説

本TIPSでは、Excel 2000/XP/2003/2007向けの郵便番号変換ウィザードについて解説しています。Excel 2010向けの解説についてはTIPS「Excelで郵便番号変換ウィザードを活用する(Excel 2010編)」を参照してください。

 新製品などの案内を送付するために顧客リストを作成したり、年賀状シーズンになり名刺から住所録を作成したり、といった作業にExcelを活用している人は、意外と多いのではないだろうか。その際、IMEの郵便番号辞書機能を利用すれば、郵便番号から住所の町名まで入力できるので作業が効率化できる(IMEの郵便番号辞書機能については、「TIPS:IMEの郵便番号辞書データを最新の状態に更新する」を参照のこと)。

 ただ、IMEの郵便番号辞書機能を利用するには、郵便番号による住所の変換をあて先ごとに行わなければならない。大量の住所を入力する場合は少々面倒だ。郵便番号辞書機能は、IMEとは別にOffice(Excel)でもサポートされており、ウィザードで郵便番号から住所に変換したり、逆に住所から郵便番号に変換したりできる。変換結果は異なる行や列に出力できるので、郵便番号だけを入力した列を用意しておけば、その隣の列に住所の町名までを出力させるなどが可能だ。

 便利な機能ではあるが、市町村合併などにより郵便番号が変更されたり、住所(市の名前、町名など)が変更されたりしていると、正しい住所や郵便番号に変換できない。この問題は、郵便番号辞書を最新にすることで回避できる。なおこの機能は、IMEの郵便番号辞書とは異なる辞書を利用しているため、IME向けに郵便番号辞書を更新していても、別途の郵便番号辞書の更新が必要となる点に注意が必要だ。以下に更新の具体的な方法を述べる。

操作方法

 簡単にExcelの郵便番号変換ウィザードについて紹介しておこう。

Excelの郵便番号変換ウィザードの使い方

 Officeの郵便番号辞書は、Office 2000以降でサポートされており、Access 2000以降、Office 2003/2007がインストールされていれば標準でインストールされている。Office 2000/XPでは、別途、郵便番号辞書をダウンロード・センターから入手してインストールする必要がある(後述)。

 郵便番号変換ウィザードを利用するには、Excelのアドインをインストールする必要がある。郵便番号変換ウィザードは、ダウンロード・センターで無償提供されており、以下のURLから入手可能だ。

 郵便番号変換ウィザードを使うには、まずExcel 2000/2002/2003なら[ツール]−[アドイン]を、Excel 2007なら[Excelのオプション]−[アドイン]を選択し、[アドイン]ダイアログの[郵便番号変換ウィザード]にチェックを入れる。これで[ツール]−[ウィザード]メニュー(Excel 2000/2002/2003)/[アドイン]タブ−[ウィザード](Excel 2007)に[郵便番号変換]が追加されるはずだ。これを選択すると郵便番号変換ウィザードが起動する。

Excel 2003の[アドイン]ダイアログの画面
郵便番号変換ウィザードをインストールすると、[アドイン]ダイアログの[郵便番号変換ウィザード]が追加される。デフォルトでは有効になっていないので、チェックを入れて有効にする。郵便番号変換ウィザードが有効になると、[ツール]−[ウィザード]メニューに[郵便番号変換]が追加される。
[郵便番号変換ウィザード]にチェックを入れる。

 郵便番号変換ウィザードでは、[郵便番号から住所を生成する][住所から郵便番号を生成する]の2種類が選択できる。住所の入力を省力化したい場合は、郵便番号のみを入力しておき、[郵便番号から住所を生成する]を選択する。一方、住所のみが入力されており、対応する郵便番号を入力したいような場合は、[住所から郵便番号を生成する]を選択するとよい。

郵便番号変換ウィザードの画面
[郵便番号から住所を生成する][住所から郵便番号を生成する]の2種類が選択できる。IMEの郵便番号辞書では、郵便番号から住所には変換できるが、住所から郵便番号には対応していない。郵便番号が記入されていない住所録でも、この機能を使うことで、簡単に郵便番号を生成できる。

 あとはウィザードに従い、郵便番号もしくは住所が入力されているセル範囲と、変換結果を出力したいセル範囲を指定して、[次へ]ボタンをクリックする。変換できなかった場合の処理も、[出力しない][コメントに出力する][指定したセル範囲に出力する]から選択可能だ。[出力しない]を選択しておけば、変換できなかった場合は対応するセルが空欄になる。[コメントに出力する]では、郵便番号または住所のセルに、対応する住所や郵便番号がなかった旨のコメントが付けられる。同様に[指定したセル範囲に出力する]では、指定したセル範囲に変換できなかった旨のメッセージが入力されることになる。あとは手作業で入力したり、郵便番号や住所に間違いがないか確認したりすればよい。

郵便番号変換ウィザードによる郵便番号から住所への変換前(上)と変換後(下)
Excelの列に郵便番号のみを入力()しておき、郵便番号変換ウィザードを実行()して、住所に変換()した。変換できなかった場合の処理として[指定したセル範囲に出力する]に指定した場合、指定した行や列にエラーの内容が記録される()。

Office向けの郵便番号辞書の更新方法

 ただし、前述のようにOffice 2000/XPで郵便番号変換ウィザードを利用するには、別途、郵便番号辞書をダウンロード・センターから入手してインストールする必要がある。またAccess 2000以降、Office 2003/2007がインストールされていれば、標準で郵便番号辞書がインストールされているものの、古い場合があるので、やはり最新の郵便番号辞書に更新しておいた方がよい。どちらの場合も、「Office向けの郵便番号辞書」としてダウンロード・センターで提供されているものをインストールする。なおマイクロソフトによる辞書の更新は、ときどきしか行われないので、常に正しい入力ができると限らない点に注意が必要だ。例えば、原稿執筆時点(2008年7月時点)のOffice向けの郵便番号辞書は、更新されたばかりで比較的新しいものの、2008年4月30日時点の郵便番号をもとにして作成されている。つまりこれ以降に変更された情報は辞書には反映されていない。

 インストールされている郵便番号辞書のバージョンは、郵便番号変換ウィザードなどから確認できないため、インストールされているOfficeフォルダの「ADVZIP.DIC」のプロパティを開き、更新日時を見るとよい。複数のOfficeのバージョンがインストールされている場合は、郵便番号変換ウィザードを実行したいExcelが含まれているOfficeフォルダを確認する。更新日時が古い場合は、新しい郵便番号辞書が提供されている可能性が高いので、郵便番号辞書を更新した方がよい。

Office 2003にデフォルトで含まれるADVZIP.DICのプロパティ
郵便番号辞書のバージョンは、ADVZIP.DICのプロパティの更新日時を見ることで、ある程度推測が可能だ。Office 2003にデフォルトで含まれている郵便番号辞書は、更新日時が2003年4月17日と少々古いため、新しい郵便番号の変更が反映されていない可能性が高い。ちなみに原稿執筆時点で最新の「Office郵便番号辞書(2008年5月版)」をインストールすると、更新日時は2008年5月16日になる。
ファイルの更新日付に注目する。

 郵便番号辞書は、Office Update/Microsoft Updateの対象ではないので、ユーザーがダウンロード・センターから入手してインストールする必要がある。「Office 更新プログラム:郵便番号辞書」を参照して、そこのダウンロード・センターへのリンクからたどるか、ダウンロード・センターの検索ボックスに「郵便番号 Office」と入力して検索する。下記に検索のためのURLを示すので、これをクリックしてもよい。

 検索結果には、IME 2007向けの更新辞書「Microsoft IME 2002 郵便番号辞書更新 2005 年 12 月版 (Office XP 用)」「Microsoft Office IME 2007 郵便番号辞書更新 2007 年 11 月版」もヒットするが、これはIME向けの郵便番号辞書なので、これをインストールしてもOfficeの郵便番号辞書には反映されない。

 Office向けの郵便番号辞書の更新プログラムをダウンロードして実行すれば、更新が完了する。念のため、Officeフォルダの「ADVZIP.DIC」のプロパティで更新日時を確認しておくとよい。Office XPと2003がインストールされているような場合は、両方のADVZIP.DICが更新されているはずだ。End of Article

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