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［Office Master］

→ Windows TIPS TOPへ → Windows TIPS全リストへ → 内容別分類一覧へ 複数ユーザーでExcelブックを共有・編集する方法（Excel 2007／2010編） → 解説をスキップして操作方法を読む デジタルアドバンテージ　島田 広道 2011/10/14 対象ソフトウェア Excel 2007 Excel 2010

■ 共同作業時など、複数のユーザーで同時にExcelブックを開いて編集したいことがある。 ■ しかし共有フォルダにあるExcelブックを誰かが開いていると、ほかのユーザーは書き換えができない。 ■ Excelの共有ブック機能を利用すると、複数のユーザーで同時にExcelブックを編集できるようになる。

　例えば複数のスタッフが何かのデータを集めて1つのExcelブックにまとめるといった共同作業のとき、そのExcelブックをファイル・サーバの共有フォルダに置いておき、ネットワーク経由で各ユーザーがそれを開いて編集すれば便利だ。しかし実際には、誰かがそのExcelブックを開いていると、ほかのユーザーはそれを編集できない。ほかのユーザーがそのExcelブックを開こうとすると次のようなメッセージが表示され、読み取り専用モードにせざるをえないからだ。

ほかのユーザーが編集中のExcelブックを開いたときに表示されるダイアログ

共有フォルダ内のExcelブックを誰かが編集していると、ほかのユーザーはそれを書き込み可能なモードで開くことができない。つまり、ある時点でExcelブックに書き込めるのは1人だけであり、同時に複数人で編集はできない。

　こうした場合にはExcelの「共有ブック」機能を利用するとよい。この機能をオンにすると、複数のユーザーが同時にそのExcelブックを開いて書き換えられるようになる。同じセルに複数のユーザーが別々の値を書き込んだ場合は、どの値を残すか選んだり、変更履歴を記録・保存したりすることも可能だ。本稿では共有ブックの設定手順や利用方法、注意点を説明する。

Excelブックの共有をオンにする

　共有ブック機能を利用してExcelブックを共有するには、まず対象ファイルを共有フォルダに配置してからExcelで開き、リボンの［校閲］−［変更］−［ブックの共有］をクリックする。次のダイアログが表示されるので［複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する］にチェックを入れてオンにし、［OK］ボタンをクリックする。

共有ブック機能を有効にしてExcelブックを共有できるようにする

対象のExcelブックを開き、リボンの［校閲］−［変更］−［ブックの共有］をクリックすると、このダイアログが表示される。

これにチェックを入れてオンにすると、共有ブック機能がオンになる。   共有中の変更履歴の保存期間や、変更を保存するタイミングなどの設定を変更するためのタブ。デフォルトのままでも利用できるので、何か支障が生じたときにここの設定を変更して解決できないか試してみることになるだろう。   このブックを開いているユーザーの一覧。なお、「島田広道壱」に相当する名前は、Excelの［ファイル］−［オプション］−［基本設定］−［Microsoft Officeのユーザー設定］−［ユーザー名］で設定できる。変更履歴にも、各ユーザーを識別する名前として記録されるので、あらかじめ適切に設定しておこう。

　すると、いったんExcelを保存する必要があるというダイアログが表示されるので、［OK］ボタンをクリックして保存する。こうして共有ブックを有効にしたExcelブックを開くと、そのタイトル・バーには「共有」と表示され、非共有のExcelブックと区別できるようになる。

共有ブック機能を有効にしたExcelブック

対象のExcelブックのタイトル・バーには、このように「共有」と表示されるようになる。

　こうして共有ブック機能を有効にしたExcelブックは、複数のユーザーが開いても、「解説」に記した読み取り専用を知らせるダイアログは表示されなくなる。つまり書き込み可能な状態でオープンできる。また編集できないオブジェクトや禁止された操作がある（詳しくはあとで説明する）ことを除けば、通常のExcelブックと同様に編集できる。

共有中のExcelブックを複数のユーザーで編集する

　共有中のExcelブックを編集して保存したとき、次のメッセージが表示されることがある。これは、自分がExcelブックを保存するまでの間に、ほかのユーザーが同じExcelブックの内容を変更して保存したことを表している。ただ、自分とそのユーザーの変更個所は異なっており、この時点で自分の変更もほかのユーザーの変更もExcelブックに保存されている（あとで説明するが、変更が競合していると別のダイアログが表示される）。

ほかのユーザーが編集したことを表すメッセージ

Excelブックを保存したときにこれが表示されたら、ほかのユーザーが同じExcelブックを書き換えて保存したことを表している。

　ほかのユーザーによって変更された個所には、その旨のメモが挿入され、黄色い枠線で強調表示される。そこにカーソルをかぶせると変更したユーザーやその内容／日時などがポップアップで表示される。

ほかのユーザーによって変更された個所

ほかのユーザーによって変更された個所は、このように黄色の枠線で囲まれる。   変更されたセルにカーソルをかぶせると、このように変更したユーザーとその内容、日時などがメモとしてポップアップ表示される。

　一方、自分が変更した個所をほかのユーザーも変更・保存していた（変更が競合している）場合は、次のダイアログが表示され、どの変更を保存するか選択できる。

自分の変更とほかのユーザーの変更が競合しているときに現れるダイアログ

自分が変更した個所を、ほかのユーザーも変更・保存していた場合、どの変更をExcelブックに保存するか、このダイアログで決定する必要がある。

変更の競合が見つかったセル。   自分が変更した内容。   これをクリックすると、自分による変更（）が保存される。   ほかのユーザー（「島田広道弐」）が変更した内容。   これをクリックすると、ほかのユーザーによる変更（）が保存される。   これをクリックすると、すべての競合個所にて自分による変更が保存される。   これをクリックすると、すべての競合個所にて、ほかのユーザーによる変更が保存される。

変更の履歴を確認する

　ほかのユーザーによる変更が黄色い枠線で強調表示されるのは、デフォルトでは前回Excelブックを保存してから変更した個所だけに限られる。それより前にさかのぼって変更個所を検索・確認するには、まずリボンの［校閲］−［変更］−［変更履歴の記録］をクリックして表示されるメニューから［変更箇所の表示］を選ぶ。次のダイアログが表示されたら、「強調表示する変更箇所の指定」からすべてチェックを外してオフにし、［変更箇所を画面に表示する］にチェックを入れてオンにしてから［OK］ボタンをクリックする。

変更個所を検索して強調表示する

リボンの［校閲］−［変更］−［変更履歴の記録］−［変更箇所の表示］をクリックすると、このダイアログが表示される。

すべての変更個所を強調表示するには、すべてのチェックを外してオフにする。絞り込んで検索するには、各チェックボックスをオンにして隣のプルダウン・リストボックスから条件を選ぶ。   これにチェックを入れてオンにして検索すると、自分による変更個所は青色、ほかのユーザーによるものは黄色の枠線でそれぞれ強調される。   これにチェックを入れてオンにすると、新たなシートが作成され、そこに変更履歴の一覧が記録される。→へ

　変更個所をリストアップして一覧表にすることも可能だ。それには、上記ダイアログで［新しいシートに変更箇所一覧を作成する］にチェックを入れてオンにして［OK］ボタンをクリックする。次のように新規シートが作成されて変更履歴一覧が記入される。

作成された変更履歴一覧の例

前述のダイアログで指定した条件（変更日や変更者など）に従って検索した結果、見つかった変更個所の履歴一覧が作成される。

共有を止めて通常のExcelブックに戻す

　例えば共同で作成したExcelブックをどこかへ提出したりする際には、履歴情報や共有設定は不要なので、共有を止めて通常のExcelブックに戻した方がよい。それにはまず、ほかのユーザーが対象のExcelブックを保存して作業を終わらせていることを確認する。次にリボンの［校閲］−［変更］−［ブックの共有］をクリックし、［複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する］のチェックを外してオフにする。次に表示されるダイアログで［はい］ボタンをクリックすると、過去の変更履歴が破棄され、最新の内容だけでExcelブックが保存され、共有が解除される。

　共有中のExcelブックは残したまま通常のExcelブックを用意したい場合は、共有中のExcelブックのコピーを作成して共有を止めて通常版とし、元のExcelブックは引き続き共有すればよいだろう。

共有するとグラフなどが作成・編集できなくなる

　共有ブック機能で注意が必要なのは、新規作成／挿入／削除あるいは変更といった操作に制限があることだ。例えば次のような操作ができなくなる。

• Excelテーブルの作成
• セル範囲の挿入／削除／結合／分割
• ワークシートの削除
• グラフの作成／変更
• ハイパーリングや図などのオブジェクトの挿入／変更
• マクロの作成／変更／表示／割り当て
• XMLデータの各種操作

　詳細は次のExcelのヘルプ・ページにある「共有ブックでサポートされない機能」を参照していただきたい。

• 共有ブックを使用して共同作業する（Excel 2007向け）
• 共有ブックを使用して共同作業する（Excel 2010向け）

　Excelブックにこうした編集不可の要素が含まれる場合は、これらの編集をあらかじめ完了させてから共有ブック機能をオンにして共有するか、共同作業の完了後に共有を止めてから編集する必要がある。

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