Windows TIPS
[Office Master]
  Windows TIPS TOPへ
Windows TIPS全リストへ
内容別分類一覧へ

Outlook 2003のデスクトップ通知を使いこなす

解説をスキップして操作方法を読む

WINGSプロジェクト
本田 将輝
2003/12/20
 
対象ソフトウェア
Outlook 2003
Outlook 2003には、メールや会議出席依頼、仕事の依頼を受信するとポップアップ・ダイアログでメッセージを表示する、「デスクトップ通知」という機能が搭載されている。
デフォルトでは、IMAPメールではデスクトップ通知が利用できないが、「仕訳ルール」を利用すれば実現することができる。
 
解説

 Outlook 2003では、受信トレイに新しいメッセージ・アイテムが到着した際の通知方法として、「音」「マウスポインタ変更」「通知領域への封筒アイコン表示」「デスクトップ通知」という手段が提供されている。このうち「デスクトップ通知」機能は、Outlook 2003で初めて搭載された新機能だ。これはメッセージを受信した際に小さなウィンドウをポップアップ表示し、そのウィンドウに送信者やタイトル、メール本文の冒頭部分を表示するという機能だ。

メッセージの種類 「デスクトップ通知」として表示される内容
電子メールメッセージ Exchange ServerやPOPアカウントの電子メールを着信して既定の受信トレイに格納されたときに、差出人の名前、件名、およびメッセージの最初の2行が表示される
会議出席依頼 差出人、会議の件名、日時、および場所が表示される
仕事の依頼 差出人、件名、および割り当てられた仕事の開始日が表示される
デスクトップ通知で表示されるメッセージの種類

 デスクトップ通知は、単にウィンドウが表示されるだけではなく、クリックして受信メールを開いたり、その場で削除したりすることができる。また、すぐにメールを開くことができない状況の場合は、通知内容を無視すればよい。ウィンドウは一定時間表示された後自動的に消えるので、作業中の業務が中断されるようなこともないだろう。受信トレイに同時に複数のメッセージが着信した場合は、複数の新しいメッセージが着信したことを示すデスクトップ通知が1通だけ表示される。

ポップアップ表示されたデスクトップ通知
Outlook 2003では、新着メールが到着すると、このように通知するためのポップアップ・ウィンドウが表示される。
  メールのヘッダ情報(差出人と件名)。
  本文の先頭部分。
  メールの開封や削除、フラグ付けなどを行うためのメニュー。

 逆にデスクトップ通知によって認知した受信メッセージに対してすぐにアクセスしたい場合、受信トレイをいちいち開いてからメッセージにアクセスする必要はない。デスクトップ通知内に表示された差出人や件名をクリックすることでそのメッセージを直接開くことが可能だし、またデスクトップ通知内の操作だけでフラグを設定したり、不要なメッセージの場合はその場で削除したり、開封済みとしてマークしたり、といった操作が可能になっている。またすぐにデスクトップ通知の操作ができない場合であっても、デスクトップ通知が消えてしまう前にマウスポインタさえデスクトップ通知のウィンドウ上に移動しておけば、その間はずっとデスクトップ通知が表示されている。

 そんな便利なデスクトップ通知機能だが、標準では「個人用フォルダ」の中の「受信トレイ」に受信したメッセージのみが対象となる。そのため、IMAPの電子メール・アカウントを利用している場合には、メッセージを実際に受信する「受信トレイ」が異なるため(IMAP使用時は、IMAPアカウントの下にも「受信トレイ」が存在する)、標準ではデスクトップ通知機能の恩恵を受けることができない。だが、Outlookの「仕訳ルール」機能を利用することにより、IMAPの電子メールでもデスクトップ通知を利用することができるようになる。なお、「仕訳ルール」とは、メッセージを送受信した場合や、メッセージ中に特定の言葉などが含まれる場合に、あらかじめ指定した動作(アクション)を自動的に実行するという機能である。仕訳機能では、アクションとしてデスクトップ通知を実行できるので、IMAPアカウントの場合でもこれを利用すればよい。

 本稿では、IMAPアカウントの電子メール受信時にデスクトップ通知する方法に加え、さらに表示上のカスタマイズ(設定変更)を行うことによってより使い勝手の向上を図る代表的な方法を紹介する。


操作方法

手順1―IMAPの電子メール受信時にデスクトップ通知を行う

 IMAPの電子メール受信時にデスクトップ通知を行いたい場合は、[ツール]メニューから[仕訳ルールと通知]を選択し、表示されたダイアログ・ボックスの[電子メールの仕訳ルール]タブで[新しい仕訳ルール]ボタンをクリックする。すると[自動仕訳ウィザード]が起動されるので、以下の表のように設定を行う。以降、以下の表の通り設定を行う。

手順 項目 選択内容
1. ステップ1: メッセージを確認するタイミングを選択してください [受信メール用に独自の仕訳ルールを作成する]を選択
2. ステップ1: 条件を選択してください [指定されたアカウントを経由した場合]をチェックし、さらに「指定された」の文字をクリックしてアカウントを選択する
3. ステップ1: 処理を選択してください [デスクトップ通知を表示する]を選択
4. ステップ1: 例外条件を選択してください(省略可) 省略可
5. ステップ1: 仕訳ルールの名前を指定してください 任意の名前
6. ステップ2: 仕訳ルールのオプションを設定してください [この仕訳ルールを有効にする]にチェック
IMAPフォルダに対するデスクトップ通知用の仕訳ルールの作成

 実際に設定を行うと[ステップ3:仕訳ルールの説明を確認してください]の画面が以下のように表示される。

作成された仕訳ルール
IMAPメール受信時にデスクトップ通知を表示するための仕訳ルール。
  ルールの名称。デフォルトでは電子メールのアカウントと同じ名前になる。
  このルールを有効にする場合にオンにする。
  作成されたルールの詳細。

 後は画面の指示に従って[完了]ボタンをクリックすれば設定は終了である。これにより、IMAPの電子メール・アカウントの場合にもデスクトップ通知が行われるようになる。

手順2―デスクトップ通知の設定変更を行う。

 Outlookの[ツール]メニューから[オプション]を選択し、表示された[オプション]ダイアログの[初期設定]タブにある[メールオプション]をクリックする。そして[メールの詳細オプション]をクリックして、[デスクトップ通知の設定]を選択する。

デスクトップ通知の設定
デスクトップ通知でポップアップ表示されるダイアログの外見を設定する。
  表示時間の設定。3〜30秒まで設定できる。デフォルト値は7秒。
  透明度の設定。0〜80%まで設定でき、数値が小さいほど不透明になる。80%だと非常に薄く(透明に)表示される。
  これをクリックすると、設定状態を確認することができる。

 この画面で、実際にデスクトップ上に何秒間表示させるか、また表示する際の透明度はどの程度にするか、を指定することができる。

 [プレビュー]ボタンをクリックすると、次のように表示のテストを行うことができる。

デスクトップ通知のプレビュー
ポップアップ表示されたプレビュー用のダイアログ。透明度などを確認することができる。
  プレビュー・ダイアログ。ドラッグして位置を変更すると、以後はその位置に表示される。

 デスクトップ通知のポップアップ・ウィンドウの表示位置については、プレビュー中もしくはデスクトップ通知が表示されているときにウィンドウを好みの位置にドラッグすれば、次回以降はその位置でウィンドウが表示されるようになる。End of Article

「Windows TIPS」

@IT Special

- PR -

TechTargetジャパン

Windows Server Insider フォーラム 新着記事
@ITメールマガジン 新着情報やスタッフのコラムがメールで届きます(無料)
- PR -

イベントカレンダー

PickUpイベント

- PR -

アクセスランキング

もっと見る

ホワイトペーパーTechTargetジャパン

注目のテーマ

Windows Server Insider 記事ランキング

本日 月間
ソリューションFLASH