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Outlook 2003のメッセージ送信を1分間遅延させる

解説をスキップして設定方法を読む

デジタルアドバンテージ 小川 誉久
2005/04/02
 
対象ソフトウェア
Outlook 2003
[送信]ボタンをクリックした直後「しまった!」と送信を一時保留させたくなることが少なくない。
[接続したら直ちに送信する]オプションをオフにすれば、ある程度事故は防げる。
より確実に設定した時間だけ送信処理を保留させるなら、仕訳ルールを利用するとよい。
 
解説

 Outlook 2003のデフォルト設定では、送信メッセージは、[送信]ボタンをクリックするとすぐに送信されるようになっている(オンラインの場合)。間違いさえしなければこれで特に問題はないのだが、[送信]ボタンのクリック後に「しまった!」と思うことも少なくない。代表的な理由としては次のようなものがあるだろう。

  • もうひと言書き加えたかった。
  • 少し内容に問題がある(ような気がする)ので、書き直したい。
  • 別のあて先も追加したかった(CCやBCCを追加する場合など)。
  • うっかりあて先を間違えた。

 こうした場合でも、メッセージは[送信]ボタンをクリックした瞬間に無情にも相手に送信されてしまう。メールのヘビー・ユーザーなら、けっこうな頻度で発生しているのではないだろうか。

Windows TIPS:間違いメールの発信を予防する方法

 この問題を解決する方法として、以前のTIPS記事では(関連記事参照)、デフォルト設定である[接続したら直ちに送信する]オプションをオフにして、[送信]ボタンをクリックしてもメッセージをすぐに送信せず、次回の送受信処理時まで「送信トレイ」にメッセージを残す方法をご紹介した。この方法でもおおよそ問題はないのだが、タイマで一定時間ごとに送受信を実行するように設定している場合、[送信]ボタンのクリックから、次回の定期的な送受信時刻までの間がたまたま同時期に重なると、メッセージがすぐに送信されてしまう可能性がある。つまり送信メッセージが「送信トレイ」で待機される時間は、[送信]ボタンをクリックした時間と、定時送受信の時間のタイミングによって大きく変化するということだ。

 だがOutlook 2003の仕訳ルールを使えば、「送信トレイ」での送信メッセージの待機時間を常に一定にすることができる。


操作方法

 例えばここでは、[送信]ボタンをクリックしてから、必ず1分間だけ送信メッセージが「送信トレイ」に留め置かれるように設定してみよう(もちろん時間は任意に設定可能だ。しかし今回の目的なら、1分くらいが妥当だろう)。結論からいえば、すべての送信メッセージに適用される仕訳ルールを新たに作成し、条件として保留時間を指定すればよい。

 まずはOutlook 2003の[ツール]メニューの[仕訳ルールと通知]を実行して[仕訳ルールと通知]ダイアログを表示し、[電子メールの仕訳ルール]タブの[新しい仕訳ルール]ボタンをクリックする。すると[自動仕訳ウィザード]が実行される。ここでは[テンプレートから仕訳ルールを作成]ではなく、[新しい仕訳ルールを作成]の方を選択し、受信メール用ではなく、[送信メール用に独自の仕訳ルールを作成する]を選択する。

自動仕訳ウィザード
送信メッセージに対して自動仕訳を作成する。
  こちらを選択して新規に仕訳ルールを作成する。
  こちらを選択して送信メールに対してルールを適用するようにする。

 すると次に仕訳対象となるメッセージの条件の選択画面になるが、ここでは何も選択せずに[次へ]で次に進む。すると次の確認メッセージが表示されるので[はい]をクリックする。

確認ダイアログ
すべての送信メッセージに適用される仕訳ルールであることを確認する。

 すると次に、仕訳処理の選択画面になるので、ここでは[指定した時間 分後に配信する]を選択し、「指定した時間」のリンク部分をクリックする。

仕訳処理の選択
配信遅延の条件を選択する。
  これを選択する。
  ここをクリックする。

 すると次のダイアログで送信メッセージの待機時間を分単位で指定できる。ここでは仮に1分を指定するものとする。

配信時間の指定ダイアログ
配信遅延時間を指定する。
  ここでは仮に1分間とした。もちろん、必要なら任意の時間を設定できる。

 次に進むと例外条件を指定する画面になるが、ここでは何も指定せずに次に進む。

仕訳ルールの名前設定
仕訳ルールに名前を付ける。
  適当なルールの名前を付ける。

Windows TIPS:メッセージ・ルールを活用する(Outlook 2003編)

 [完了]をクリックして、仕訳ルールの作成作業は終了する。するといま作成したルールがリストの最上位に表示される。関連記事でも述べているとおり、Outlook 2003のルールは、最も優先順位の高いものから低いものへと順次適用されていく。従って今回のルールは、リストの最上位に配置したままにするか、少なくとも、送信メッセージに対するほかのどのルールよりも上位に設定しなければならない。

仕訳ルール一覧
ここでは設定した仕訳ルールが一覧表示される。
  今回追加したルール。ほかのルールよりも前に処理が適用されるように、ルールの一番上か、少なくとも、送信メッセージに対するほかのどのルールよりも上位に設定すること。

 以上で作業は完了だ。試しに自分あてにメールを送信し、本当に1分後に送信処理が開始されるかを確認しておこう。なお1分後に正しく送信されるためには、Outlook 2003の[接続したら直ちに送信する]オプションを有効にしておくこと。End of Article

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このリストは、デジタルアドバンテージが開発した自動関連記事探索システム Jigsaw(ジグソー) により自動抽出したものです。

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