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Outlook Expressでメッセージ内のテキスト文字列を検索する

解説をスキップして操作方法を読む

デジタルアドバンテージ 打越 浩幸
2005/10/01
 
対象ソフトウェア
Outlook Express 6
Outlook Expressでメール・メッセージ内のテキストを検索しようとして[F3]キーなどを押しても、別の検索ダイアログが表示される。
メール内のメッセージを検索するには、メニューから[検索]−[メッセージ内のテキスト]を選ぶ必要がある。
テキストのみの表示にしているとこのメッセージ内検索機能が利用できないので、必要ならばHTML表示モードに切り替えてから検索を実行する。
 
解説

 Outlook Expressであるメール・メッセージを表示させている場合、そのメッセージの本文中から特定の文字列を検索したいことがある。メールの本文が長くて、簡単に目で追って見つけることができないような場合である。

 だがOutlook Expressでメッセージ内のテキストを検索させる方法は、通常のワープロなどでのキー操作とは少し異なっているので、戸惑うことがある。例えば一般的な検索用のショートカット・キーである[Ctrl+F]を押すと、メールの「転送」ウィンドウが開く。また[F3]キーを押すと[検索]というダイアログが開くが、これはメイン・ウィンドウ上では、現在選択されているフォルダから、指定されたヘッダ情報を持つメッセージを(再)検索するための機能である。メッセージの本文中からテキストを検索するのではなく、(デフォルトでは)件名やアドレスなどに指定された文字列が含まれているかどうかを検索し、見つかれば、そのメッセージが選択された状態になり、さらにプレビュー・ウィンドウにメッセージの内容が表示される(※1

*1 オプション指定によって本文中からメッセージを検索させることもできるが、見つかった場合でも、メッセージが選択状態になるだけであり、そのメッセージ中の該当部分が選択状態になったり、カーソルが移動したりするわけではない。

 メッセージの本文中に含まれるテキストを検索するには、メニューから項目を選び、実行する必要がある。


操作方法

メッセージ内テキストの検索

 メッセージ内の特定のテキスト文字列を検索するには、ショートカット・キーではなく、[編集]メニューを利用する。検索したいメッセージを選択してプレビュー状態にし、さらにそのメッセージのプレビュー・ウィンドウをアクティブにする(入力フォーカスをプレビュー・ウィンドウに移動しておく)。そして[編集]メニューから[検索]−[メッセージ内のテキスト]という項目を選択する(プレビュー・ウィンドウがアクティブでない場合は、このメニュー項目は選択できない)。

メッセージ内テキスト検索メニュー
メッセージ内に含まれる特定のテキストを検索するには、[Ctrl+F]や[F3]キーではなく、メニューから項目を選ぶ必要がある。
  まず検索したいメール・メッセージを選択状態にする。キーボード・フォーカスが左側のフォルダ・ウィンドウにある場合や、上側のメールの一覧ウィンドウにある場合は、メッセージ内テキスト検索メニューは無効になっている。
  単に[F3]キーを押すと、こちらの検索機能が起動する。これは、メールの一覧の中から、特定の条件を満たすメールを(再)検索する機能。
  これをクリックすると、特定のメッセージ内に含まれるテキスト文字列を検索することができる。

 すると次のようなダイアログが表示されるので、検索したい文字列を入力する。

検索文字列の入力
これはメモ帳などでも見られる、一般的なテキストの検索ダイアログ。
  ここに検索したい文字列を指定して[Enter]を押すと検索が実行され、見つかった部分がハイライト表示される。

 なお、メッセージをプレビュー・ウィンドウではなく、独立したウィンドウで表示している場合は(メッセージを選んでダブルクリックすると、独立したメッセージ・ウィンドウで表示される)、メニューからいちいち選択しなくても、[F3]キーや[Ctrl+Shift+F]キーを押すだけで、先の検索ダイアログが表示される。

テキストのみの表示モードに注意

 Windows XP SP2やWindows Server 2003 SP1のOutlook Expressではセキュリティ機能が強化され、メール・メッセージをテキスト形式でのみ読み出すという機能が導入された。この機能を有効にしておくと、HTML形式のメール・メッセージの表示を抑制し、常にテキスト形式でのみメールの内容が表示されるようになる。HTML中に埋め込んだスクリプトなどでシステムの脆弱性を攻撃したり、情報を漏えいさせるといった攻撃などを防ぐために導入された機能だ。

 だがこのテキストのみで表示するように設定していると、なぜか、上で述べたメッセージ内のテキスト検索機能は利用できない(メニューが無効になっている)。この機能は、HTMLメールでしか利用できないように設計されているようである。

 これを回避してメッセージ内テキストの検索を行うには、一時的にテキストのみの表示モードを解除し、HTMLメールの表示モードを有効にすればよい。具体的には、メッセージが表示されている状態で(プレビュー・モードでもよいし、独立したメッセージ・ウィンドウを表示するモードでもよい)、[表示]メニューの[HTML形式のメッセージ]を選択するか、[Alt+Shift+H]キーを押せばよい。するとメール・メッセージの表示がHTML形式になり、さらに[編集]−[検索]−[メッセージ内のテキスト]メニューが有効になる。これを実行してメッセージ内テキストを検索すればよい。End of Article

HTMLモードでの表示を有効にする
メッセージ内テキストの検索機能は、なぜかHTMLメールの表示モードでしか利用できない。テキストのみで表示するモードでは、先の検索メニューは無効化されている。メッセージの検索のたびにこのモードを切り替えるのは面倒なので([ツール]−[オプション]メニューの[読み取り]タブにある設定を変更しなければならないから)、代わりにこのメニューを実行してモードを切り替えるとよい。
  これを実行すると、一時的にHTML形式で表示するモードに切り替わる。素早く操作するためには、キーボードで[Alt+Shift+H]と押してもよい。すると先ほどの検索メニューが有効になる。
 
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