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Outlookで大量のメールに素早く目を通す方法

―― [スペース]キーで次々とメール内容を表示させる ――

解説をスキップして操作方法を読む

デジタルアドバンテージ 正木 理絵子
2006/12/23
 
対象ソフトウェア
Outlook 2003
大量のメールにざっと目を通したい場合がある。
通常はメールを選び、スクロール・バーでメール本文をスクロール表示させるが、Outlookでは、[スペース]キーだけを使って、このメール選択とスクロール表示を次々と行うことができる。
 
解説

 毎日、たくさんのメールを受け取っている人にとって、受信したメール全部に目を通すのは、なかなか骨の折れる作業である。一般的には、件名一覧から読むべきメールを選択し、スクロール・バーを操作しながらメール本文に目を通すことになるだろう。つまりこの作業では、「件名一覧から特定のメールを選択」という操作と、「メール本文のスクロール操作」という2つの操作を交互に実施しなければならない。

 しかし場合によっては、受信したすべてのメールを次々と開き、メール本文もすべてスクロールしてざっと目を通したいことがある。このようなときに、2つの操作を交互に実行するのは面倒だ。

 Outlook 2003を使っているなら、これら2つの操作を[スペース]キーだけで次々と実行することができる。

操作方法

 [スペース]キーだけで表示メールの選択と、メール本文のスクロールを次々と行うには、Outlook 2003の閲覧ウィンドウを使う。このウィンドウは、デフォルトではOutlookウィンドウの一番右側のペインに置かれ、選択されたメールの本文が表示されている。

 [スペース]キーだけでメールが読めるように設定するには、Outlookの[ツール]−[オプション]から表示される[オプション]ダイアログの[その他]タブをクリックし、[閲覧ウィンドウ]ボタンをクリックする。

Outlook 2003の[オプション]ダイアログ、[その他]タブ
ここで[閲覧ウィンドウ]ボタンをクリックする。
  これをクリックする。

 次に表示される[閲覧ウィンドウ]ダイアログの[Spaceキーで閲覧ウィンドウをスクロールする]チェック・ボックスがオンであることを確認する。この設定は、デフォルトでオンになっているはずだ。

[閲覧ウィンドウ]ダイアログ
ここでは閲覧ウィンドウの属性を設定できる。
  これがオンであることを確認する。

 操作は次のようになる。

1.メールの件名一覧で最初のメールをクリックする。

 Outlookのメールの件名一覧(デフォルトでは中央のペイン)から、読みたい一連のメールのうち、最もリストの上側にあるものをクリックする。すると、選択したメールの本文が閲覧ウィンドウに表示される。次に表示されたメールの本文をクリックしマウスのポインタを点滅させる。

メール一覧から、読みたいメールうち、1番上のものをクリックする
まずは件名一覧から、読みたいメールの1番上にあるメールをクリックする。続いて、表示された閲覧ウィンドウの本文をクリックしマウス・ポインタを点滅表示に切り替える。
  件名部分をクリックする。
  閲覧ウィンドウに表示されたメールの本文をクリックし、マウス・ポインタを点滅表示させる。

2.[スペース]キーを押す。このときの挙動は閲覧ウィンドウの状態によって次の2つに分かれる。

2−1.閲覧ウィンドウにスクロール・バーが表示されていない場合(メール本文が閲覧ウィンドウ内部にすべて表示されている場合)

 この場合に[スペース]キーを押すと、メール一覧の次のメール(リスト上の1つ下のメール)が選択され、そのメールの本文が閲覧ウィンドウに表示される。

2−2.閲覧ウィンドウにスクロール・バーが表示されている場合(閲覧ウィンドウ内部にメール本文全体を表示できていない場合)

 この場合に[スペース]キーを押すと、閲覧ウィンドウがスクロール・アップし、メール本文の続きが読める。

 繰り返し[スペース]キーを押せば、閲覧ウィンドウ内部を次々とスクロール・アップしてメール本文の最後まで読める。そしてメール本文の最後が表示された状態で、さらに[スペース]キーを押すと、次のメールが選択され、閲覧ウィンドウにそのメールの内容が表示される。

 つまり、[スペース]キーだけを次々と押していけば、閲覧ウィンドウをスクロールし、スクロールが最後まできたら次のメールを表示し…、という操作が可能になるわけだ。

 なお、ここではリストの上から下への移動、スクロール・アップだけを説明したが、[Shift]キーを押しながら[スペース]キーを押すと、逆順(下から上)に移動することができる。End of Article

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