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Outlookで一時保存された添付ファイルを削除する

解説をスキップして操作方法を読む

デジタルアドバンテージ 小川 誉久
2007/01/06
 
対象ソフトウェア
Outlook 2003
Outlookで受信した添付ファイルは、ダブルクリックで簡単に開くことができる。
しかしこのとき、Outlookは添付ファイルをいったん一時ファイルに保存している。
この一時ファイルは明示的に削除しないかぎり残ったままになる。機密性の高いファイルを開いたときなどは注意が必要である。
ファイルを削除したければ、一時フォルダの場所を見つけて、ファイルを削除する。
 
解説

 電子メールの添付ファイルとして、ワードプロセッサの文書やExcelのシート、PDFデータ、イメージ・ファイルなどを送受信するのはもはや常識になった。多くのメーラがそうであるように、Outlook(Office Outlook)でも、受信メールの添付ファイル部分をダブルクリックするだけで、対象ファイルを開いて中身を見ることができる。

Outlook 2003での添付ファイルの表示
受信メールの添付ファイル部分をダブルクリックすれば、ファイルを開いて中身を見ることができる。画面のダイアログは、セキュリティ警告を表示するもので(デフォルト時)、ここで[開く]ボタンをクリックすれば、ファイルに対応するアプリケーション(この場合はExcel)が起動され、ファイルが開かれる。

 ここで[開く]ボタンをクリックすると、対応するアプリケーション(この場合はExcel)が起動され、添付ファイルが開かれる。添付ファイルの参照が終わったら、単にアプリケーションを閉じれば、再度Outlookに戻ることができる。

 これは非常に便利な機能だ。しかしこの際にOutlookは、添付ファイルをハードディスク内の一時フォルダに保存しており、表示用のアプリケーションを閉じても、このファイルはそのまま残されることをご存じだろうか。例えば上記の添付ファイル(2006年度決算資料.xls)を開き、閉じた直後にこの一時フォルダを開と、ファイルが保存されていることを確認できる。

Outlookが保存した添付ファイル
Outlookで添付ファイルを開くと、ファイルが一時フォルダにコピーされる。添付ファイルの表示を終えても、このファイルは削除されない。

 Outlookは、デフォルトで以下のTemporary Internet Filesフォルダ以下のサブ・フォルダに添付ファイルを保存する。

 こうしてコピーされたファイルは、添付ファイルの表示を終了しても自動的には削除されない。またTemporary Internet Filesフォルダは、Internet Explorer(IE)が一時ファイル保存用として利用するフォルダだが、IEの[インターネット オプション]ダイアログでインターネット一時ファイルの削除を実行しても、このフォルダは削除されない。つまり、明示的にこのファルダ内のファイルを削除しない限り、過去にOutlookで開いた一時ファイルが次々とこのフォルダに残されることになる。例えば、機密性の高い添付ファイルをいったん開いて、情報漏えい防止のためにとメールの方を削除したとしても、一時フォルダには機密ファイルが残ってしまうということだ。

 困ったことに、上記フォルダ(OLKxxx。“xxx”の部分はランダムな数値)は、エクスプローラでは一覧表示されない特殊なフォルダとなっており、少々工夫しないとフォルダにたどり着けなくなっている。

操作方法

 Outlookがコピーした添付ファイルを削除するには、まずはファイルの保存先である一時フォルダの場所を特定する必要がある。Outlook 2003は、デフォルトで次のフォルダに添付ファイルをコピーする(%USERPROFILE%は、通常は“C:\Documents and Settings\ユーザー名”)。

%USERPROFILE%\Local Settings\Temporary Internet Files\OLKxxx

 OLKxxxのxxxの部分には、ランダムに発生された数値が指定される。この値はユーザーによってまちまちだ。

 OLKxxxフォルダは、Temporary Internet Files内の特殊フォルダであり、たとえエクスプローラのオプションで[すべてのファイルとフォルダを表示する]を指定していたとしても、一覧表示には現れない。実際には、エクスプローラのアドレス・バーにフルパス指定をすれば移動できるのだが、前述のようにフォルダ名はランダムであるため、フォルダ名を突き止めるまでは指定できない。

 OLKxxxフォルダはエクスプローラでは表示されないが、実はコマンド・プロンプトでは表示できる。従ってコマンド・プロンプトを使えば、自分が使っているOLKxxxのフォルダ名を確認できる。コマンド・プロンプトを起動し([スタート]−[ファイル名を指定して実行]で名前にcmdを入力)、自分のTemporary Internet Filesに移動し、dirを実行すればよい。ちなみにTemporary Internet Filesなどは隠しファイル指定が付いているので単純なdirでは表示されない。その場合は“dir /a”というふうに、“/a”オプション(すべてを表示させるオプション)を付けてdirを実行する。以下は、%USERPROFILE%\Local Settings\Temporary Internet Filesに移動し、dirコマンドを実行したところである。

C:\Documents and Settings\testuser\Local Settings\Temporary Internet Files>dir
ドライブ C のボリューム ラベルは WINXPVOL1 です
ボリューム シリアル番号は 7EFF-E2AB です

C:\Documents and Settings\testuser\Local Settings\Temporary Internet Files のディレクトリ

2007/01/05  11:16    <DIR>          OLK73
               0 個のファイル                   0 バイト
               1 個のディレクトリ   4,297,641,984 バイトの空き領域

 このケースでは、OLK73がOutlook用の一時フォルダであることが分かった。後は、コマンド・プロンプトで必要なファイルを削除してもよいし、エクスプローラのアドレス・バーにフルパスを指定してOLK73フォルダの内容を表示し、ファイルを削除してもよい。End of Article

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