連載
» 2005年05月19日 00時00分 公開

基礎から学ぶExchange Server 2003運用管理:第4回 Exchange Server 2003の情報共有機能 (2/3)

[松本美穂,IT Training Studio]

パブリック・フォルダの使用法(1):パブリック・フォルダへのメッセージの投稿

 パブリック・フォルダへメッセージを投稿するには、次のように操作する。

パブリック・フォルダへのメッセージの投稿
Outlook 2003で、いま作成した「ヘルプデスク」パブリック・フォルダにメッセージを投稿してみる。
 (1)メッセージを投稿したいパブリック・フォルダ(ここでは[ヘルプデスク])を選択する。
 (2)ツールバーの[新規作成]ボタンをクリックする。または、[新規作成]ボタンの隣の[▼]をクリックして[現在のフォルダへ投稿]をクリックする。
 (3)[件名]と本文に任意のメッセージを入力する。件名に入力した内容は、自動的に[テーマ]に反映され、後述する並べ替え機能で利用する。また、本文は「HTML形式」「リッチ・テキスト形式」「テキスト形式」のいずれかの形式で記述できる。
 (4)ツールバーの[投稿]ボタンをクリックし、フォルダへメッセージを投稿する。

 投稿されたメッセージに返信を投稿するには、該当メッセージを開いた状態でツールバーの[返信を投稿]をクリックするか、メッセージを右クリックして[このフォルダに返信を投稿]をクリックする。

返信の投稿
一般的なメールの返信と同様に操作できる。
 (1)返信を投稿したいメッセージを開き、ツールバーの[返信を投稿]をクリックする。
 (2)件名と本文を入力し、ツールバーの[投稿]ボタンをクリックする。

パブリック・フォルダの使用法(2):メッセージの並べ替え

 投稿されたメッセージは、デフォルトでは日付順に並べ替えられるので、投稿日の新しいものから順に上から表示される。しかし、掲示板形式でフォルダを運用したい場合は、同じ話題に関する返信をグループ化し、いわゆる「スレッド表示」にした方が見やすくなる。同じ話題でグループ化するには、[テーマ]で並べ替えを設定するとよい。テーマは、デフォルトではメッセージの投稿時に設定した件名になる。[テーマ]ごとに並べ替えをするには、次のように操作する。

テーマごとに並べ替える
テーマ(同じ話題)ごとに並べ替えるには、[表示]メニューの[並べ替え]→[テーマ]をクリックする。

テーマごとに並べ替えられて表示される
テーマごとに並べ替えると、投稿の件名ごとにグループ化され、返信はインデント(字下げ)されて表示される。また、テーマをクリックすると折りたたみ/展開が可能になる。

パブリック・フォルダの使用法(3):デフォルトのビューを変更するには?

 Outlookでは、並べ替えやグループ化など表示に関する機能は「ビュー」と呼ばれる。しかし、ビューはあくまでもOutlookの設定であり、ユーザーごとに設定しなければならない。従って、上述の「テーマごとの並べ替え」は、ユーザーごとに設定しなければならないのである。そこで、掲示板形式でフォルダを運用する場合は、デフォルトのビューを件名でグループ化するように変更しておくとよい。デフォルトのビューを変更するには、次のように操作する。ただし、この操作が行えるのは、フォルダの作成者(後述するフォルダの所有者)のみである。

デフォルトのビューを変更する
デフォルトのビューを変更すれば、すべてのユーザーのデフォルトの表示設定を指定できる。
 (1)デフォルトのビューを変更したいフォルダを右クリックして[プロパティ]をクリックする。
 (2)[管理]タブを開き、[フォルダの初期ビュー]を「件名グループ」に変更する。

パブリック・フォルダの使用法(4):未読件数を表示するには?

 パブリック・フォルダは、デフォルトでは未読件数が表示されない。未読件数を表示したい場合は、「お気に入り」機能を利用することになる。具体的には、次のように未読件数を表示したいフォルダを[お気に入り]フォルダへドラッグ&ドロップすればよい。

未読件数を表示する
フォルダ内の未読件数を表示させたければ、目的のフォルダを「お気に入り」フォルダに入れる。
 (1)未読件数を表示したいフォルダ(ここでは[ヘルプデスク])を選択する。
 (2)(1)で選択したフォルダを[お気に入り]フォルダへドラッグ&ドロップする。また、サブ・フォルダと親フォルダの階層構造を保ちたい場合は、親フォルダを先に[お気に入り]へ追加し、その後にサブ・フォルダを親フォルダへドラッグ&ドロップするようにする。

パブリック・フォルダの使用法(5):フォルダの並び順を変更するには?

 作成したパブリック・フォルダは、名前で昇順に並べ替えられ、並び順を変更することはできない。従って、フォルダの並び順を変更したい場合は、フォルダの名前の付け方を工夫するしかない。例えば、次のように「00」や「10」「20」といった数字をフォルダ名の先頭に付加し、上の方へ表示したいフォルダに若い番号を割り当てるようにするとよい。

フォルダの並び順を変更するには名前を工夫する
「00」や「10」「20」という数字をフォルダ名の先頭に付加し、上の方へ表示したいフォルダに若い番号を割り当てるようにする。番号は10、20のように連番にはせず間を空けておくと、後から間に追加したいフォルダがあるときに便利である。

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