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» 2007年06月28日 00時00分 公開

社内SNSをOpenPNEで作ってみよう(1):社内でSNS? ホントに役に立つの? 面白いの? (2/3)

[手嶋守,手嶋屋]

社内SNSの使われ方(手嶋屋での事例紹介)

 実際の社内SNSの利用実態を紹介します。手嶋屋では、2年ほど前からOpenPNEを社内SNSとして利用してきました。

社内SNS参加者

 手嶋屋の社内SNSに参加しているのは、手嶋屋社員、業務委託スタッフ、アルバイト、インターンで、全部で40名ほどです。業務に関連する情報も少からず流れるので、NDA(秘密保持契約)を結んだ人にのみ参加を許可しています。手嶋屋では、アルバイトや社員が参加したときに最初

メンバープロフィール

 プロフィールはSNSでコミュニケーションを取るための基本なので、細かく記入してもらっています。プロフィール登録をしてもらうとき、社内で決めていることは次の事項です。

  • できるだけ本人と分かる顔写真や似顔絵などを掲載してもらう
  • 氏名欄には本名を記載してもらう
  • 自己紹介欄に連絡先(PCメールアドレス、携帯電話メールアドレス、携帯電話番号、メッセンジャーアドレス)を記載してもらう

スケジュール管理

 OpenPNEは管理画面の設定で、PNEBIZモードという機能を選択することで、簡易グループウェアとして機能させることができます。PNEBIZ機能は社内SNSのために作られた機能で、手嶋屋のような組織が20人ぐらいまでのスケジュールを扱うのに適しています。スケジュールは携帯からも閲覧することができるので、朝起きたらまずスケジュール確認という使い方をしています。グループという概念によってメンバーのスケジュールを一覧で見ることもできます。

図3 マイページのスケジュール表示 図3 OpenPNEで構築した社内SNSのマイページのスケジュール表示
図4 OpnePNEで構築した社内SNSのグループスケジュール表示 図4 OpenPNEで構築した社内SNSのグループスケジュール表示

日記

 日記の欄で一番使われることが多いのは、「遅刻の連絡」です。社内SNSとしてルール化した使い方ではないのですが、単なる寝坊からやむを得ない事情のときまで、主に日記を使って連絡をしています。OpenPNEは携帯からも使えるので、移動中にSNSにログインをして報告をすることが多いようです(もしくは寝坊をした布団の中から)。

 また、日記で報告すると、メールやほかの手段で報告するよりも心理的に楽というのがあるようです。遅刻をすることで、ほかのスタッフや仕事に迷惑が掛かる場合には、直接連絡を取るようにしてもらっています。遅刻に限らずミスをしたとき、不都合が起きたときに連絡してもらうことが重要だと思います。

図5 OpnePNEで構築した社内SNSの遅刻報告日記 図5 OpenPNEで構築した社内SNSの遅刻報告日記

 次に使われているのは、面白いサイトの紹介です。これも社内SNSで特に決まったルールはありませんが、WebサイトやYoutubeの動画、価格.comの小窓を使った商品の紹介などに使っています。日記にコメントが付いていくことで、より深い議論や関連するサイトのリンクが紹介されたりします。

 ほかにも、具体的な構想になっていなかったり、しっかりと設計や企画の会議で議論するほどではないけれど、ちょっとほかの人にも読んでほしいアイデアノウハウなどを日記で書き残すようにしています。より洗練されたノウハウはタイトルに【ノウハウ】と付けることで、後から検索できるようにしています。

コミュニティ

 コミュニティも特徴的な使われ方をしています。手嶋屋では部活動のようなイメージで、各種コミュニティが立ち上がっています。

 カラオケ、フットサル、早起き同盟、スーツ部、スイーツ部、桃鉄部、自炊部等のコミュニティが作られています。業務に関連するコミュニティも立ち上がっていますが、こちらは従来のメールなどのツールを使う傾向が強く、あまり活発ではありません。

SNS以外のツール

 手嶋屋は社内SNSのほかに、通常のメール、メーリングリスト約100個、社内チャットルーム4個。trac(プロジェクト管理ツール)2個を利用して業務を進めています。全業務をSNS内で無理やり完結させようとはせずに、各業務に適したツールを選択して利用するようにしています。

 例えば、ToDo管理については、以前はPNEBIZに備わっていた機能を使っていましたが、業務が複雑になるにつれSNSだけではカバーし切れなくなったため、現在はtracに置き換えられています。最近では、メーリングリストの代わりに、チャットを積極的に使うようにしています。

図6 業務ごとにツールを使い分け 図6 業務ごとにツールを使い分け

社内SNSで仕事のやり方がこう変わった!

携帯電話でもスケジュールが確認できるようになった

 毎日ログインするSNSにスケジュールが表示されるので、予定が確認しやすくなりました。外出先でもスケジュール確認が行えるように、急なスケジュールの変更にも対応しやすくなりました。

自分たちの会社やスタッフについてより深く知るようになった

 日記やコミュニティでの日常的な発言を読むことで、スタッフ1人1人の現在の状況についてこれまでよりも分かるようになりました。カレンダーに参加者の誕生日が表示されるので、スタッフの誕生日を祝う機会が増えました。

コミュニケーションしやすくなった

 業務とは直接関係ない、フットサルやカラオケ、スイーツなどでコミュニケーションすることで、会社の風通しが良くなった気がします。これまでの業務ではかかわらない人とも接点ができたので、新規プロジェクト立ち上げのときに、こうした非正規コミュニケーションが生きました。

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