スマホ導入だけでは解決しなかったメールに関する悩みをExchange Onlineで解決：業務の柱“メール”の運用課題をどうやって解決したのか？

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導入の背景

POPメールの運用に課題を抱えていたシーケービー

　東京・渋谷に本社を構える株式会社シーケービー（以下、CKB）は、主に海外メーカー製の工作機械や精密測定器の輸入・販売を手掛ける中堅商社。今年で創業60周年を迎える同社は、社員70人で国内メーカーがカバーしていない特定用途向けの先進機器を、海外メーカーと直接提携することで幅広く取り扱っている。その多くはドイツ、スイスといった欧州メーカーの製品だが、ほかにもオーストラリアやイスラエルなど、国内では珍しいメーカーの製品もラインアップしている。

　CKBが取り扱う製品の販売先は、日本国内の大手メーカーから中堅・中小製造業まで多岐に渡り、かつ地理的にも国内各地に散らばっている。また同社は、製品の販売のみならず、保守サービスも提供している。そのため、自ずと営業担当者や保守担当者は、外回りの仕事が多くなる。

　同社では、こうした現場業務の効率アップを図るため、主に営業担当者を中心にネットブックやタブレット端末を支給しモバイルワーク環境の整備に力を入れてきた。スマートフォンからのメール閲覧率も高まっていた。これらによって一定の生産性向上の効果は得られたものの、依然としてメール環境の使い勝手に関しては課題を残していたと言う。同社 機械営業部 部長代理 早坂勝博氏は、次のように述べる。

　「弊社のもともとの業務スタイルは、海外とのFAXのやり取りを紙の冊子にまとめ、社内で回覧することで、関係者間で情報共有を図るというものでした。その後、FAXが電子メールに置き換わった後もこのスタイルを踏襲して、メーリングリストに関係者のメールアドレスを登録して同報送信していました。しかしこうしたメール運用では、メールの数が膨大になるため、メールサーバに大きな負担が掛かってしまいます」

　当時、同社ではホスティングサービス事業者が提供するPOPメールのサービスを利用していたが、メールボックスの容量制限のためにサイズの大きいファイルを添付したメールの同報送信などにはしばしば制限を掛けざるを得なかったという。また、メールの未読・既読の判別が付かない点も業務効率の向上を妨げていたと早坂氏は言う。

　「営業担当者はオフィスのデスクトップPC、タブレット端末、さらには自宅のPCなどさまざまな端末からメールをチェックしますが、POPメール環境ではある端末から既に読み込んだメールであっても、別の端末からメールサーバにアクセスすると未読扱いとなり再度取り込まれてしまいます。弊社の業務では日々数多くのメールが飛び交いますからメールの未読・既読が容易に判別できないのは、極めて使い勝手が悪かったのです」

導入の経緯

Exchange Onlineの導入でメール関連の業務効率が劇的に向上

　こうしたメール運用にまつわる問題を解決するソリューションとして同社が注目したのが、Office 365のメールサービスである「Exchange Online」だった。従来の「POPサーバ＋多種雑多なメールクライアント」の環境から、「Exchange Online＋Outlook」に全社的に移行・統一すれば、これまで悩まされ続けてきた「メールの未読・既読」問題から解放されるとともに、メールボックスの容量も25GBとたっぷり提供されているため、容量不足に悩まされることもなくなる。

　同社の決断は早かった。

　「当時の社長が新しい試みに理解を示してくれる方だったので、Office 365の導入にもすぐにゴーサインを出してもらえました。こうした動きの早さは弊社のような中小企業ならではの強みなのかもしれません」（早坂氏）

　こうして2011年春、CKBは旧来のメール環境を全社一斉に「Exchange Online」へと移行した。移行に当たっては同社にITサービスを提供している協立情報通信株式会社が作業を強力にバックアップした。CKB 管理部総務人事課 課長代理 髙橋佳子氏によれば、移行自体は極めてスムーズに行われたという。

　「私どもユーザー側は、事前に不要なメールの削除作業を行い、中には古いメールをExchange Onlineのメールボックスに移行することを希望する者もいましたが、協立情報通信さんの支援のおかげでユーザー側には大きな負担は掛からずとてもスムーズにExchange Online環境へ移行できました」（髙橋氏）

　その後、現在に至るまでの約2年弱の間、CKBはOffice 365のExchange Onlineを全社で安定的に利用し続けている。早坂氏によれば、Exchange Onlineを導入したことによる業務効率向上の効果は、絶大なものだと言う。

　「異なる端末ごとに同じメールを見たり削除しなくて済むようになったことで、以前とは比べものにならないほど業務効率が上がりました。以前のPOPメールの環境には、もう戻ることができませんね」（早坂氏）

今後の展開

今後は、SharePoint Onlineで“膨大な数の貿易関係書類”の管理を検討中

　ちなみにCKBでは現在、Office 365を使ったさらなる業務効率アップのために、SharePoint Onlineの有効活用を、構築・運用サポートの経験のある協立情報通信と共に検討しているところだ。

　同社は業務上、営業資料や製品資料、さらには貿易関連の書類など多数のドキュメントファイルを扱っており、かつそれらを支店をまたがって共有しなくてはいけない。しかしこれまでは書類のファイルを各人がファイルサーバに個別にアップロードするだけで、きちんとドキュメント管理が行われていなかったという。

　同社で現在システム管理を担当している同社 管理部 部長代行 田渕敏浩氏は、「現状ではファイルのバージョン管理もできていないのが実情です。SharePoint Onlineを使えばこうした状況を改善できるとともに、プロジェクトごとにポータルを作って営業活動を側面支援するようなことも可能になります」と説明する。

　さらに田渕氏は、SharePoint Onlineへの移行による“データ活用度合いの向上”にも期待を寄せている。従来は紙資料であったため検索性が著しく低く、過去データの二次利用や再利用が難しかった。その点、SharePoint Online上に資料データが上がっていれば、利便性や共有率が向上して“二度手間といった無駄”が減少し、業務効率向上に寄与する。

　早坂氏は、「現場の業務効率を上げるためには、それを実現するためのツールの整備なくしては実現できません。このような環境を整えもせずに現場にただ『業務効率を上げろ！』と言うのはナンセンスだと思います。そういう意味では、Exchange OnlineやSharePoint Onlineは弊社の業務に極めてフィットした業務改善ツールだと感じています」と説明する。

　早坂氏の言うように、CKBのような商社では“いつでもどこでも使えるクラウドサービス”が非常に業務にマッチし、メールによる業務効率が向上した。同社では、さらに積年の課題であった書類管理についても、SharePoint Onlineをフルに活用することで、さらなる業務効率の向上を目指している。このように、今後もOffice 365の学習を意欲的に重ねることで、Office 365の機能をフルに使い倒していく意向だ。

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アイティメディア営業企画／制作：＠IT 編集部／掲載内容有効期限：2013年6月30日