Tech TIPS：Excelでプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を作成して入力効率をアップする

Excelであらかじめ入力するデータが決まっているような場合は、プルダウンリストを作成しておくと入力効率をアップできる。半角と全角が混じってしまうような入力ミスも防げる。本稿では、プルダウンリストを作成する方法を紹介する。

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　部署名や都道府県、性別など、Excelであらかじめ入力するデータが決まっているような場合、いちいちその項目を手動でキー入力するのではなく、プルダウンリスト（ドロップダウンリストやプルダウンメニューなどとも呼ばれる）を作成しておくと、入力の手間が省ける。

　決まったリストの中から1つを選択するようなセルならば、プルダウンリストから選択するように設定しておけば、入力が簡単になるし、半角と全角の文字が混じってしまうような入力ミスも防げる。全角や半角、スペースの有無などの“入力の揺らぎ”があると、正しく集計できなかったり、フィルター機能で抽出した際に正しい結果が得られなかったりすることになる。

　そこで本稿では、Excelでプルダウンリストを作成する2種類の方法を紹介する。Excel 2016を例にしているが、他のバージョンのExcelでも同様の方法でプルダウンリストが作成可能だ。

ダイアログボックスでリストを設定する方法

　プルダウンリストを設定したいセルを選択し、［データ］タブの［データツール］にある［データの入力規則］をクリックする。すると［データの入力規則］ダイアログが開くので、［設定］タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」にリストに入れたい項目を「,（半角カンマ）」区切りで入力する。例えば、「1」「2」「3」「4」をプルダウンリストから選択できるようにする場合には、「1,2,3,4」と入力する。

　これで［OK］ボタンをクリックすれば、プルダウンリストを設定したセルの横に［▼］のマークが付き、プルダウンリストから選択可能であることが示される。デフォルトの値や部署名といった入力項目を示す文字を表示したセルに対してプルダウンリストを設定する場合は、事前にその文字をセルに入力した上で、プルダウンリストを設定すればよい。

ダイアログボックスでリストを設定する（1）
［データ］タブを開き、ドロップダウンリストを設定したいセルを選択後、［データの入力規則］をクリックする。なお選択するセルは、空白セルである必要はなく、「選択してください」などの説明を入力しておいてもよい。

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ダイアログボックスでリストを設定する（2）
［データの入力規則］ダイアログを開き、［設定］タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。

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ダイアログボックスでリストを設定する（3）
「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」の入力ボックスにリストに入れたい項目を「,（半角カンマ）」区切りで入力する。

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ダイアログボックスでリストを設定する（4）
設定したセルの右側に［▼］のマークが付き、プルダウンリストがあることが示される。［▼］をクリックすると、画面のようにプルダウンリストが表示され、そのリストから入力項目が選択可能になる。

別のセルやシートにリストのデータを用意する方法

　リストの要素が少ない場合は、直接ダイアログボックスに指定する方が楽だ。しかし都道府県や東京23区などの項目数が多いプルダウンリストを、ここに入力して作成するとなると、間違えや抜けを起こしやすく、変更があった場合に編集もしにくい。このように項目が多いような場合は、同じシート上の別のセルや別のシートにリストを作成し、そこを参照するようにするとよい。

　それには、事前に別のセルやシートにリストを作成しておく必要がある。その後、プルダウンリストを設定したいセルを選択し、［データ］タブの［データツール］にある［データの入力規則］をクリックする。

　［データの入力規則］ダイアログが開くので、［設定］タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」の入力ボックスをクリックした後、リストにしたい項目が入力されたセルを選択すればよい。

別のセルやシートにリストのデータを用意する（1）
事前に別のセルやシートにリストにしたいデータを用意しておく。ここでは別シートに都道府県のリストを作成した。

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別のセルやシートにリストのデータを用意する（2）
［データの入力規則］ダイアログの「元の値」の入力ボックスにリストを設定した場合と同様、［データの入力規則］ダイアログを開き、「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認する。「元の値」の入力ボックスをクリックし、事前に用意したセルを選択する。これでセルの値が、リストの項目となる。

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別のセルやシートにリストのデータを用意する（3）
設定したセルの右側に［▼］のマークが付き、プルダウンリストがあることが示される。［▼］をクリックすると、画面のようにプルダウンリストが表示され、そのリストから入力項目が選択可能になる。プルダウンリストの項目数が多い場合や変更が多いような場合は、このように別のセルやシートを参照するようにすると楽だ。

プルダウンリストの項目を変更する方法

　プルダウンリストの項目を変更したり、追加したりする場合は、対象となるセルを選択してからもう一度［データの入力規則］ボタンをクリックして［データの入力規則］ダイアログを開く。そして「元の値」に入力したリストを編集したり、別のセルやシートで作成したリストを編集したりすればよい。

「Tech TIPS」