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» 2020年10月12日 05時00分 公開

Tech TIPS:Excelのプルダウン(ドロップダウン)リストを作成して選択入力を可能にする

部署名や都道府県など、Excelで入力するデータが決まっているような場合、プルダウンリストを作成しておくと入力効率をアップできる。半角と全角が混じってしまうような入力ミスも防ぐことができる。本稿では、プルダウンリストを作成する方法を紹介する。

[小林章彦,デジタルアドバンテージ]

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対象:Excel 2013/2016/2019/365


決まった項目の入力にはプルダウンリストが便利 決まった項目の入力にはプルダウンリストが便利
部署名や都道府県の決まった入力項目には、プルダウンリストを設定しておくと入力ミスなどを防ぐことができる。プルダウンリストの作り方を紹介しよう。

 「Microsoft Excel(エクセル)」で、部署名や都道府県、性別などのあらかじめ入力するデータが決まっている項目は意外と多いのではないだろうか。そのような場合、いちいちその項目を手動でキー入力するのではなく、「プルダウンリスト」(「ドロップダウンリスト」や「プルダウンメニュー」などとも呼ばれる)を作成しておくと、入力の手間が省ける。

 プルダウンリストから1つを選択するように設定しておけば、入力が簡単になるし、半角と全角の文字が混じってしまうような入力ミスも防げる。全角や半角、スペースの有無などの「入力の揺らぎ」があると、正しく集計できなかったり、フィルター機能で抽出した際に正しい結果が得られなかったりすることになる。

 そこで本稿では、Excelでプルダウンリストを作成する2種類の方法を紹介する。画面は、Microsoft 365(Office 365)版のExcelを例にしているが、他のバージョンのExcelでも同様の方法でプルダウンリストが作成可能だ。

[データの入力規則]ダイアログでリストを設定する方法

 Excelのシート上でプルダウンリストを設定したいセルを選択し、[データ]タブの[データツール]にある[データの入力規則]をクリックする。[データの入力規則]ダイアログが開くので、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから[リスト]を選択する。ここで「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」欄にプルダウンリストに表示したい項目を「,(半角カンマ)」区切りで入力する。例えば、「1」「2」「3」「4」をプルダウンリストから選択できるようにする場合には、「1,2,3,4」と入力する。

 これで[OK]ボタンをクリックすれば、プルダウンリストを設定したセルの横に[▼]のマークが付き、プルダウンリストから入力項目を選択できることが示される。デフォルトの値や部署名といった入力項目を示す文字を表示したセルに対してプルダウンリストを設定する場合は、事前にその文字をセルに入力した上で、プルダウンリストを設定すればよい。

[データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(1) [データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(1)
プルダウンリストを設定したいセルを選択し、[データ]タブを開き、[データの入力規則]をクリックする。なお選択するセルは、空白セルである必要はなく、「選択してください」などの説明を入力しておいてもよい。
[データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(2) [データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(2)
[データの入力規則]ダイアログを開き、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから[リスト]を選択する。
[データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(3) [データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(3)
「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」欄の入力ボックスにリストに入れたい項目を「,(半角カンマ)」区切りで入力する。
[データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(4) [データの入力規則]ダイアログでリストを設定する(4)
設定したセルの右側に[▼]のマークが付き、プルダウンリストがあることが示される。[▼]をクリックすると、画面のようにプルダウンリストが表示され、そのリストから入力項目が選択可能になる。

別のセルやシートにリストのデータを用意する方法

 リストの要素が少ない場合は、直接ダイアログボックスに指定する方が楽だ。しかし都道府県や東京23区などの項目数が多いプルダウンリストを、ここに入力して作成するとなると、間違えや抜けを起こしやすく、変更があった場合に編集もしにくい。このように項目が多いような場合は、同じシート上の別のセルや別のシートにリストを作成し、そこを参照するとよい。

 それには、事前に別のセルやシートにリストを作成しておく必要がある。その後、プルダウンリストを設定したいセルを選択し、[データ]タブの[データツール]にある[データの入力規則]をクリックする。

 [データの入力規則]ダイアログが開くので、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから「リスト」を選択する。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「元の値」の入力ボックス右脇の[↑]ボタンをクリックした後、リストにしたい項目が入力されたセルを選択して[Enter]キーを押せばよい。[データの入力規則]ダイアログに戻るので、[OK]ボタンをクリックすると設定は完了だ。

別のセルやシートにリストのデータを用意する(1) 別のセルやシートにリストのデータを用意する(1)
まず、プルダウンリストにしたいデータを別のセルやシートに用意しておく。ここでは別シートに都道府県のリストを作成している。次に、プルダウンリストを設定したいセルを選択し、[データ]タブを開き、[データの入力規則]をクリックする。[データの入力規則]ダイアログを開き、[設定]タブの「入力値の種類」のプルダウンリストから[リスト]を選択する。「元の値」欄の入力ボックスの右側のアイコンをクリックする。
別のセルやシートにリストのデータを用意する(2) 別のセルやシートにリストのデータを用意する(2)
事前に用意したリストのセルを選択する。別のシートにリストを作成した場合は、そのシートを開き、セルを選択して[Enter]キーを押す。項目数が多いような場合は、一番上のセルを選択後、[Shift]+[Ctrl]+[↓]キーを使って、最後の項目まで選択するとよい。[データの入力規則]ダイアログに戻ったら、[OK]ボタンをクリックする。
別のセルやシートにリストのデータを用意する(3) 別のセルやシートにリストのデータを用意する(3)
設定したセルの右側に[▼]のマークが付き、プルダウンリストがあることが示される。[▼]をクリックすると、画面のようにプルダウンリストが表示され、そのリストから入力項目が選択可能になる。プルダウンリストの項目数が多い場合や変更が多いような場合は、このように別のセルやシートを参照するようにすると楽だ。

プルダウンリストの項目を変更する方法

 プルダウンリストの項目を変更したり、追加/追加したりする場合は、対象となるセルを選択してからもう一度[データの入力規則]ボタンをクリックして[データの入力規則]ダイアログを開く。そして「元の値」に入力したリストを編集したり、別のセルやシートで作成/変更したリストを選択し直したりすればよい。

 別のセルやシートにリストを作成している場合、既存のプルダウンリスト項目を変更するだけなら、単にそのリストのセルを編集して書き換えるだけで、自動的にプルダウンリストが更新される。一方、追加や削除の場合は、前述のように[データの入力規則]ダイアログでの操作が必要だ。

プルダウンリストを削除する

 プルダウンリストが不要になった場合、単純にセルの値を削除しただけでは、プルダウンリストは削除されない。

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