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» 2017年05月08日 05時00分 公開

あなたが“正しい”と思う「議事録」は別の誰かにとって“正しくない”:正しい「議事録」の書き方 (2/2)

[吉澤準特,@IT]
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議事録作成で活躍する、Wordの「変更履歴機能」

 十人十色という言葉通り、人の数だけ考え方や捉え方には違いがあります。誰かが「正しく」書いた議事録は、別の誰かにとって「正しくない」かもしれません。

 例えば、あるプロジェクトで導入したITシステムのアプリケーション品質について「図1」のやりとりが会議中にあったとします。

図1 実際に交わされたやりとり(クリックすると、拡大画像を表示します。以降同様)

 「図2」は、Aさんが自分の都合に合わせた解釈で議事録にしたものです。

図2 Aさんが作成した議事録

 Bさんは、システムを改修してほしいので、「取りあえず使うけど、何とかしてください」と要望を伝えました。

 しかし、Aさんの書いた議事録では「ずっと今のままでいいよ」というニュアンスになっています。Bさんの主張とは真逆の内容なので、BさんはAさんへ修正を依頼しなければなりません。

 こんなとき便利なのが、Wordの校正機能です。「変更履歴」を用いると、修正のやりとりが容易になり、「誰が」「どこを」修正したのかが分かりやすくなります。

 文書をレビュー者へ渡すときには、変更履歴機能をオンにして送りましょう。受け取った相手が文書に修正を加えると、「図3」で示すように、変更履歴が全てWord文書に記録されます。

図3 変更履歴をオンにすると、修正箇所が一目瞭然

 履歴は、文章の外側に記録する方法「1 変更履歴タイプ」と、文章中に記録する方法「2 コメントと書式タイプ」を選べます。筆者は、修正反映後の見た目とずれが生じない「1」を推奨します。

 「図4」は、変更履歴「コメントと書式タイプ」の設定方法です。

図4 変更履歴の設定方法

 議事録のレビューは「図5」、最終的に完成したものが「図6」です。

図5 修正の課程が全て記録されている
図6 最終版

 Wordの変更履歴を活用した議事録の書き方を解説しました。次回(5月15日掲載)は、「要件定義書」の書き方を説明します。

書籍

外資系コンサルのビジネス文書作成術

外資系コンサルのビジネス文書作成術

吉澤準特著 東洋経済新報社 1944円(税込み)

大手コンサルティングファームでドキュメンテーションスキルを指導する著者が、ロジックの組み立てと効果的な表現をWord上で思い通りに実現するテクニックを解説する。

筆者

吉澤準特

吉澤準特

ITコンサルタント

外資系コンサルティングファーム勤務。ビジネスからシステムまで幅広くコンサルティングを行う。専門分野はシステム運用改善をはじめとするインフラ領域だが、クライアントとの折衝経験も多く、ファシリテーションやコーチングにも造詣が深い。

著書『資料作成の基本』『フレームワーク使いこなしブック』(以上、日本能率協会マネジメントセンター)『外資系コンサルの仕事を片づける技術』(ダイヤモンド社)など。


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