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» 2017年05月15日 05時00分 公開

ミスなくモレなく見やすい「要件定義書」の書き方ユーザーの要件には「ウソ」がある?(3/3 ページ)

[吉澤準特,@IT]
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「目次」と「インデント」を駆使して、見やすい要件定義書を作る

 Wordの「目次」や「インデント」機能を使いこなすと、見やすい要件定義書を作成できます。

目次を自動作成する

図3 目次自動作成機能の例

 目次の自動作成手順を説明します。

 メニューの「参考資料」タブから「目次」領域にある「目次」ボタンを押します。すると、本文中の「見出し」から目次を機械的に作成してくれます。メニューの「ホーム」から「スタイル」領域にある「見出しスタイル」を適用させると、目次を自動作成するときの「見出し階層」を設定できます。

余白を調整する

 Wordの「インデント」を使うと、文字の開始位置をコントロールできます。

図4 インデントの、よく使う設定項目

 インデントは、「1 最初の行」「2 行の左右」「3 行間」「4 段落」の4種類の前後を変更できます。段落始まりを1字空けるときは、「1 最初の行」で「字下げ」、幅を「1字」と指定します。

図5 インデントの設定変更例

さらに見やすく

 Wordの「スタイル」をカスタマイズすると、目次機能とインデントをさらに活用できます。

 スタイルとは、書式設定をグループ化したものです。「文字の大きさ」「フォントタイプ」「色」「文章開始位置」「行/段落間スペース」「箇条書き記号」など、さまざまな装飾項目を一まとめで定義できる、書式パターンのかたまりです。

 スタイルの種類によって、設定できる項目が異なります。

図6 スタイルで設定できる書式要素の組み合わせ

 スタイルはWordの書式設定を分かりづらくしている原因でもありますが、使い方を理解すれば、書きやすさと読みやすさを兼ね備えた文書を作れます。



 要件定義書の書き方を「項目の洗い出し方」と「Wordの使い方」の両面で解説しました。次回(5月22日掲載)は、「提案依頼書(RFP)」の書き方を説明します。

書籍

外資系コンサルのビジネス文書作成術

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吉澤準特著 東洋経済新報社 1944円(税込み)

大手コンサルティングファームでドキュメンテーションスキルを指導する著者が、ロジックの組み立てと効果的な表現をWord上で思い通りに実現するテクニックを解説する。

※書籍では、本記事の内容をで図解しています。是非ご覧ください。

筆者

吉澤準特

吉澤準特

ITコンサルタント

外資系コンサルティングファーム勤務。ビジネスからシステムまで幅広くコンサルティングを行う。専門分野はシステム運用改善をはじめとするインフラ領域だが、クライアントとの折衝経験も多く、ファシリテーションやコーチングにも造詣が深い。

著書『資料作成の基本』『フレームワーク使いこなしブック』(以上、日本能率協会マネジメントセンター)『外資系コンサルの仕事を片づける技術』(ダイヤモンド社)など。


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