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» 2019年02月19日 05時00分 公開

働く価値を上げる“VBA/GAS”術(14):「仕事完了! でも報告メールは面倒くさい」――GASで実現する報告メール自動化術 (1/3)

作業終了後の報告メールは面倒くさい。その報告メールを自動化できたら時間に余裕ができるかもしれません。今回は、GASでToDoを完了してリストを変更したら、自動でメールが送信される仕組みを作っていきます。

[高橋宣成,プランノーツ]

Excel VBAとGAS

 業務で発生するちょっとした面倒くさい業務。特定の操作を繰り返すだけなので、今のままでもいいけど、楽になったらいいなと思うこともあるのではないでしょうか。例えば業務を自動化すると時間が空くため、他の業務に時間を充てたり、残業時間を減らしたりできるかもしれません。

 本連載「働く価値を上げる“VBA/GAS術”」では、業務を効率化する手段として「Microsoft Excel」(マイクロソフトエクセル)で使える「VBA」(Visual Basic for Applications)と「G Suite」の「GAS」(Google Apps Script)の使い方を説明し、よくある業務課題の解決策を紹介します。


GASでToDo完了メール送信ツールを作成する

 第13回では、Excel VBAでToDoリストのステータスを変更すると、指定したメールアドレスに完了メールを送信するマクロの作り方を紹介しました。今回は、その「GAS版」です。

 スプレッドシートで運用しているToDoリストのステータスを変更したときに、自動でGmailを操作するスクリプトを呼び出して、メールの作成と送信を行うツールを作成します。

ToDoリストを記載するスプレッドシート

 まず、準備としてスプレッドシート上に、図1のようなToDoリストを用意します。

図1 ToDoシート

 ToDoごとに、A列から、No.、記入日、タスク、期限、ステータスを記載しています。ステータスの欄は、データの入力規則を設定していて、「完了」「未着手」「実行中」のいずれかをリストから入力するものとします。

図2 ステータス欄のドロップダウンリスト

 では、E列のステータス欄を「完了」に切り替えた際に、自動でスクリプトを起動して完了報告メールの作成と送信をするツールを作成しましょう。

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