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» 2020年04月02日 05時00分 公開

Tech TIPS:【Excel】「マウスで表を選んでコピー&ペースト」よりもスマートな方法あります

テンプレートとしているExcelのシートから新しいシートに表をコピーする、といったことは日常よく行われている作業だ。この際、表をコピーして、新しいブックを作成して、そこにペーストしていないだろうか? このような方法では列幅が失われるなど、面倒なことが多い。そこで、シートの移動やコピーでスマートに処理する方法を紹介する。

[塩田紳二,著]

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対象:Office 2013/2016/2019/365


Excelで表のコピー&ペーストは時間の無駄? Excelで表のコピー&ペーストは時間の無駄?
Excelで作成した表を流用したい場合、コピー&ペーストで新規ブックや新しいシートにコピーしていないだろうか。このような操作では、せっかく見栄えよく調整した列の幅などの情報が失われてしまい、またイチから調整しなければならなくなる。

 「Microsoft Excel(エクセル)」では、一度作成した表を再利用することが少なくない。こんなとき表を選択してコピー&ペーストをしていないだろうか? はっきり言えば、これは最悪の方法だ。

 Excelで表を選択し、[Ctrl]+[C]でコピーし、これを別のシートやブックに[Ctrl]+[V]でペーストするといった作業を行うことで、書式が付いたまま表のコピー&ペーストできる。ただ、セル幅などの一部の情報はコピーされないため、左右がつまった表としてコピーされてしまう。

 一応、Excelのペースト機能には「セル幅のコピー」という機能があるのだが、意外と手間である(貼り付ける際にセルを右クリックしてメニューで[形式を選択して貼り付け]を選び、「貼り付け」の[元の列幅を保持]を選択する)。

 また、ブックのシートが増えたときなど、過去の情報が記載されたシートを別のブックにしておきたいと思うことがある。こんなとき、ブックをコピーして、両方から不要なシートを削除する方法を使うことがある。しかし、間違って両方から必要なシートを削除してしまう恐れがある。

 そこで、Excelの「シートの移動またはコピー」機能を使えば、こうした危険性なしに効率的にシートのコピーや移動が行える。コピーされるのは、シートの完全なコピーであり、書式はもちろん、列幅なども完璧に同じになる。また、シートを移動させることで、シートを失うことなく、別のブックへ移すことが可能になる。

 そこで、本Tech TIPSでは「シートの移動またはコピー」機能の使い方を紹介する。

シートの移動またはコピー機能を使う場面とは

 ここでは、以下の3種類の操作パターンを想定して解説を行う。

パターンその1:シートの再利用(シートのコピーを作る)

 シートのコピーを新規ブックに作成する。例えば、テンプレートとしている見積書などをコピーして、新規の見積書を作成するような場合だ。

シートのコピーを作る(1) シートのコピーを作る(1)
コピーしたいシートを選択して、これを新規ブックにコピーする。
シートのコピーを作る(2) シートのコピーを作る(2)
新規ブックにコピーしたシートが作られる。

パターンその2:ブックの分割(シートを別のファイルに移動)

 複数のシートが含まれたブックから、特定のシートを新しいブックまたは既存のブックに移動する。不要になったシートをブックから除外したいものの、一応、そのシートを取っておきたい、といった場合だ。元のブックからはシートが除かれてしまうので、シートを移動したブックを保存しないと、シート自体が失われてしまうことになるので注意したい。

ブックの分割(1) ブックの分割(1)
移動したいシートを選択する。
ブックの分割(2-1) ブックの分割(2-1)
新しいブックにシートが移動する。
ブックの分割(2-2) ブックの分割(2-2)
元のブックから移動したシートが取り除かれる。

パターンその3:シートの抜粋(必要なシートのみをコピーしたブックを作る)

 ブックから必要な複数のシートを新規ブックにコピーする。作成した資料から不要なものを取り除いて、新しいブックを作成するような場合だ。シートは、シートタブを[Shift]/[Ctrl]キーを押しながら、クリックすることで複数の選択が行える。

シートの抜粋(1) シートの抜粋(1)
コピーしたい複数のシートを選択する。
シートの抜粋(2) シートの抜粋(2)
複数のシートを新規ブックにコピーする。

シートの「コピー」なら同一ブック内でも可

 いずれのパターンも、新規作成したブックにシートをコピーまたは移動することを想定している。ただし、シートのコピーに関しては、同一ブック内でも問題なく行える。

既存ブックにコピー/移動するなら、あらかじめ開いておく

 コピー/移動の準備として、事前にコピー/移動元となるブックを開いておく。また、コピー/移動先となるブックが既に存在している場合はこれも開いておく。一方、ブックを新規に作成する場合には、事前に作成しておく必要はない。

シートのコピー/移動の仕方

 ここまで準備したら以下の手順を繰り返すことで、作業が行える。

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