【Excel／Word】無料でPDFファイルに出力する3つの方法：Tech TIPS

ExcelやWordの文書でPDFファイルにして、保存しておいたり、取引先にメール添付で送信したりすることは日常的に行われているだろう。この際、PDF作成ツールなどを購入していないだろうか。実は、Excel／Wordは特別なソフトウェアなしにPDFファイルへの出力が行える。ただ、パスワード付きPDFファイルにする場合には注意が必要だ。

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　見積書や領収書、契約書などをやりとりする場合、「Microsoft Excel（エクセル）」や「Microsoft Word（ワード）」のファイル（xlsxファイルやdocファイル）ではなく、いったんPDFファイルにして変換してから送付する、というケースも多い。PDFファイルにすれば、受け取った相手はWebブラウザで中身を見ることができるし、勝手に修正して悪用されにくい（実際には、PDFファイルを直接編集することも可能だが）と思われているからだろう。

　また、PDFファイルでは、作成時にパスワードを付けて、閲覧を制限することもできる。

　ただ、PDFを作成するには、市販のPDFツールが必要になると思っている人も多いようだ。

　そこで、本Tech TIPSではExcel／Wordから、PDFファイルを作成する方法を紹介する。なお、ExcelとWordでPDFファイルの作成手順はほぼ同じなので、Excelを例に解説する。ただし、パスワード付きのPDFファイルの作成は、Wordしか対応していないので、この点についてはWordで解説を行う。

その1：印刷機能でPDFファイルを作成する

　古くからのWindows OSユーザーにはなじみのある方法が、印刷の際にプリンタとして「PDF仮想プリンタ（PDFツール）」を選択してPDFファイルを作成する方法ではないだろうか。

　PDF形式にしたいブックファイルや文書ファイルをExcel／Wordで開き、［ファイル］−［印刷］を選択し、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択して、［印刷］ボタンをクリックすればよい。印刷の向きや用紙サイズを変更したい場合は、印刷前に［プリンターのプロパティ］リンクをクリックして、設定を行う。ただ、設定できる項目は少なく、フォントの埋め込みや画像の解像度などに関する設定、PDFファイルにパスワードを付けることなどはできない。

印刷機能でPDFファイルを作成する（1）
［ファイル］−［印刷］画面を開き、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択する。印刷の向きや用紙サイズを変更する場合は、［プリンターのプロパティ］リンクをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（2）
［プリンターのプロパティ］リンクをクリックすると、［Microsoft Print to PDFのドキュメントのプロパティ］ダイアログが開く。ここで、印刷の向きが変更できる。用紙サイズを変更したい場合は、この画面の［詳細設定］ボタンをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（3）
［詳細設定］ボタンをクリックすると、［Microsoft Print to PDFのドキュメント詳細オプション］ダイアログが開き、ここで用紙サイズが設定できる。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（4）
設定が完了したら、［ファイル］−［印刷］画面の［印刷］ボタンをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（5）
印刷が開始されて、［印刷結果を名前を付けて保存］ダイアログが表示される。ここでPDFファイルの保存先とファイル名を指定して［保存］ボタンをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（6）
作成されたPDFファイルを開くと、ExcelのシートがPDF形式で保存されていることが分かる。

その2：サードパーティー製の仮想PDFプリンタを使う

　フォントの埋め込み方法や画像の解像度などを設定したり、パスワード付きのPDFファイルを作成したりしたい場合は、「Microsoft Print to PDF」の代わりにサードパーティー製の仮想PDFプリンタを利用するという手がある。

　無償で利用できる仮想PDFプリンタには、主として以下のようなものがある。

　また、Adobe Acrobat DC（Adobe）やJUST PDF 4（ジャストシステム）、いきなりPDF（ソースネクスト）といった有償の製品もある。

　以下ではCubePDFの利用例を紹介しよう。

CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（1）
［ファイル］−［印刷］画面で「プリンター」に［CubePDF］を選択する。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（2）
用紙の方向やサイズは［プリンターのプロパティ］リンクをクリックして表示される［CubePDFのドキュメントのプロパティ］ダイアログで設定できる。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（3）
［CubePDFのドキュメントのプロパティ］ダイアログの［詳細設定］ボタンをクリックすると、［CubePDF詳細オプション］ダイアログが開き、用紙サイズや印刷品質などの設定が行える。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（4）
設定が完了したら、［ファイル］−［印刷］画面で［印刷］ボタンをクリックすると、このCubePDFのダイアログが表示される。［一般］タブでは、PDFのバージョンや印刷解像度、出力ファイル名などの設定が行える。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（5）
［セキュリティ］タブを開くと、パスワードを設定できる。管理用パスワードはPDFファイルを編集可能にするもの、閲覧用パスワードは閲覧する際に必要となるものだ。また、パスワードを設定すると、デフォルトで印刷やテキストのコピーなどが制限される。印刷などを許可する場合は、「印刷を許可する」にチェックを入れる。設定が終了したら［変換］ボタンをクリックすると、PDFファイルが作成される。

その3：［名前を付けて保存］または［エクスポート］を選択してPDF形式で保存する

　ここまで説明した仮想PDFプリンタを使わずとも、Excel／Word単体でPDF形式への変換と保存が可能だ。それにはまず［ファイル］−［名前を付けて保存］を選択し、右ペインで［参照］などを選択して、［名前を付けて保存］ダイアログを開く。