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» 2020年04月09日 05時00分 公開

Tech TIPS:【Excel】並べ替え/オートフィルター機能をマスターして情報分析のプロになる

Excelでさまざまなデータを分析することも多いのではないだろうか。その際、並べ替えやオートフィルターを利用すると、特定の条件に合致した人などを絞り込むことができて便利だ。ここでは、並び替えやオートフィルターの使い方を紹介する。

[塩田紳二,著]

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対象:Office 2013/2016/2019/365


Excelの並べ替え機能 Excelの並べ替え機能
「並べ替え」は、Excelに限らず表計算の必須機能だ。Excelではリボンの[データ]タブに[並べ替え]ボタンがあり、並べ替えダイアログを開くことができる。ここで並べ替え条件を指定する。複数列をキーとした複雑な並べ替えが指定できるが、ダイアログもかなり大きい。

 おそらく、「Microsoft Excel(エクセル)」を使っていて「並べ替え」を使ったことがない人はいないだろう。表のソート(Excelの機能と区別するため、ここではコンピュータ一般で言う並べ替え処理を「ソート」と表記する)は、それぐらい一般的に使われる機能だ。Excelにある「表」を並べ替えることで、さまざまな情報が「見えてくる」ことがある。

 例えば、国連が配布している世界の人口を記録したExcelのシート「Total Population - Both Sexes」を人口順に並べ替えると、日本は1950年から2018年まで、ずっとベスト10に入っていた。人口が多い国といえば、中国やインド、米国やロシアといった国土も広い「大国」が思い浮かぶが、日本は領土が小さいものの、人口という点では「大国」だったのである。

Excelのオートフィルターを利用した並べ替え Excelのオートフィルターを利用した並べ替え
これは国連が配布する人口データだ(一部の列を非表示にしたり、日本のマーカー色を付けたりしている)。日本は2019年にメキシコに抜かれるまでは1950年からずっとベスト10に入っていたことが分かる。オートフィルターを使うと、必要な行のみを抽出し、並べ替えなどが簡単にできる。

 しかし、並べ替えは、さまざまなやり方で行うことができ、並べ替えとともに見える情報も変わってくる。こうした表の例でよく使われる、学校の成績表のようなものも、単純に点数で並べれば個人の順位が、クラス別で並べれば、クラスごとの点数のばらつきが多い、少ないといったことが見えてくる。

 また、並べ替えは、ある種の抽出機能(フィルター機能とも呼ばれるがこちらもExcelの機能と区別するため一般用語はこのように表記する)として使われることもある。何かの処理結果を記録したログのような情報で、エラーの有無を示す列で並べ替えを行えば、エラーの行とエラーがない行を分離できる。処理としてはソートだが、実際には情報抽出の手段として使われることもある。

 しかし、リボンの[データ]タブにある[並べ替え]では、ダイアログで並べ替えに使う列や昇順、降順といった指定を毎回行う必要があり、比較的操作が面倒だ。特に複数の並べ替えを行って、情報を精査するといった場合に面倒に感じることが多い。

 実は、Excelには、さまざまな方法で表のソートや抽出を行うことができ、素早く切り替えて使う方法が幾つもある。これらを知ると、これまでのように[並べ替え]ダイアログを操作しているのがばからしく感じることさえある。今回は、ソートや抽出の使い方や、それらのショートカットキーを紹介する。

Excelにはソート/抽出のための機能が3つある

 Excelには、表データを簡単にソートして分析するための機能が大きく3つある。1つ目は「オートフィルター」、2つ目は「テーブル」、3つ目は「SORT関数」だ。

 オートフィルターはExcelの最近のバージョンでは、「フィルター」と表記される。ただ、「抽出機能」という意味であるフィルター機能と混同しやすいので、ここでは旧来の名称である「オートフィルター」と呼ぶことにする(MicrosoftのOffice.comでも一部オートフィルターという名称が残ったままになっている)。

 「テーブル」は、オートフィルターに似ているものの、表全体に対して指定する書式を含む点が異なる。またオートフィルターが一時的に表に適用される「モード」であるのに対して、テーブルは表の形式を変換するものだ。こちらもオートフィルター同様に利用できる。

 SORT関数は、最近Office 365のExcelに搭載された関数だ。それぞれの特徴を大まかに解説すると、下表のようになる。

機能 特徴
オートフィルター 表示モードの1種。既存の表に一時的に適用できる
テーブル データ形式の1種。表を書式設定し、形式を変換して使う
SORT関数 表の一部を並べ替えたセル範囲を表外のセルに表示する関数
Excelの主なソートとその特徴

 このうち今回は、既存の表を大きく変更せずにすぐに利用できる「オートフィルター」について解説を行う。

 オートフィルターは、表に対してフィルターやソートを簡単に指定できるようになる「モード」の1種だ。複数のモード切り替え方法があり、キーボード操作だけでも処理が可能だ。

オートフィルターを使う

 オートフィルターモードを有効にするには、複数の方法がある。最も基本的な方法は、リボンの[データ]タブにある[フィルター]ボタンをクリックすることだ([Alt]+[A]キーの後に[T]キー、[2]キーでも適用可能)。このとき、アクティブセルを含む表データがオートフィルターモードに入る。

オートフィルターを有効にする方法 オートフィルターを有効にする方法
[データ]タブの[フィルター]ボタンをクリックすると、オートフィルターが有効になる。

 キーボードからは、[Shift]+[Ctrl]+[L]キーでオートフィルターモードに入る。アクティブセルが表の中にあれば、どこにあっても構わないし、事前に表を選択しておく必要もない。このキーボードショートカットを覚えるとよい。

 表がオートフィルターモードになると、表の最上部にある見出し行に下向きの小さな三角マークが表示される。これをクリックするか、見出しのセルを選択して、[Alt]+[↓]キーを押せば、オートフィルターメニューが開く。なお、表内にアクティブセルがあるなら、多くの場合[Ctrl]+[↑]キーで見出し行へ移動できる。

 オートフィルターメニューから、その列を使った行のソートまたは、列を使った行の抽出が行える。これをExcelでは、それぞれ「並べ替え」「フィルター」と呼んでいる。

オートフィルターを有効にした場合の見出し行 オートフィルターを有効にした場合の見出し行
オートフィルターモードが有効になると、表の見出し部分に下向きの三角のボタンが表示されるようになる。
[オートフィルター]メニューの画面 [オートフィルター]メニューの画面
[オートフィルター]メニューは、大きく3つの部分に分かれている。一番上にあるのは「並べ替え」関連の機能、中央部分は「フィルター」機能の設定と解除など、下の部分は、特定の値や文字を「検索」またはリストから選択することで指定する「フィルター」機能だ。

 メニューの上にある「昇順」「降順」を選択すれば、並べ替えが行われる。マウスでクリックしてもいいし、キーボードからなら、カーソルキーで選択後に[Enter]キーで実行する。つまり、表をオートフィルターモードにしてオートフィルターメニューを開いて昇順ソートをするならば、[Shift]+[Ctrl]+[L]キーの後、[Ctrl]+[↑]キー、[Alt]+[↑]キーでオートフィルターメニューを開く。その後、昇順ソートなら[↓]キーを押して[Enter]キーで実行できる。

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