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» 2020年04月20日 16時00分 公開

テレワークを阻害する紙文化:新型コロナで浮き彫り ペーパーレス化を進めるに当たって必要な取り組みを発表、ガートナー

ガートナー ジャパンは企業がテレワークの効率化を図るために検討すべきペーパーレス化やファイル活用への取り組みについて、ロードマップなどを発表した。

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 ガートナー ジャパンは2020年4月17日、企業がテレワークの効率化を図るために検討すべきペーパーレス化やファイル活用への取り組みについて発表した。

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策として、テレワークを導入する企業が広まっている。その導入の障壁となるのが、業務で使用する紙の帳票や文書の存在だ。社内に保管しなければならない紙文書の閲覧や、紙文書への押印のためだけに出社するといった事態が起きている。

 同社のアナリストでバイスプレジデントの鈴木雅喜氏は「社内でほとんど紙を使わない日本企業は既に3割を超えている。テレワークを進める上で『紙問題』に悩む企業は速やかに電子化を進めるべきだ」と語った上で、情報を使いこなす仕組みの検討と、重要情報のセキュリティ確保を両輪として取り組む必要があると主張する。

 同社は、テレワークを進める上で直面する紙問題として以下の3つを挙げた。

  1. 会社に行かないと仕事に必要な資料を閲覧できない
  2. ビジネスプロセスに紙を使い、押印文化が残っている
  3. 紙にまつわる組織文化と思い込みが社内に存在する

 1と2の多くはテクノロジーで解決でき、実績がある。3が大きな課題となっているケースは、新型コロナウイルス感染症への対応が当面の間必要となる可能性を踏まえて、全ての日本企業は電子化と情報活用に向けた活動を加速させるべきとした。

 同社は、ペーパーレスの視点からテクノロジーを展開するためのロードマップを作成している。そこでは、企業は自社の取り組み状況を確認した上で、テレワークからより複雑なプロセスを含む電子化や情報活用へ歩みを進められることを示している。

ペーパーレスの視点からテクノロジーを展開するためのロードマップ(出典:ガートナー) ペーパーレスの視点からテクノロジーを展開するためのロードマップ(出典:ガートナー)

 鈴木氏は「新型コロナウイルス感染症への対応とテレワークを推進するために、企業は従来の慣行や紙文化を突き崩し、電子ファイルベースで業務を進められる環境への移行を図るべきだ」と語る。

 ロードマップでは、従来の紙文化から最終的により複雑なプロセスでペーパーレスを導入する流れを「テレワーク」「コラボレーション」「より複雑なプロセスへの対応」の順で描いている。

既存の製品をうまく活用して対応する

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