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» 2020年07月02日 05時00分 公開

ビジネススキルアップ:さようなら名刺管理 スマホ1台、追加投資ゼロの名刺管理術

名刺をどのように管理しているだろうか。単純に名刺を引き出しの中にため込んでいて、必要なときにそこから探す、という人も多いだろう。ただ、もらった時点でスマートフォン(スマホ)を活用して取り込んでおけば、少しの手間でいつでも必要な人の名刺データが瞬時に取り出せるようになる。手間をかけずに効率よく名刺を管理する方法を伝授する。

[竹内充彦,著]

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ユル〜い名刺管理を始めよう ユル〜い名刺管理を始めよう
最低限、氏名や会社名で検索ができて、オリジナルの名刺画像が閲覧できれば良いという人も多いはず。まずはそれを手軽に実現できる。

目指すのは、すぐに名刺を探し出して閲覧できること

 「名刺管理」と一口に言ってもその実態はさまざまで、テレビコマーシャルなどでもよく見かける取引先データベースや顧客管理システムと一体化した本格的なものから、部内メンバー間での情報共有を目的とした軽めのもの、そして自分専用のアドレス帳のような緩いものまである。ここで紹介するのは、自分専用のアドレス帳のようなユル〜い名刺管理方法だ。

 要するに、もらった名刺をため込んでいき、そこから「あの人の連絡先どこだったかな?」「この取引先の担当者は誰だったかな?」というときに、すぐに閲覧できるようにするだけのものだ。

 目指すスタイルは次のようなものだ。

  • 氏名や会社名で探して、目的の名刺情報にアクセスできれば十分
  • 名刺データの入力作業は、できる限りとことん省きたい
  • それ以上のこともできたらいいな

使うのはカメラアプリとデジタルノートアプリ

 使用するのは、名刺を取り込むために使うカメラアプリ「Office Lens」と、データを管理するために使うデジタルノートアプリ「OneNote」の2つだ。

 いずれもMicrosoftの製品で、それぞれiOS版、Android版、Windows OS版が無償で提供されている。Android版はGoogle Playストアから、iOS版はApp Storeからダウンロード可能だ。

  Office Lens OneNote
Android版 Google Play Google Play
iOS版 App Store App Store
Windows OS版 Microsoft Store Microsoft Store
各アプリのダウンロード先

 ここでは、スマートフォンのみで完結する利用法を紹介していくが、途中、活用のヒントとしてPCと連携した使い方についても少しだけ触れる。

 ここで紹介する名刺管理の日常の運用は次の3ステップからなる。

STEP.0:名刺管理を始めるための準備(面倒ならスキップ可)
STEP.1:もらった名刺をスマホでどんどん撮影&保存
STEP.2:自動抽出したテキストから氏名と会社名の誤認識を修正
STEP.3:OneNoteで名刺を検索して活用

 では、具体的な手順を紹介していく。

STEP.0:OneNoteに名刺管理用のセクションを作成

 日常の運用に入る前に、名刺管理を始めるための環境を作っておかなければならない。具体的には、OneNoteに名刺管理用のセクションを作成するのだ。この手順が面倒な人や、OneNoteは名刺管理にしか使わないという人は、このSTEP.0をスキップして、始めから用意されている「クイックノート」というセクションを流用しても構わない。

OneNoteで新しいセッションを作成する(1) OneNoteで新しいセッションを作成する(1)
OneNoteを起動し、自分のノート(「<〇〇さん>のノートブック」)をタップして選択。セクションと書かれた行の右端にある「+」をタップする。
OneNoteで新しいセッションを作成する(2) OneNoteで新しいセッションを作成する(2)
「新しいセクション」が作成され、セクション名が自動的に選択されるので、新しいセクション名として「名刺管理」に変更する。OneNoteは変更がそのまま保存されるため、このまま終了してよい。

 ここでは「名刺管理」という名前のセクションを作成した。この後、ここに名刺データをため込んでいく。

STEP1:名刺を撮影してOneNoteに送る

 もらった名刺をデータとして取り込むには、Office Lensを起動し、机の上に置いた名刺を1枚ずつ撮影していく。このとき撮影モードには[名刺のキャプチャ]よりも[ドキュメントのキャプチャ]を選んでおくとよい(理由は後述)。

名刺を撮影してOneNoteに送る(1) 名刺を撮影してOneNoteに送る(1)
Office Lensは名刺の外形を自動認識してくれる。撮影モードは[名刺のキャプチャ]よりも[ドキュメントのキャプチャ]の方がお勧めだ(スワイプで変更できる)。自らの影が名刺の上にかからないように、斜め方法から撮影するのがコツだ。
名刺を撮影してOneNoteに送る(2) 名刺を撮影してOneNoteに送る(2)
撮影結果。手振れで名刺の外形とOffice Lensの認識枠がずれていることがあるので注意。その場合は四隅のポイント(白い丸)をスライドして合わせる。きちんと名刺の外形が囲まれていれば[確認]をタップする。
名刺を撮影してOneNoteに送る(3) 名刺を撮影してOneNoteに送る(3)
ゆがみが補正された画像が表示される。正しく補正されていれば[完了 >]をタップする。
名刺を撮影してOneNoteに送る(4) 名刺を撮影してOneNoteに送る(4)
エクスポート先の選択画面になるので「OneNote」をタップする。
名刺を撮影してOneNoteに送る(5) 名刺を撮影してOneNoteに送る(5)
保存先を確認する。この画面では最後に保存した場所が表示される。もし保存先が合っていれば[保存]をタップすればよい。そうでなければ[場所]をタップして保存先を変更する。
名刺を撮影してOneNoteに送る(6) 名刺を撮影してOneNoteに送る(6)
<〇〇さん>のノートブック」を選択するとセクション名が一覧されるので[名刺管理]をタップして選択する。先ほどと同様の画面で保存先が「名刺管理」になるので、最後に[保存]をタップする。保存時の見出しも変更可能だが、このままでよい。

 これで名刺データの取り込みは終了だ。

【TIPS】

 できるだけ手間をかけずに管理するなら、名刺を受け取ったその日のうちに、ここで紹介したOneNoteに送る処理までを行っておこう。そうすることで、Office LensがOneNoteにデータを送る際に日時を見出しのタイトルに付けてくれるため、「この人と名刺交換したの、いつだっけ?」というときの記録になる。


なぜOffice Lensの[名刺のキャプチャ]よりも[ドキュメントのキャプチャ]の方がいいのか

 Office Lensで撮影する際に、その名前の通り[名刺のキャプチャ]の方が名刺管理に最適化されているのではないか? と思うかもしれない。確かに[名刺のキャプチャ]を選択すると、名刺の画像データから読み取ったテキストを、自動的に電子名刺の規格であるVCF(vCard)形式のデータに整形してくれるという親切な機能が追加される。

 しかし、氏名や所属、電話番号などの区別を正しく認識してくれるわけではないため、それぞれの欄に、あるべきデータが収まることはほとんどない。そして、その使えない(失敬)データがOneNoteに自動的に貼付けられてしまうのである。この貼り付けられたVCF形式のデータを開くには、Outlookのような別アプリを使わなければならない。また、データも修正が必要になるため、その分の工数が増えてしまう。

 そこまで手間をかけるのならば最初からOutlookにデータを手で入力した方が早い。

 むしろ、画像データとして保存して、検索するための最低限のテキストで管理しておくのが手っ取り早く、結果的に使い勝手がいい。そのためには[名刺のキャプチャ]よりも[ドキュメントのキャプチャ]にしておくのがよい。

[名刺のキャプチャ]がダメな理由 [名刺のキャプチャ]がダメな理由
[名刺のキャプチャ]を選んで撮影しOneNoteに送ると、親切なことに誤認識したVCF(vCard)形式のデータを貼り付けてくれる。しかし、氏名や所属、電話番号などの区別を正しく認識してくれないため、これが有効に活用できないのだ。

STEP.2:テキストを抽出して貼り付け、最低限の修正を行う

 次にOneNote上で、取り込んだ名刺からテキストデータを抽出し、後から検索するための最低限の文字の手直しを行う。慣れてくれば1枚当たり数秒から、せいぜい十数秒で済む作業だ。

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