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» 2020年07月15日 05時00分 公開

Tech TIPS:【Gmail】「そんなメール来てない!」と責める前にまず確認すべきこと

「先日送ったメールの件は?」と催促されるも、該当のメールはまるで見つからない……。Gmailでメールを受信する環境でそのようなトラブルに遭遇した際の対策や原因の究明方法を説明する。

[島田広道,デジタルアドバンテージ]

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連載目次

Gmailでメールが届かない原因や理由はさまざま Gmailでメールが届かない原因や理由はさまざま

対象: Gmail、Windows OS、macOS、iPhone(iOS)、Android


 取引先から「先日メールで問い合わせた件、どうなっていますか?」と催促を受けたので、あわてて受信メールを探したけど、その件のメールはどうにも見つからない。しかたなく相手に再送をお願いした……。そんな経験はないだろうか?

 送ってもらったはずのメールが届いていない、あるいは見つからない原因はさまざまだ。解決するには、環境や条件に応じて原因と思われる設定などを確認していく必要がある。本稿では、Gmailでメールを受信している環境を対象として、このトラブルシューティングの方法を説明する。対象環境は、Windows OS/macOSのWeb版Gmailのほか、iPhone/Android版GmailアプリやiPhone標準メールアプリとする。

インターネットに接続していることを確認する

 Gmailはインターネットに接続していない、いわゆる「オフライン」でも、受信済みのメールを読んだり、送信の操作をしたりすることが可能だ(実際の送信はインターネット接続後に行われる)。そのため、新着メールが届かないことを不審に思っていたら、実はオフラインだと気付かずにGmailを操作していた、ということがままある。

 まずはインターネットに安定して接続できる環境で、確実にGmailのサーバと通信できるようにしたうえで、他のトラブルがないか確認した方がよい。

届いているはずだけど見当たらないメールを見つける

 おそらくは届いているはずだが見つけられないメールがある、という場合には、Web版Gmailあるいはスマートフォン(スマホ)向けGmailアプリで、「in:anywhere」というキーワードを追加しつつ、対象のメールに記載されている単語を検索してみよう。このようにすると、通常は検索対象外の[迷惑メール][ゴミ箱]内を含む全メールが検索される。

検索ボックスで「in:anywhere」を追加してメールを探す 検索ボックスで「in:anywhere」を追加してメールを探す

 iPhone(iOS)標準の「メール」アプリの場合は、特に何も追加指定しなくても迷惑メールフォルダやゴミ箱の中まで検索してくれる。

 これで見つかったら、なぜ見つかりにくいところに対象メールが入り込んでしまったのか確認しよう。それにはWindows OSまたはmacOSのWebブラウザでWeb版Gmailを開いたうえで、以下のように操作する(スマホでは以下の操作ができない場合がある)。

●Gmailが自動的に[迷惑メール]フォルダへ移動した

 Gmailに備わっている迷惑メールフィルタが通常のメールを誤って迷惑メール(スパム)だと判定して、自動的に[迷惑メール]フォルダへ移動してしまうことがある。その場合は、対象メールを開いて[迷惑メールでないことを報告]というリンクをクリックする。これによりGmailが学習して、同様のメールを迷惑メール扱いする確率が下がる(あくまでも確率が下がるだけで、確実に迷惑メール扱いを避けられるわけではない点に注意)。

誤って迷惑メールと判定されたメールに対し「迷惑メールでないことを報告」する 誤って迷惑メールと判定されたメールに対し「迷惑メールでないことを報告」する

 この他にも、特定のメールアドレスから送信されたメールを「ブロック」する設定をしていると、そのメールは受信トレイから[迷惑メール]フォルダへ自動的に移動される。その場合、対象のメールを開くと以下のように[送信者のブロックを解除]というリンクが表示される。もし、誤ってブロックしていたなら、これをクリックしてブロックを解除しよう。

特定の送信者からのメールが[迷惑メール]フォルダに移動していたらブロックを解除してみる 特定の送信者からのメールが[迷惑メール]フォルダに移動していたらブロックを解除してみる

 以上の操作は、iPhone/Android版Gmailアプリでも実行できる。

●「フィルタ」機能が意図せぬメール移動を引き起こしている

 Gmailが備える「フィルタ」という機能が、自動的に新着メールを受信トレイから[ゴミ箱]などへ移動している可能性がある。

 それを確認するには、Web版Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックし、[すべての設定]ボタン−[フィルタとブロック中のアドレス]タブをクリックすると、フィルタの一覧が表示される。

 ここでメールの移動に関わっていそうなフィルタを探してみよう。それにはWebブラウザのページ内テキスト検索機能を使って、次のように検索する。

  • 削除する」: 新着メールを[ゴミ箱]フォルダへ移動するフィルタ
  • カテゴリ」: 「メイン」以外のカテゴリを適用するフィルタ
  • スキップ」: 新着メールを受信トレイに残さずアーカイブするフィルタ

 「カテゴリ」「スキップ」については、[すべてのメール]フォルダで見つけられるものの、新着メールとして見つけにくい場合があるので要注意だ。

 ページ内検索を呼び出すには、以下のショートカットキーが便利だ。

  • Windows OSのWebブラウザ: [Ctrl]+[F]キー
  • macOSのWebブラウザ: [command]+[F]キー
意図せずメールを移動したフィルタを見つける 意図せずメールを移動したフィルタを見つける

 原因となったフィルタを探し当てたら、[編集]をクリックしてフィルタの条件を確認し、必要なら条件を変更するか、あるいはフィルタを削除する。その後、同様のメールを受信したときに追跡して同じトラブルが再現しないか確認する。

●別のメールアドレスへのメール転送時に元のメールが削除されている

 Gmailから別のメールボックスへメールを転送する設定をしている場合、その設定によっては元のGmailからメールが自動的に削除されることがある。

 それを確認するには、Web版Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックし、[すべての設定]ボタン−[メール転送とPOP/IMAP]タブをクリックする。そこの[転送]欄で「受信メールを<メールアドレス>に転送して」が選択されていたら、その直後の選択肢で「〜のメールを削除する」が選択されているかどうか確認する。

メール転送時に元のメールを削除していないか確認する メール転送時に元のメールを削除していないか確認する

 もし「〜のメールを削除する」が選択されていたら、対象のGmailのメールボックスにメールは残ることなく、全て転送先へ「移動」してしまう([ゴミ箱]フォルダには、削除されたメールが残るものの、後述するように30日後には消えてしまう)。

 この場合、メールは転送先で確認するか、あるいは前述の選択肢を「〜のメールを受信トレイに残す」に変更して、削除を止める。

 ここで「〜のメールを既読にする」「〜のメールをアーカイブする」のどちらかを選んでも削除は止められる。ただ、「〜のメールを受信トレイに残す」と比べて新着メールが見つけにくくなるので注意が必要だ。

●POPでの読み出し時に元のメールが削除されている

 メーラー(メールクライアント)がPOPでGmailのメールボックスからメールを読み出すことがある場合、POPの設定によって元のGmailのメールボックスからメールが自動的に削除されることがある。

 それを確認するには、まずWeb版Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックし、[メール転送とPOP/IMAP]タブを選択する。「POPダウンロード」欄の「1. ステータス」が「POPが有効」だったら、「2. POPでメールにアクセスする場合」の直後の選択肢が「〜のメールを削除する」になっていないか確認する。

POP読み出し時にメールを削除していないか確認する POP読み出し時にメールを削除していないか確認する

 もし「〜のメールを削除する」が選択されていたら、POPでの読み出し時にGmailのメールボックスからメールが削除される([ゴミ箱]フォルダには、削除されたメールが残るものの、後述するように30日後には消えてしまう)。

 特に削除する理由がないなら、前述の選択肢を「〜のメールを受信トレイに残す」に変更して、削除を止める。

 ここで「〜のメールを既読にする」「〜のメールをアーカイブする」のどちらかを選んでも削除は止められる。ただ、「〜のメールを受信トレイに残す」と比べて新着メールが見つけにくくなるので注意が必要だ。

GmailアプリやiPhone標準メールアプリでは同期などの設定を確認する

 Web版Gmailでは対象のメールが見つかったのに、スマホのGmailアプリなどでは見つからなかったという場合は、アプリとGmailメールボックス間の同期に何かしら問題が生じている可能性がある。

●iPhone版Gmailアプリの場合

 まずはiPhoneのストレージ容量が不足していないか確認しよう。それには[設定]アプリを起動して[一般]−[情報]とタップし、[情報]ページが表示されたら[使用可能]の値を確認する。もしこれが1GBぐらいに減っていたら、写真や動画をクラウドに移動するなどの対策をして、使用可能な容量(空き容量)を増やしてみよう。

iPhone(iOS)内蔵ストレージの空き容量が残っているか確認する iPhone(iOS)内蔵ストレージの空き容量が残っているか確認する

 次にGmailのメールボックスとの同期設定が正しいか確認する。これはiOSとGmailアプリの両方で確認する必要がある。

 iOS側については、[設定]アプリを開いて下にスクロールし、アプリ一覧枠で[Gmail]をタップし、表示された[GMAILにアクセスを許可]欄の[Appのバックグラウンド更新]がオンになっていることを確認する。

iPhoneでGmailの[バックグラウンド更新]がオンになっているか確認する iPhoneでGmailの[バックグラウンド更新]がオンになっているか確認する

 Gmailアプリ側については、画面左上のメニューアイコンをタップしてメニューを開き、[設定]−[<対象のGoogleアカウント>]−[全般]欄−[同期設定]とタップしていく。すると、「同期するメールの日数」欄が表示されるはずだ。ここに設定されている日数が極端に短いと、Gmailをいったん閉じてから次回開くまでの間に、新着メールを同期するタイミングが過ぎ去ってしまい、結果としてGmailアプリに届かない新着メールが生じる恐れがある。自分がメールをチェックする最長の間隔以上の日数を指定しよう。

Gmailアプリの同期日数の設定を確認する(1/2) Gmailアプリの同期日数の設定を確認する(1/2)
Gmailアプリの同期日数の設定を確認する(2/2) Gmailアプリの同期日数の設定を確認する(2/2)

●Android版Gmailアプリの場合

 まずはAndroidスマホのストレージ容量が不足していないか確認しよう。それには[設定]アプリ−[ストレージ]を開き、使用容量を確認する。もしこれが100%近くまで使い切っていたら、写真や動画をクラウドに移動するなどの対策をして、使用容量を減らしてみよう。

Androidのストレージの空き容量が残っているか確認する Androidのストレージの空き容量が残っているか確認する

 次にGmailのメールボックスとの同期設定が正しいか確認する。これはGmailアプリとAndroidの両方で確認する必要がある。

 Gmailアプリ側については、画面左上のメニューアイコンをタップしてメニューを開き、[設定]−[<対象のGoogleアカウント>]−[データ使用量]欄にある[Gmailの同期]にチェックが入ってオンになっていることを確認する。

 さらにその下の[同期するメールの日数]に設定されている日数を確認する。これが極端に少ないと、Gmailをいったん閉じてから次回開くまでの間に、新着メールを同期するタイミングが過ぎ去ってしまい、結果としてGmailアプリに届かない新着メールが生じる恐れがある。自分がメールをチェックする最長の間隔以上の日数を指定しよう。

Gmailアプリの同期設定を確認する Gmailアプリの同期設定を確認する

 Android版Gmailアプリの場合、同期する日数には365日以上を指定できる。ただ、それだけ大量のメールを同期するとスマホのストレージ容量を少なからず消費するので、あまり長過ぎる日数を指定しない方が無難だろう。

 一方、Android側の設定については、[設定]アプリ−[アカウント]−[<対象のGoogleアカウント>]−[アカウントの同期]−[Gmail]のスイッチがオフだったら、オンに変える。オンだったとしても、いったんオフにしてからすぐオンにしてみよう(GoogleのGmailヘルプでは、オン→オフを数回繰り返すことが推奨されている)。同期が回復して、届いていなかったメールが届く可能性があるからだ。

Android側の同期設定を確認する(1/2) Android側の同期設定を確認する(1/2)
Android側の同期設定を確認する(2/2) Android側の同期設定を確認する(2/2)

●iPhone標準メールアプリの場合

 iPhone標準の「メール」アプリでGmailのメールを送受信している場合、同期の設定によっては新着メールをアプリにダウンロードできていない恐れがある。

 まずiOSの[設定]アプリ−[パスワードとアカウント]−[データの取得方法]−[<対象のGoogleアカウント>]とタップして、[スケジュールを選択]欄で[手動]にチェックが入っていたら、[フェッチ]の方を選択する。

iOSのメール同期設定を確認する(1/3) iOSのメール同期設定を確認する(1/3)
iOSのメール同期設定を確認する(2/3) iOSのメール同期設定を確認する(2/3)

 次に、1つ前の画面に戻って、[フェッチ]欄で[手動]にチェックが入っていたら、[自動][1時間ごと][30分ごと][15分ごと]のいずれかを選択する。これで、いちいち手動で同期しなくても、指定した間隔で新着メールがダウンロードされるようになる。もっと素早く新着メールを確認したければ、前述のiPhone版Gmailアプリへの移行を検討すべきだろう。

iOSのメール同期設定を確認する(3/3) iOSのメール同期設定を確認する(3/3)

 その他には、iPhoneのストレージ容量が不足していないか確認しよう。それには[設定]アプリ−[一般]−[情報]とタップし、[情報]ページが表示されたら[使用可能]の値を確認する。もしこれが1GBぐらいに減っていたら、写真や動画をクラウドに移動するなどの対策をして、空き容量を増やしてみよう。

[迷惑メール][ゴミ箱]フォルダへ移動後、自動的に消去された可能性もある

 Gmailの[迷惑メール][ゴミ箱]の各フォルダに移動されたメールは、その後30日を経過すると自動的かつ完全に消去される。こうして消去されると、前述の「in:anywhere」を指定して検索する、といった方法でも見つけることはできなくなる。

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