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一石二鳥で時間に余裕が!――面倒くさい見積書や請求書などの書類を自動作成するマクロとは働く価値を上げる“VBA/GAS術”(5)(1/3 ページ)

見積書や請求書、経費精算書などのさまざまな書類をExcelで作成している人は少なくありません。その書類を手で入力したりコピー&ペーストで作成したりしていては、人為的なミスが起こり、時間がかかってしまいます。今回はVBAで書類を作成する方法を紹介します。

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Excel VBAとGAS

 業務で発生するちょっとした面倒くさい業務。特定の操作を繰り返すだけなので、今のままでもいいけど、楽になったらいいなと思うこともあるのではないでしょうか。例えば業務を自動化すると時間が空くため、他の業務に時間を充てたり、残業時間を減らしたりできるかもしれません。

 本連載「働く価値を上げる“VBA/GAS術”」では、業務を効率化する手段として「Microsoft Excel」(マイクロソフトエクセル)で使える「VBA」(Visual Basic for Applications)と「G Suite」の「GAS」(Google Apps Script)の使い方を説明し、よくある業務課題の解決策を紹介します。

Excel VBAで書類作成マクロを作る

 日々、見積書や請求書、経費精算書などのさまざまな書類をExcelで作成している人は多いのではないでしょうか。それらの作成業務を、手で入力したり、コピー&ペーストで作成したりしていては、人為的なミスが起こり、時間がかかってしまいます。これらの書類作成の業務は以下の性質を持つので、実はプログラミングにより自動化ができます。

  • 手順が決まっている
  • 同じパターンで繰り返し発生する

 今回は、領収書を題材として、複数の書類を自動で作成するExce VBAによるマクロを作成します。

 なお、Excel VBAの基本については、以下を参照してください。

領収書リストとひな型

 まず今回、準備としてとある研修の参加者の氏名、品目、領収金額をリスト化した「領収書リスト」のExcelブック(以下、ブック)を用意しました。ゴールは、このリストの参加者それぞれに対して領収書を作成することです。なお、このブックにマクロを記述し、リストが入力されているシートのオブジェクト名は「Sheet1」とします。


図1 領収書リスト

 また領収書のひな型を別のブックとして用意しました(図2)。E5セルのTODAY関数と印刷設定、各セルの書式設定は既に完了しているものとします。


図2 領収書ひな型

 以下の項目は参加者によって異なるため、リストから転記する必要がある項目になります(中括弧でくくったところが、転記箇所)。

  • A4セル:{姓} {名} 様
  • B9セル:但 {品目} として上記領収致しました。
  • C7セル:{金額}(表示形式はユーザー定義の「\ #,##0 "−"」に設定)
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